Seu Primeiro Pedido de Compra Cosmético: Lendo as Letras Miúdas

Uma boutique ou uma rede regional quer vender a sua linha. Eles enviam um pedido de compra e um acordo de fornecedor, e parece a linha de chegada. Mas leia além das datas de entrega e das condições de pagamento, porque geralmente há um ou dois parágrafos de linguagem de conformidade ali, com os quais você está concordando, perceba ou não.

A cláusula de garantia é a parte importante

A maioria dos acordos padrão de fornecedor de varejo inclui alguma versão de uma cláusula de garantia em que você, o fornecedor, afirma que seus produtos estão em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis nas jurisdições onde o varejista os vende. Isso soa como texto padrão. Não é. Você está fazendo uma declaração legal sobre o seu status regulatório, e se descobrir-se que o seu produto não foi devidamente notificado ou rotulado corretamente, é essa cláusula que o varejista vai apontar quando algo der errado.

Isso importa mais do que parece para uma marca pequena, porque muitos fabricantes assumem que o varejista está de alguma forma verificando o status de conformidade deles antes de concordar em estocá-los. Geralmente, não estão. O pedido de compra transfere essa responsabilidade contratualmente para você, e a proteção legal do varejista muitas vezes depende inteiramente de a sua garantia ser verdadeira.

Linguagem de indenização

Junto com a garantia, procure uma cláusula de indenização. É a parte em que você concorda em cobrir os custos, honorários advocatícios e prejuízos do varejista se surgir uma reclamação relacionada ao seu produto, incluindo não conformidade regulatória. Se o seu Formulário de Notificação de Cosmético nunca foi registrado, ou a sua rotulagem está sem o conteúdo bilíngue exigido, e isso se tornar um problema depois que o varejista já tiver o seu produto nas prateleiras, uma cláusula de indenização pode significar que você é financeiramente responsável pelas consequências, não apenas constrangido por elas.

Disposições de recall e retirada

Muitos acordos de varejo também incluem linguagem específica sobre o que acontece num cenário de recall ou retirada de produto: quem paga pelo recall, quem notifica os clientes, qual prazo se aplica. Se o seu registro de notificação nunca foi concluído, ou o seu registro de descontinuação está atrasado em relação a uma retirada real do produto, essa lacuna pode complicar exatamente o tipo de processo de recall que essa cláusula pretende cobrir de forma limpa.

O que verificar antes de assinar

Antes de assinar um pedido de compra ou acordo de fornecedor com um novo parceiro de varejo, vale a pena confirmar algumas coisas sobre a sua própria casa:

1. O seu registro de notificação está atualizado para cada produto do pedido, registrado no sistema regulatório aplicável onde o varejista vende (o CNF da Health Canada, por exemplo, se você vende para o Canadá).
2. Seus rótulos correspondem ao que está registrado. Um varejista que recebe o seu produto com uma fórmula que não corresponde à sua notificação é um problema maior do que um que simplesmente ainda não foi notificado.
3. Emendas estão registradas para qualquer alteração de fórmula desde a sua notificação original, especialmente se o varejista está recebendo uma versão ligeiramente diferente da que você registrou pela primeira vez.
4. O conteúdo obrigatório do rótulo está presente, incluindo requisitos bilíngues se aplicável, listas de ingredientes na convenção de nomenclatura correta, e quaisquer avisos obrigatórios.

Uma expansão para varejo é um bom momento para se auditar

Novas relações de varejo tendem a chegar com certa urgência, um comprador quer o produto na prateleira até uma certa data, e é tentador assinar rápido e resolver a papelada depois. Inverta essa ordem. Use o pedido de compra como o gatilho para de fato auditar o seu próprio status de conformidade antes de assinar, não depois. É uma posição muito melhor de se estar caso um varejista peça prova de notificação ou um número CN em algum momento, o que compradores de varejo maiores ou mais cautelosos vêm fazendo cada vez mais como parte da própria triagem de fornecedores.

Como isso se parece na prática

Se você está expandindo das feiras de agricultores para a sua primeira colocação numa boutique ou rede regional, trate a linguagem de conformidade do acordo de fornecedor como uma lista de verificação, não como texto padrão para folhear rapidamente. Puxe seus números de notificação, confirme que cada SKU do pedido corresponde a um registro atual, e certifique-se de que nada mudou desde a última vez que você mexeu na papelada.

O Cosmetic Comply mantém um registro de todo registro que você já fez no Canadá, incluindo números CN, então, quando a papelada de integração de um varejista pede prova de conformidade, ou quando você está fazendo essa autoauditoria antes de assinar um novo pedido de compra, você está puxando de um histórico limpo, em vez de vasculhar e-mails antigos e planilhas tentando lembrar o que registrou e quando.