Der Umzug von der eigenen Küche zum Lohnhersteller

Irgendwann, wenn Sie um 23 Uhr Sheabutter schmelzen, weil das die einzigen zwei freien Stunden Ihrer Woche sind, beginnen die meisten Hersteller, sich nach einem Lohnhersteller umzusehen. Es fühlt sich wie ein Produktionsproblem an. Tatsächlich ist es ein Compliance-Problem im Produktionskostüm, und die Papierkram-Seite überrascht die Menschen mehr als die finanzielle Seite.

Das Chargenprotokoll, von dem Sie nicht wussten, dass Sie es brauchen

In Ihrer Küche lebt Ihre Rezeptur in Ihrem Kopf, in einem Notizbuch oder in einer Tabelle, die Sie aktualisieren, sobald Sie etwas anpassen. Ein Lohnhersteller braucht sie in einer Form, mit der er tatsächlich arbeiten kann: exakte Prozentsätze, exakte INCI-Namen für jeden Rohstoff sowie eine festgelegte Zugabereihenfolge und Verarbeitungsbedingungen (Temperaturen, Mischzeiten, pH-Zielwerte). Steht in Ihren Notizen „ein Schuss Duftöl", ist das der erste Punkt, der sich ändern muss.

Das ist auch der Moment, um zu formalisieren, was bisher informell war. Jeder Rohstoff braucht einen Lieferanten, eine Chargennummer und im Idealfall ein hinterlegtes Analysenzertifikat. Ihr Hersteller wird das verlangen, bevor er auch nur eine einzige Charge produziert, denn es wird Teil seiner eigenen Aufzeichnungen im Rahmen der Guten Herstellungspraxis (GMP), und ISO 22716 ist der Standard, an dem sich die meisten seriösen Lohnhersteller orientieren, selbst wenn er für Ihren Markt nicht strikt vorgeschrieben ist.

Wer ist jetzt die verantwortliche Partei

Das ist der Teil, den viele überspringen. Solange Sie selbst produziert haben, lagen die Compliance-Pflichten standardmäßig vollständig bei Ihnen. Die Produktion an Dritte abzugeben, überträgt diese Verantwortung nicht, sondern fügt lediglich eine zweite Partei hinzu, die sie vertraglich teilweise mitträgt.

Fragen Sie direkt:

• Wessen Name steht auf dem Etikett als Hersteller, Vertreiber oder verantwortliche Person, und stimmt das mit demjenigen überein, der tatsächlich die Meldung einreicht?
• Führt der Hersteller eigene Kopien der Sicherheitsdatenblätter für Rohstoffe, oder liegt das bei Ihnen, diese zu beschaffen und aufzubewahren?
• Wenn sich eine Rezeptur auch nur geringfügig ändert (eine andere „Lavendel"-Version eines anderen Duftstoffherstellers, ein neues Konservierungsmittel, weil das alte ausläuft), wer bemerkt das, und wer reicht die Änderung erneut ein?

Nichts davon soll Sie von der Lohnherstellung abschrecken. Es soll nur sicherstellen, dass bei der Übergabe auch der Papierkram übergeben wird, nicht nur die Produktion.

Was sich auf Ebene der Meldung tatsächlich ändert

Wenn Sie in Kanada verkaufen, pausieren Ihre Pflichten aus dem Cosmetic Notification Form während dieses Übergangs nicht, sie vervielfachen sich eine Zeit lang eher. Ein Wechsel des Herstellers, eine geänderte Betriebsadresse oder eine Umformulierung für die Anlagen des Herstellers können jeweils eine Änderungsmeldung zu einer bestehenden Kosmetikmeldung auslösen, eingereicht unter Ihrer bestehenden CN-Nummer statt als neue Anmeldung, sofern das Produkt selbst noch erkennbar dieselbe Rezeptur ist. Verwendet die Version Ihrer Seife beim Lohnhersteller eine spürbar andere Duftmischung oder ein anderes Konservierungssystem, nähert sich das eher dem Fall einer neuen Meldung, und es lohnt sich, es auch so zu behandeln, statt anzunehmen, ein stilles Update genüge.

Praktische Unterschiede, mit denen zu rechnen ist

Fragen, die sich lohnen, bevor Sie irgendetwas unterschreiben

Ein paar, die später Kopfschmerzen ersparen:

1. Können sie Ihre Rezeptur exakt wie geschrieben produzieren, oder schlagen sie „gleichwertige" Rohstoffe vor, und falls ja, zählt das als Rezepturänderung im Sinne der Meldung?
2. Wie groß ist ihre Mindestchargengröße, und passt das zu Ihrem tatsächlichen Verkaufstempo?
3. Übernehmen sie den Etikettendruck und die zweisprachige Compliance, wenn Sie nach Kanada verkaufen, oder liegt das vollständig bei Ihnen?
4. Welche Dokumentation erhalten Sie nach jeder Charge, und reicht sie aus, um eine Meldung oder Änderung zu belegen, falls Sie Ihre Arbeit einmal nachweisen müssen?

Die Rezeptur selbst muss sich nicht ändern, nur weil sich der Hersteller ändert. Was sich ändern muss, ist die Disziplin bei der Dokumentation: präzise genug, dass jemand anderes als Sie sie umsetzen und jemand anderes als Sie sie schriftlich verteidigen kann. Genau für diesen Moment ist Cosmetic Comply gebaut. Es nimmt die Zutatenliste, egal ob sie aus Ihrem Küchen-Notizbuch oder dem formellen Datenblatt Ihres neuen Herstellers stammt, gleicht alles mit INCI und CAS ab und führt eine Anmeldehistorie, die Sie beim nächsten Mal duplizieren können, wenn eine kleine Variante ihre eigene Meldung braucht.