Orçando um Ano de Custos de Conformidade Antes de Vender

A maioria dos novos fabricantes precifica seu primeiro lote com base no custo dos ingredientes mais uma margem, e depois leva um susto seis meses depois, quando o seguro é renovado ou um varejista pede uma avaliação de segurança que eles não têm. Conformidade não é uma taxa única que você paga no lançamento. É um item de custo recorrente, e se você não planejar isso desde o primeiro dia, ele consome a margem que você pensava ter.

Veja como pensar sobre o gasto real, dividido entre o que você paga uma única vez, o que você paga todo ano e o que varia conforme a quantidade de produtos que você vende.

Os custos únicos de estruturação

Esses custos pesam mais no primeiro mês, que é exatamente quando seu caixa está mais apertado.

• Registro da empresa e das instalações. Dependendo do seu mercado, isso pode ser uma simples licença comercial ou, nos Estados Unidos, o registro da instalação sob o MoCRA, caso você não seja isento por ser uma pequena empresa.
• Documentação inicial de segurança. Um Relatório de Segurança do Produto Cosmético na União Europeia, ou a comprovação geral de segurança nos Estados Unidos, não sai de graça se você estiver pagando um consultor ou laboratório para ajudar a montá-lo. Mesmo fazendo você mesmo, isso consome tempo que poderia ser cobrado em outra atividade.
• Design e revisão do rótulo. Acertar rótulos bilíngues para o Canadá, ou acertar a formatação da divulgação de alérgenos em qualquer lugar, muitas vezes exige algumas rodadas com um designer.

Os custos recorrentes por produto

Essa é a parte que as pessoas subestimam, porque não parece um "custo", parece apenas burocracia administrativa.

• Registro de notificação. No Canadá, todo produto precisa de um Formulário de Notificação Cosmética (CNF, Cosmetic Notification Form) enviado em até 10 dias após a primeira venda. É uma notificação, não uma aprovação, mas ainda assim exige tempo real para ser preparada corretamente, e qualquer alteração quando você ajusta uma fórmula gera um novo envio.
• Mapeamento de ingredientes. Toda vez que você troca de fornecedor ou reformula, alguém precisa remapear os nomes INCI, reconferir os números CAS e reavaliar a lista de substâncias restritas. A troca de um fornecedor de óleo de fragrância pode mudar silenciosamente seu perfil de alérgenos.
• Testes. Testes de estabilidade, testes de desafio (eficácia de conservantes) e, às vezes, testes de contato na pele têm um custo por lote ou por fórmula. Eles não são anuais, estão ligados à frequência com que você lança novos SKUs.

As despesas fixas anuais

• Seguro de responsabilidade civil do produto. Esse costuma ser o seu maior item de custo recorrente, e os prêmios normalmente variam conforme a receita e a categoria do produto (um produto facial deixa-on geralmente custa mais para segurar do que um sabonete em barra).
• Revisões de rótulo e de alegações. Se o seu cenário regulatório muda (novas regras de divulgação de alérgenos, uma nova substância restrita), você precisa reconferir os SKUs já existentes, não apenas os novos.
• Sistemas de manutenção de registros. Em algum lugar você precisa armazenar relatórios de eventos adversos, registros de lote e confirmações de envio de forma que possa recuperá-los anos depois, se solicitado.

Uma planilha simples

Antes de definir um preço de varejo, faça essa conta por SKU:

Pegue a projeção de unidades vendidas no primeiro ano e divida seus custos anuais de seguro e administração entre elas. Esse número precisa estar embutido no seu preço, e não ser tratado como uma dedução do lucro depois.

Onde os fabricantes erram nas contas

O erro mais comum é precificar apenas com base no "custo dos produtos", ingredientes mais embalagem, tratando a conformidade como uma despesa geral absorvida pelo negócio, e não pelo produto. O segundo erro mais comum é subestimar quanto do seu próprio tempo o envio de notificações e o mapeamento consomem, e não dar nenhum valor a esse tempo. Se você pagaria a alguém 30 dólares por hora para fazer isso, e leva quatro horas por SKU, isso é dinheiro real, mesmo que seja você quem faça o trabalho.

Um erro menor, mas que se acumula com o tempo: não orçar as alterações. Reformular um best-seller para corrigir um problema de textura ou substituir uma matéria-prima descontinuada significa reenviar a notificação, e se você não planejou isso, cada vez parece um custo inesperado.

Tornando o lado do registro mais barato

O trabalho de registro e mapeamento é onde grande parte do custo de "tempo administrativo" mencionado acima realmente se concentra, e também é a parte pela qual mais fabricantes pagam a mais, contratando um consultor para cada SKU individualmente. A Cosmetic Comply foi criada para pegar a lista de ingredientes de um produto, associar tudo a nomes INCI e números CAS, expandir misturas de fornecedores, avaliar contra a lista de substâncias restritas com uma pontuação de confiança, e encaminhar para um revisor real antes do envio, a um preço mais próximo de um software self-service do que de um consultor cobrado por hora. Isso não vai substituir sua corretora de seguros nem seu laboratório de estabilidade, mas pode reduzir de verdade o item de registro naquela planilha acima.

Precifique seu primeiro ano partindo do princípio de que a conformidade é um centro de custo permanente, não um imposto de startup que você paga uma vez e esquece.