Quand un détaillant veut être ajouté à votre police d'assurance

Une propriétaire de boutique vous répond, ravie de vendre vos baumes à lèvres, puis joint un addenda d'une page demandant à être nommée « assuré additionnel » sur votre police de responsabilité produit. Si vous n'avez jamais vu cette expression, elle peut donner l'impression d'un obstacle inconnu. Ce n'est pourtant pas compliqué une fois qu'on comprend ce que cela signifie réellement.

Ce que veut vraiment dire « assuré additionnel »

Votre police de responsabilité produit vous protège, vous le fabricant, si quelqu'un affirme que votre produit lui a causé un préjudice. Être nommé assuré additionnel étend une partie de cette même protection au détaillant qui vend le produit. Si un client achète votre baume dans cette boutique et poursuit ensuite à la fois vous et le commerce, la défense juridique du commerce pour cette réclamation précise est aussi couverte par votre police, pas seulement la vôtre.

Ce n'est pas une police distincte. C'est un avenant, une courte modification que votre assureur ajoute à la police que vous avez déjà. Le commerce ne vous demande pas d'assurer l'ensemble de son entreprise. Il demande à être couvert spécifiquement contre les réclamations liées à votre produit.

Pourquoi les détaillants demandent cela

Les acheteurs au détail, les organisateurs de marchés et les propriétaires de boutiques-cadeaux le demandent parce qu'ils ont en rayon des produits qu'ils n'ont pas fabriqués et dont ils ne peuvent pas se porter pleinement garants. Si dix fournisseurs sont présents sur leurs tablettes, ils préfèrent avoir dix avenants plutôt qu'une poursuite qui retombe entièrement sur leur propre couverture. C'est une demande courante dans les ententes de gros et de dépôt-vente, et de plus en plus fréquente aussi pour les salons artisanaux et les marchés saisonniers.

Vous verrez habituellement cette clause formulée de l'une des deux façons suivantes dans un contrat de fournisseur :

• « Le fournisseur devra nommer [Détaillant] comme assuré additionnel sur sa police de responsabilité civile générale commerciale. »
• « Le fournisseur devra fournir une attestation d'assurance nommant [Détaillant] comme assuré additionnel avant la livraison des marchandises. »

Les deux formulations reviennent au même dans la pratique.

Ce que cela coûte

C'est la partie que les fabricants surestiment souvent. Ajouter un avenant d'assuré additionnel coûte habituellement des frais fixes modestes, voire rien du tout chez certains assureurs, ce n'est pas un nouveau palier de prime. Appelez votre courtier ou votre assureur, indiquez-lui quelle entreprise doit être ajoutée, et demandez l'attestation d'assurance (Certificate of Insurance ou COI) qui la nomme. Plusieurs assureurs émettent un avenant global d'assuré additionnel qui vous permet d'ajouter n'importe quel fournisseur ou lieu de vente au besoin, parfois moyennant des frais annuels uniques plutôt qu'à chaque demande.

Si votre assureur veut facturer une somme importante chaque fois qu'un nouveau marché fermier demande cela, cela vaut la peine de magasiner. Plusieurs assureurs spécialisés dans les cosmétiques artisanaux et en petits lots offrent des avenants globaux conçus précisément pour les fabricants qui vendent dans plusieurs points de vente ou qui tournent d'un marché saisonnier à l'autre.

Ce qu'il faut envoyer au détaillant

Une fois l'avenant en place, vous n'envoyez pas tout le document de police. Vous envoyez l'attestation d'assurance, un résumé d'une page que votre assureur génère et qui indique :

• Le nom de votre entreprise et celui de l'assureur
• Le numéro de police et les limites de couverture
• L'assuré additionnel nommé (le nom légal exact du détaillant, orthographié tel qu'il vous a été fourni)
• Les dates d'entrée en vigueur et d'expiration

Les détaillants souhaitent habituellement un renouvellement annuel, alors inscrivez-le à votre calendrier en même temps que la date de renouvellement de votre police.

Quelques points à vérifier avant de dire oui

• Faites correspondre le nom légal exactement. Si la boutique exploite ses activités sous « Willow & Sage LLC » mais que vous nommez « Willow and Sage », certains assureurs signaleront plus tard une non-concordance. Demandez le nom légal exact.
• Confirmez que vos limites répondent à leur minimum. Certains contrats de détail précisent une limite de responsabilité minimale, souvent un montant fixe par sinistre. Vérifiez la page de déclarations de votre police par rapport à ce que demande le contrat.
• N'acceptez pas d'indemniser au-delà de votre produit. Certaines ententes de fournisseur tentent de glisser un langage d'indemnisation plus large, vous rendant responsable de choses sans lien avec votre produit, comme la négligence propre du commerce. Lisez le paragraphe entourant la clause d'assuré additionnel, pas seulement la clause elle-même.

Où cela se situe par rapport à vos obligations d'étiquetage et de déclaration

Être nommé assuré additionnel n'a rien à voir avec votre Formulaire de notification cosmétique (CNF) ou votre statut de déclaration d'ingrédients au Canada, ni avec l'enregistrement MoCRA aux États-Unis. C'est une couche de protection commerciale et juridique qui se superpose à un produit qui devrait déjà être correctement déclaré et étiqueté. Mais il vaut la peine de s'occuper des deux en même temps lorsque vous entamez une nouvelle relation de détail : confirmez que votre CNF ou votre inscription est à jour pour ce produit, et confirmez que vos documents d'assurance sont à jour aussi, puisqu'un acheteur au détail sérieux demandera souvent les deux.

Si vous gérez les déclarations d'une gamme de produits en croissance auprès de plusieurs partenaires de détail, Cosmetic Comply peut vous aider à garder le volet notification organisé, en suivant quelles formules sont déclarées, lesquelles ont un numéro CN, et lesquelles nécessitent une modification avant la prochaine commande, pour que la moitié administrative d'« entrer dans un nouveau commerce » ne ralentisse pas la moitié excitante.