Die Compliance-Kosten eines ganzen Jahres budgetieren, bevor Sie verkaufen

Die meisten neuen Hersteller kalkulieren ihre erste Charge anhand der Rohstoffkosten plus einer Marge und werden dann sechs Monate später kalt erwischt, wenn die Versicherung sich verlängert oder ein Händler eine Sicherheitsbewertung verlangt, die sie gar nicht haben. Compliance ist keine einmalige Gebühr, die man beim Start zahlt. Sie ist ein wiederkehrender Posten, und wer nicht von Anfang an dafür budgetiert, verliert Marge, mit der er eigentlich gerechnet hatte.

So sollten Sie die tatsächlichen Ausgaben durchdenken: aufgeteilt in das, was Sie einmalig zahlen, das, was Sie jedes Jahr zahlen, und das, was mit der Anzahl der verkauften Produkte skaliert.

Die einmaligen Einrichtungskosten

Diese treffen Sie im ersten Monat am härtesten, also genau dann, wenn Ihre Liquidität am knappsten ist.

• Betriebs- und Gewerbeanmeldung. Je nach Markt kann das eine einfache Gewerbeerlaubnis sein oder, in den USA, eine Betriebsregistrierung nach MoCRA, sofern Sie nicht als Kleinunternehmen davon befreit sind.
• Erste Sicherheitsdokumentation. Ein Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel (Cosmetic Product Safety Report) in der EU oder eine allgemeine Sicherheitsbegründung in den USA ist nicht kostenlos, wenn Sie einen Berater oder ein Labor dafür bezahlen. Selbst wenn Sie es selbst erledigen, kostet es Zeit, die Sie anderweitig abrechnen könnten.
• Etikettengestaltung und Korrekturlesen. Zweisprachige Etiketten für Kanada korrekt umzusetzen oder die Formatierung der Allergenkennzeichnung überall richtig hinzubekommen, erfordert oft mehrere Abstimmungsrunden mit einem Designer.

Die wiederkehrenden Kosten pro Produkt

Das ist der Teil, den viele unterschätzen, weil er sich nicht wie eine "Kosten" anfühlt, sondern wie Verwaltungsaufwand.

• Meldungseinreichung. In Kanada muss für jedes Produkt innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf ein Cosmetic Notification Form (CNF) eingereicht werden. Es handelt sich um eine Meldung, keine Genehmigung, aber die korrekte Vorbereitung braucht trotzdem echte Zeit, und jede Änderung, sobald Sie eine Rezeptur anpassen, bedeutet eine weitere Einreichung.
• Inhaltsstoff-Zuordnung. Jedes Mal, wenn Sie den Lieferanten wechseln oder neu formulieren, muss jemand die INCI-Bezeichnungen neu zuordnen, CAS-Nummern erneut prüfen und gegen die Liste der eingeschränkten Stoffe neu abgleichen. Ein Lieferantenwechsel bei Duftölen kann Ihr Allergenprofil unbemerkt verändern.
• Tests. Stabilitätstests, Konservierungsbelastungstests (Preservative Efficacy Test) und mitunter Hautverträglichkeitstests (Patch-Tests) verursachen jeweils Kosten pro Charge oder pro Rezeptur. Diese fallen nicht jährlich an, sondern richten sich danach, wie oft Sie neue Artikel (SKUs) einführen.

Die jährlichen Fixkosten

• Produkthaftpflichtversicherung. Das ist meist der größte einzelne wiederkehrende Posten, und die Prämien richten sich häufig nach Umsatz und Produktkategorie (ein Leave-on-Gesichtsprodukt kostet in der Versicherung typischerweise mehr als eine Seife).
• Überprüfung von Etiketten und Werbeaussagen. Ändert sich Ihr regulatorisches Umfeld (neue Regeln zur Allergenkennzeichnung, ein neu eingeschränkter Stoff), müssen Sie auch bestehende Artikel erneut prüfen, nicht nur neue.
• Dokumentationssysteme. Irgendwo müssen Sie Berichte über unerwünschte Ereignisse, Chargenprotokolle und Bestätigungen von Einreichungen so aufbewahren, dass Sie sie auch Jahre später bei Bedarf wieder auffinden können.

Eine einfache Arbeitshilfe

Bevor Sie einen Verkaufspreis festlegen, rechnen Sie diese Zahlen pro Artikel durch:

Nehmen Sie Ihre geplante Absatzmenge im ersten Jahr und teilen Sie Ihre jährlichen Versicherungs- und Verwaltungskosten darauf auf. Diese Zahl muss in Ihren Preis einkalkuliert werden, nicht später vom Gewinn abgezogen werden.

Wo Hersteller sich verrechnen

Der häufigste Fehler ist, den Preis allein anhand der Warenkosten zu kalkulieren, also Rohstoffe plus Verpackung, und Compliance als Gemeinkosten zu behandeln, die das Unternehmen trägt statt das Produkt. Der zweithäufigste Fehler ist, zu unterschätzen, wie viel eigene Zeit Meldung und Zuordnung kosten, und diese Zeit überhaupt nicht zu bewerten. Wenn Sie jemandem 30 Dollar pro Stunde dafür zahlen würden und es vier Stunden pro Artikel dauert, ist das echtes Geld, auch wenn Sie es selbst erledigen.

Ein kleinerer, aber sich aufsummierender Fehler: keine Rücklage für Änderungen einzuplanen. Wenn Sie einen Bestseller umformulieren, um ein Texturproblem zu beheben oder einen ausgelaufenen Rohstoff zu ersetzen, bedeutet das eine erneute Einreichung, und wenn Sie das nicht eingeplant haben, fühlt sich das jedes Mal wie eine unerwartete Kostenüberraschung an.

Die Einreichung günstiger machen

Genau in der Einreichungs- und Zuordnungsarbeit steckt ein Großteil der oben genannten Verwaltungszeit-Kosten, und es ist auch der Teil, für den die meisten Hersteller zu viel bezahlen, weil sie für jeden einzelnen Artikel einen Berater engagieren. Cosmetic Comply wurde genau dafür entwickelt: die Zutatenliste eines Produkts zu übernehmen, alles den INCI-Bezeichnungen und CAS-Nummern zuzuordnen, Lieferanten-Duftmischungen aufzuschlüsseln, gegen die Liste eingeschränkter Stoffe mit einem Konfidenzwert zu prüfen und vor der Einreichung an einen echten Prüfer weiterzuleiten, zu einem Preis, der eher einer Selbstbedienungs-Software entspricht als einem stundenbasierten Berater. Das ersetzt weder Ihren Versicherungsmakler noch Ihr Stabilitätslabor, kann aber den Posten Einreichung in der obigen Arbeitshilfe spürbar reduzieren.

Kalkulieren Sie Ihr erstes Jahr in der Annahme, dass Compliance eine dauerhafte Kostenstelle ist, keine Startsteuer, die Sie einmal zahlen und dann vergessen.