Kosmetik-Compliance als Zwei-Personen-Marke managen

Wenn Sie und eine weitere Person die gesamte Marke führen, wird die Compliance-Arbeit tendenziell von demjenigen erledigt, der gerade merkt, dass sie überfällig ist, was in der Praxis bedeutet, dass sie zu spät erledigt wird, oder gar nicht, bis irgendetwas die Sache erzwingt. Die Lösung ist nicht, einen Compliance-Manager einzustellen, den Sie sich noch nicht leisten können. Sie besteht darin, die Verantwortung so klar zuzuweisen, dass nichts davon abhängt, ob sich jemand daran erinnert.

Warum „das klären wir gemeinsam" nicht funktioniert

Geteilte Verantwortung für eine wiederkehrende Aufgabe wird still und leise zu niemandes Verantwortung, weil jede Person davon ausgeht, dass die andere sie im Blick hat. Das gilt besonders für Compliance-Arbeit, die nicht die eingebaute Dringlichkeit hat wie etwa eine Kundenbestellung, die heute noch verschickt werden muss. Eine Frist zur Einreichung der Cosmetic Notification Form (innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf in Kanada) oder eine Neuformulierung, die eine Änderungsmeldung erfordert, kann wochenlang unbearbeitet liegen bleiben, gerade weil nichts die tägliche Aufmerksamkeit dafür erzwingt, so wie es die Auftragsabwicklung tut.

Die Lösung besteht darin, für jede Aufgabenkategorie eine verantwortliche Person zu benennen, auch wenn diese die eigentliche Arbeit manchmal an die andere Person zurückdelegiert. Verantwortung bedeutet, dass jemand dafür geradesteht, dass die Aufgabe existiert und rechtzeitig erledigt wird, nicht zwingend, dass diese Person jeden Schritt persönlich ausführt.

Eine praktikable Aufteilung für zwei Personen

Es gibt hier keine universell richtige Antwort, es hängt davon ab, wer welche Fähigkeiten und Interessen hat, aber ein Muster, das sich meist bewährt: Der Gründer verantwortet Formulierung, Rohstoffbeschaffung und Lieferantenbeziehungen, da dort in der Regel seine Kompetenz liegt, während die zweite Person die Papierspur verantwortet, Meldungen, Etikettenprüfungen, Fristenverfolgung, Dokumentenablage.

Die konkrete Aufteilung ist weniger wichtig als die Tatsache, überhaupt eine für Ihre beiden tatsächlichen Personen zu haben. Wichtig ist, dass jeder ohne Zögern beantworten kann: „Wer stellt sicher, dass die nächste Meldung rechtzeitig erfolgt."

Einen Fristenkalender aufbauen, der übersteht, wenn Sie beide beschäftigt sind

Ein gemeinsamer Kalender, selbst ein einfacher, mit dem Meldestatus jedes Produkts, der nächsten Aktion und dem benötigten Datum lohnt sich einzurichten, bevor Sie zehn Produkte haben, denn ihn nachträglich auf einen bereits verstreuten Satz von Meldungen aufzusetzen ist viel schwerer, als sauber zu beginnen. Erfassen Sie mindestens:

• Produktname und aktueller Meldestatus (eingereicht, ausstehend, benötigt Änderung)
• Datum des ersten Verkaufs, da dies das kanadische 10-Tage-Meldefenster auslöst
• Jede anstehende Neuformulierung, die eine Änderungsmeldung erfordern wird
• Anstehende regulatorische Fristen, die marktweit gelten, wie die gestaffelten Termine zur Allergenoffenlegung, statt nur produktspezifischer Fristen

Diese letzte Kategorie verdient einen eigenen Eintrag, gerade weil sie Ihren gesamten Katalog auf einmal betrifft statt ein Produkt nach dem anderen, und es ist leicht, eine marktweite Frist aus den Augen zu verlieren, wenn man daran gewöhnt ist, produktweise zu denken.

Wann externe Hilfe hinzuziehen und wann selbst erledigen

Zwei Personen können tatsächlich einen Großteil der Compliance-Arbeit selbst bewältigen, wenn der Prozess organisiert ist: INCI- und CAS-Recherchen, Konzentrationsberechnungen, Einreichen der CNF, Verfolgung von Änderungen. Externe Hilfe lohnt sich meist an Entscheidungspunkten mit echter Unklarheit: Ist dieser Inhaltsstoff bei dieser Konzentration tatsächlich beschränkt, braucht diese Aussage einen Nachweis über das hinaus, was wir haben, ist dieses Produkt korrekt klassifiziert. Ein Berater, der für gelegentliche Ermessensentscheidungen hinzugezogen wird statt für die routinemäßige Ausführung von Meldungen, ist in der Regel die effizientere Verwendung des Budgets einer kleinen Marke.

Wo die Papierlast tatsächlich leichter wird

Der mit Abstand größte Hebel für ein Zweierteam ist nicht die Einstellung neuer Leute, sondern die Reduzierung der manuellen Arbeit, die jede Meldung erfordert. Jede Stunde, die Sie damit verbringen, den INCI-Namen eines Inhaltsstoffs erneut herzuleiten, den Sie bereits für ein früheres Produkt nachgeschlagen haben, oder die tatsächliche Konzentration einer Lieferantenmischung von Hand zu berechnen, ist eine Stunde, die nicht in das nächste Produkt oder den nächsten Verkauf fließt.

Cosmetic Comply wurde genau mit einem solchen Team im Hinterkopf entwickelt: Es gleicht Ihre Zutatenliste automatisch mit INCI-Namen und CAS-Nummern ab, prüft sie mit einem Konfidenzwert gegen die kanadische Beschränkungsliste, lässt einen tatsächlichen Compliance-Prüfer das Ergebnis kontrollieren, bevor irgendetwas eingereicht wird, und ermöglicht es Ihnen, eine frühere Meldung für eine geringfügige Produktvariante zu duplizieren, statt von null anzufangen. Für eine Zwei-Personen-Marke ist das der Unterschied zwischen Compliance als wiederkehrender Quelle des Bangens und einer Aufgabe, die einfach nach einem vorhersehbaren Zeitplan erledigt wird.