Wie eine verbotene Zutat zu einem Rückruf wird

Die meisten Hersteller bekommen den mittleren Teil dieser Geschichte nie zu sehen. Man hört „Rückruf" und stellt sich eine dramatische Pressemitteilung vor, aber die tatsächliche Abfolge, die dorthin führt, beginnt meist klein, leise und leicht zu übersehen, bis sie es nicht mehr ist.

Es beginnt mit der Meldung, oder dem Fehlen davon

Das Cosmetic Notification System von Health Canada basiert auf Meldung, nicht auf einer Vorab-Marktzulassung, was bedeutet, dass niemand Ihre Formel Zeile für Zeile prüft, bevor Sie verkaufen dürfen. Das System vertraut darauf, dass Sie ein genaues Cosmetic Notification Form mit nach INCI-Namen und Konzentration gelisteten Zutaten einreichen und Ihre eigene Formel gegen die Cosmetic Ingredient Hotlist prüfen, bevor Sie überhaupt einreichen. Genau dieses Vertrauen ist der Grund, warum die Durchsetzungsseite existiert, denn die Meldung allein fängt einen Fehler nicht zum Zeitpunkt des Verkaufs ab. Sie fängt ihn später ab, und später ist für alle schlechter.

Wie ein Verstoß tatsächlich entdeckt wird

Es gibt hier keinen einzigen Weg, aber ein paar tauchen wiederholt auf:

• Eine routinemäßige oder gezielte Compliance-Prüfung eingereichter CNFs, bei der ein Prüfer stichprobenartig Zutatendeklarationen gegen die Hotlist abgleicht und entweder eine eingeschränkte Substanz ohne Konzentrationsgrenzwert oder eine verbotene Substanz überhaupt entdeckt.
• Eine Verbraucherbeschwerde, oft eine Hautreaktion, die gemeldet wird und sich auf ein Zutatenproblem zurückführen lässt statt auf eine bloß individuelle Empfindlichkeit.
• Ein Bericht über ein unerwünschtes Ereignis, der von einem Händler, einem Angehörigen der Gesundheitsberufe oder direkt vom Verbraucher stammen kann.
• Import- oder Grenzkontrollen, besonders relevant, wenn Ihre Rohstoffe oder Fertigwaren Grenzen überqueren.
• Ein Hinweis eines Wettbewerbers oder aus der Branche, was häufiger vorkommt, als man erwarten würde, in einer kleinen Branche, in der Formulierer die allgemeine Zutatenbeschaffung der anderen oft kennen.

Jedes davon kann eine genauere Betrachtung Ihrer tatsächlichen Formel im Vergleich zu dem, was Sie gemeldet haben, auslösen, und jedes davon kann Monate oder Jahre nach dem ersten Verkaufsstart passieren.

Was passiert, sobald ein Problem auftaucht

Sobald eine verbotene Zutat bestätigt ist, durchläuft die Situation typischerweise ein paar Phasen. Health Canada kann weitere Informationen anfordern, Sie bitten, Ihre Meldung zu ändern oder zu korrigieren, oder in schwerwiegenderen Fällen ein Verfahren einleiten, das zu einer öffentlichen Rückrufmeldung führt. Ein Rückruf ist normalerweise nicht der erste Schritt, sondern das, was passiert, wenn das Zutatenproblem ein tatsächliches Risiko für Verbraucher darstellt, das breit kommuniziert werden muss, nicht nur still in den Unterlagen korrigiert.

In der Lücke zwischen „wir haben ein Problem gefunden" und „öffentlicher Rückruf" wünschen sich viele Hersteller, sie hätten das Problem selbst zuerst entdeckt. Eine Rückrufmeldung ist öffentlich, durchsuchbar und für immer mit Ihrem Markennamen verbunden. Eine interne Korrektur über eine CNF-Änderung, entdeckt, bevor es jemand anderes bemerkt, wird nie zu etwas davon.

Die Zutaten, die das am häufigsten verursachen

Es ist selten eine exotische, absichtlich zwielichtige Zutat. Viel häufiger ist es:

• Eine eingeschränkte Zutat, die über ihrem zulässigen Konzentrationsgrenzwert eingesetzt wird, manchmal weil eine Neuformulierung die Prozentsätze verschoben hat, ohne dass jemand den Grenzwert erneut geprüft hat
• Eine Lieferanten-Mischung, die eine eingeschränkte Komponente enthält, die nie aufgeschlüsselt und einzeln geprüft wurde
• Eine Zutat, deren Hotlist-Status sich nach der ursprünglichen Meldung geändert hat, da eingeschränkte und verbotene Listen regelmäßig aktualisiert werden und eine Formel, die bei der Meldung konform war, nicht mehr konform sein kann, wenn niemand sie erneut prüft
• Ein Handelsname, der falsch dem falschen INCI-Namen zugeordnet wurde, wodurch eine tatsächlich eingeschränkte Substanz unter einer unbekannten Bezeichnung verborgen bleibt

Was Sie tatsächlich schützt

Die unangenehme Wahrheit ist, dass die auf Vertrauen basierende Struktur des Meldesystems bedeutet, dass die Verantwortung vollständig bei Ihnen liegt, Ihre eigene Formel korrekt gegen die Hotlist zu prüfen, jedes Mal, wenn Sie melden oder neu formulieren. Das schließt ein, bestehende Produkte regelmäßig erneut zu prüfen, da der Hotlist-Status nicht statisch ist.

Ein paar Gewohnheiten, die Ihr Risiko spürbar senken:

1. Prüfen Sie jede Zutat gegen die aktuelle Hotlist, bevor Sie melden, nicht gegen eine Liste, die Sie vor einem Jahr gespeichert haben.
2. Prüfen Sie bestehende Produkte erneut, sobald Sie hören, dass die Hotlist aktualisiert wurde.
3. Schlüsseln Sie jede Lieferanten-Mischung vor der Prüfung in ihre INCI-Komponenten auf, da eine eingeschränkte Zutat in einer ungeprüften Mischung unsichtbar bleibt, bis jemand hinschaut.
4. Reichen Sie Änderungen umgehend ein, wenn sich eine Formel ändert, damit Ihre Meldung immer der Realität entspricht.

Wie das mit Ihren täglichen Ablagegewohnheiten zusammenhängt

Die Rückrufgeschichten, die tatsächlich passieren, lassen sich fast immer auf eine Lücke zwischen dem, was gemeldet wurde, und dem, was zutraf, zurückführen, die monatelang unbemerkt blieb. Cosmetic Comply prüft jede Zutat mit einem Konfidenzwert gegen die aktuellen verbotenen und eingeschränkten Listen und lässt einen echten Compliance-Prüfer das Ergebnis vor der Meldung kontrollieren, was genau die Art von zweitem Blick ist, der ein Problem erfasst, während es noch eine stille Korrektur ist statt eine öffentliche.