Die Lieferantendokumenten-Checkliste vor dem Zutatenkauf

Jede Untersuchung eines Kosmetikrückrufs stellt irgendwann dieselbe Frage: Woher kam diese Zutat, und was können Sie vorweisen, um zu belegen, was sie tatsächlich war. Wenn Ihre Antwort „eine E-Mail von vor drei Jahren und ein Screenshot einer Produktseite" ist, steht Ihnen eine unangenehme Woche bevor. Die Lösung ist nicht kompliziert, sie ist nur eine Gewohnheit: Sammeln Sie die richtigen Dokumente von jedem Lieferanten, bevor die Zutat in eine Charge geht, nicht erst nachdem etwas schiefgelaufen ist.

Die vier Dokumente, die Sie wirklich brauchen

Analysenzertifikat (CoA, Certificate of Analysis). Das ist der chargenspezifische Nachweis dessen, was Sie tatsächlich erhalten haben: Reinheit, Identitätsbestätigung, je nach Zutat manchmal mikrobielle Tests oder Schwermetallprüfungen. Ein CoA, das an eine bestimmte Losnummer gebunden ist, ist weitaus nützlicher als ein generisches Datenblatt, das der Lieferant über Jahre der Produktion hinweg wiederverwendet, denn es sagt Ihnen, was für das tatsächlich gekaufte Material galt, nicht was typischerweise gilt.

Sicherheitsdatenblatt (SDB, Safety Data Sheet). Ein ordnungsgemäßes SDB hat 16 Abschnitte, und Abschnitt 3, Zusammensetzung und Angaben zu Bestandteilen, ist der, auf den Sie sich bei der Formulierungsarbeit am häufigsten beziehen werden. Bewahren Sie die aktuelle Version auf und notieren Sie das Datum, denn SDB-Dokumente werden tatsächlich überarbeitet, sobald sich Einstufungsdaten ändern.

INCI-Namen- und CAS-Nummern-Dokumentation. Handelsnamen sind für Bestellungen und Marketinggespräche in Ordnung, gehören aber nie in eine regulatorische Meldung. Sie brauchen vom Lieferanten schriftlich den INCI-Namen dessen, was Sie kaufen, und idealerweise auch die CAS-Nummer, denn manche Zutaten tragen mehr als eine CAS-Nummer und manche botanischen Extrakte gar keine. Wenn ein Lieferant Ihnen nicht einmal den INCI-Namen seines eigenen Produkts nennen kann, ist das ein echtes Warnsignal, keine kleine Lücke.

Aufschlüsselung der Mischungszusammensetzung. Wenn Sie eine proprietäre Mischung kaufen, verlangen Sie die Komponentenaufschlüsselung mit Prozentanteilen innerhalb der Mischung. Ohne diese können Sie die tatsächliche Konzentration eines Wirkstoffs in Ihrem Endprodukt nicht korrekt bestimmen. Die Rechnung ist einfach, sobald Sie die Zahlen haben: Multiplizieren Sie den Prozentanteil der Komponente innerhalb der Mischung mit dem Einsatzlevel der Mischung in Ihrer Formel, und das ergibt die tatsächliche Konzentration im Endprodukt, genau das, was jede Meldung oder Hotlist-Prüfung tatsächlich braucht.

Schnellübersicht

Die Gewohnheit aufbauen, nicht nur den Ordner

Die Unterlagen helfen nur, wenn sie so organisiert sind, dass Sie sie schnell wiederfinden. Ein gemeinsames Laufwerk mit einem Ordner pro Zutat, benannt nach INCI statt nach Handelsname, spart später echte Zeit. Heften Sie das CoA an die spezifische Charge, zu der es gehört, und führen Sie eine laufende Notiz darüber, welche Rezepturen welche Zutat verwenden, damit Sie sofort wissen, welche Ihrer Produkte betroffen sind, falls ein Lieferant einen Rückruf ausspricht oder eine Spezifikation aktualisiert.

Es lohnt sich auch, neue Lieferanten schon vor der ersten Bestellung nach dieser Dokumentation zu fragen, nicht danach. Ein Lieferant, der ein CoA, ein aktuelles SDB und eine INCI-/CAS-Bestätigung ohne Reibung liefern kann, sagt Ihnen etwas Nützliches darüber, wie ernsthaft er seinen eigenen Betrieb führt. Einer, der zögert oder nur ein Marketing-Datenblatt anbieten kann, sagt Ihnen ebenfalls etwas.

Wo das mit der Meldung zusammenhängt

Nichts von dieser Dokumentation ersetzt eine Meldung oder eine Sicherheitsbewertung, aber sie ist das Rohmaterial, das beides überhaupt erst korrekt möglich macht. Wenn Cosmetic Comply Ihre Zutatenliste aufbaut, jedes Element auf seinen INCI-Namen und seine CAS-Nummer abbildet und gegen die Restriktionsliste eines Marktes prüft, hängt die Genauigkeit dieser Prüfung vollständig davon ab, ob am Anfang korrekte Lieferanteninformationen vorliegen. Fehlerhafte INCI-Daten bedeuten eine unzuverlässige Prüfung, egal wie gut das prüfende Werkzeug ist. Die Lieferantenunterlagen bereits beim Einkauf richtig zu haben, ist das, was den Rest des Compliance-Prozesses überhaupt vertrauenswürdig macht.