Gibt es ein CNF-Zertifikat, das Sie Einzelhändlern zeigen können

Ein Einzelhändler verlangt Ihr „Health-Canada-Zertifikat“, bevor er Ihre Seife ins Sortiment aufnimmt, und Sie suchen nach einem Dokument, das es gar nicht gibt. Das kommt bei neuen Herstellern ständig vor, also klären wir das einmal gründlich.

Was Sie nach der Einreichung erhalten

Wenn Sie ein Cosmetic Notification Form über das Cosmetic Notification System einreichen, vergibt Health Canada eine Cosmetic-Notification-Nummer (CN-Nummer). Das ist alles. Es gibt kein Zertifikat mit Wachssiegel, kein PDF mit Regierungslogo, das Ihren Lippenbalsam für sicher erklärt, und kein Zulassungsschreiben. Sie erhalten eine Referenznummer, die mit Ihrem Meldedatensatz verknüpft ist, und dieser Datensatz liegt im System von Health Canada, wo er bei Bedarf abgerufen werden kann.

Der Grund, warum das viele überrascht, ist das Wort „Meldung“ selbst. Im Kopf fühlt sich eine Meldung wie ein vorläufiger Schritt an, bevor die eigentliche Zulassung kommt. Bei Kosmetika in Kanada ist die Meldung jedoch der gesamte regulatorische Vorgang. Es gibt keine zweite Stufe, in der ein Inspektor Ihre Formel prüft und Ihnen ein zertifiziertes Bestehen ausstellt. Sie teilen Health Canada mit, was Sie verkaufen und was enthalten ist, tun dies innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf, und die CN-Nummer ist Ihr Nachweis dafür, dass Sie das getan haben.

Warum Einzelhändler trotzdem nach einem „Zertifikat“ fragen

Einzelhändler, vor allem größere, die zu ihrem eigenen Schutz Compliance-Akten anlegen, kennen aus anderen Produktkategorien Systeme, die auf Zertifikaten beruhen. Bio-Zertifizierung, NSF-Zertifizierung und sogar manche Lebensmittelsicherheitsprogramme stellen tatsächliche Zertifikate mit Ablaufdatum aus. Sie gehen davon aus, dass Kosmetik genauso funktioniert, und fragen nach etwas, das diesem Denkmodell entspricht.

Was Sie stattdessen vorlegen sollten:

• Ihre CN-Nummer, im Format, wie sie von Health Canada vergeben wurde
• Eine Kopie der Meldebestätigung, die Sie bei der Einreichung erhalten haben
• Ihre Zutatenliste im INCI-Format, übereinstimmend mit den Angaben im CNF
• Bestätigung, dass Ihre Etiketten zweisprachig sind (Englisch und Französisch), da dies eine separate, aber verwandte Anforderung ist

Die meisten Einkäufer im Einzelhandel akzeptieren das, sobald Sie es erklären. Wer trotzdem auf einem „Zertifikat“ besteht, möchte in der Regel nur sehen, dass Sie Ihren eigenen Compliance-Status verstehen, und eine saubere CN-Nummer zusammen mit einer stimmigen Zutatenliste erfüllt genau diesen Zweck.

Was die CN-Nummer nicht bedeutet

Eine CN-Nummer zu erhalten bedeutet nicht, dass Health Canada Ihr Produkt getestet, Ihre Formel auf Sicherheit geprüft oder Ihre Aussagen bestätigt hat. Es bedeutet, dass Sie mitgeteilt haben, was enthalten ist, und dass dies erfasst wurde. Die rechtliche Verantwortung dafür, dass das Produkt sicher und korrekt gekennzeichnet ist, liegt weiterhin vollständig bei Ihnen als Verkäufer. Dieser Unterschied ist wichtig, falls Sie jemals eine Aussage verteidigen oder auf eine Beschwerde reagieren müssen. Niemand bei Health Canada hat Ihre Arbeit vorab geprüft.

Das bedeutet auch, dass die CN-Nummer kein statischer Nachweis für ein unveränderliches Produkt ist. Wenn Sie Ihre Formel ändern, wird von Ihnen erwartet, eine Änderungsmeldung einzureichen. Wenn Sie das Produkt einstellen, reichen Sie eine Einstellungsmeldung ein. Einzelhändler, die das verstehen, fragen manchmal, wann Ihre CN zuletzt aktualisiert wurde, was eine berechtigte Frage ist, wenn sich Ihre Formel seit der Markteinführung verändert hat.

Eine schnelle Übersichtstabelle

Ein einzelhandelsfertiges Paket zusammenstellen

Wenn Sie an Geschäfte verkaufen oder mit Vertriebspartnern zusammenarbeiten, lohnt es sich, einmal eine einseitige Compliance-Zusammenfassung zu erstellen, statt sie jedes Mal neu zusammenzustellen, wenn ein Einkäufer danach fragt. Nehmen Sie Ihre CN-Nummer, das Einreichungsdatum, den Nachweis Ihrer zweisprachigen Etiketten und einen Hinweis auf, dass die Zutaten gemäß der Cosmetic-Ingredient-Hotlist-Prüfung mit INCI-Namen aufgeführt sind. Halten Sie sie aktuell, wenn Sie eine Formel ändern.

Genau hier stolpern auch viele Hersteller bei der Meldung selbst, denn Handelsnamen von Zutaten den richtigen INCI-Namen zuzuordnen und sie gegen die Hotlist zu prüfen erfordert wirklich genaues Arbeiten. Cosmetic Comply übernimmt diesen Zuordnungs- und Prüfschritt, reicht das CNF ein und gibt Ihnen die nachverfolgbare CN-Nummer, die Sie genau diesen Einzelhändlern vorlegen können, wenn sie danach fragen.