Wie man in Kanada ein Cosmetic Notification Form einreicht

Sie haben also etwas hergestellt, eine Lotion, eine Seife oder einen Lippenbalsam, und jemand hat Ihnen endlich Geld dafür gegeben. In Kanada startet dieser erste Verkauf eine Uhr. Health Canada gibt Ihnen 10 Tage Zeit, um ein Cosmetic Notification Form (CNF, Kosmetik-Meldeformular) einzureichen, und die meisten Menschen, die selbstgemachte Kosmetik verkaufen, wissen nicht einmal, dass diese Uhr existiert, bis ein Zollstopp oder eine Sperrung durch einen Marktplatz sie eines Besseren belehrt.

Die gute Nachricht: Das CNF ist kein Test, den man durch Cleverness besteht oder durchfällt. Es ist ein Formular, das einen bestimmten Satz von Fragen stellt, und wenn Ihre Antworten mit den Inhaltsstoffregeln übereinstimmen, bekommen Sie eine Nummer. So sieht das Ganze in der Praxis aus.

Was das CNF ist, in einem Satz

Das Cosmetic Notification Form ist der Weg, wie Sie Health Canada mitteilen, dass ein Kosmetikprodukt existiert, wer dafür verantwortlich ist und was darin enthalten ist. Es ist eine Meldung, keine Genehmigung. Niemand bei Health Canada segnet Ihre Formel ab, bevor Sie verkaufen. Sie melden, Sie erhalten eine Cosmetic-Notification-Nummer (die CN-Nummer), und Health Canada führt diese in seinen Akten, falls es jemals eine Sicherheitsfrage oder einen Rückruf gibt.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil viele Leute annehmen, eine Meldung bedeute, jemand habe ihr Produkt geprüft und abgesegnet. Das stimmt nicht. Die Verantwortung für eine sichere, konforme Formel bleibt bei Ihnen. Das CNF ist der Papierkram, der Sie auffindbar und rechenschaftspflichtig macht.

Wer melden muss

Jeder, der ein Kosmetikprodukt in Kanada verkauft. Das ist weiter gefasst, als es klingt. Ein Kosmetikprodukt ist alles, was dazu gedacht ist, Haut, Haare, Nägel oder Zähne zu reinigen, zu verbessern oder deren Aussehen oder Geruch zu verändern. Lotion, Shampoo, Deodorant, Make-up, Parfüm, die meisten Seifen mit einer kosmetischen Werbeaussage, Badeprodukte, Bartöl, all das.

Wer zwanzig Seifenstücke auf einem Bauernmarkt verkauft, fällt in dieselbe Kategorie wie eine landesweite Marke. Es gibt keine Ausnahme für Kleinstmengen, die es einem Hobbyverkäufer erlauben würde, die Meldung zu überspringen. Wenn Geld für ein Kosmetikprodukt den Besitzer wechselt, besteht die Pflicht.

Was Sie vor dem Start brauchen

Sammeln Sie Folgendes, dann geht das Formular schnell:

• Den Produktnamen und wofür er gedacht ist.
• Ihre Geschäftsdaten und die Person, die in Kanada für das Produkt verantwortlich ist.
• Die vollständige Liste der Inhaltsstoffe, nach INCI-Namen, mit einer Konzentration oder einem Konzentrationsbereich für jeden einzelnen.
• Die Form und Funktion des Produkts, also die Art des Kosmetikprodukts und wie es angewendet wird.

Bei der Inhaltsstoffliste stocken die Meldungen am häufigsten. Ihr Lieferant hat Ihnen "Cocamidopropylbetain 30-Prozent-Lösung" unter irgendeinem Handelsnamen verkauft, und Health Canada möchte den INCI-Namen, idealerweise mit der Konzentration des tatsächlichen Wirkstoffs, nicht der der verdünnten Mischung. Das zu klären ist die eigentliche Arbeit, und es lohnt sich, sich dafür Zeit zu nehmen.

Die fünf Schritte

1. Listen Sie Ihre Inhaltsstoffe nach INCI-Namen auf. Handelsnamen gehören nicht auf das CNF. Jeder Rohstoff wird auf einen oder mehrere INCI-Namen abgebildet. Eine einzelne Mischung eines Lieferanten kann sich in drei oder vier INCI-Einträge aufspalten, sobald man sie zerlegt.
2. Ordnen Sie jedem eine Konzentration oder einen Bereich zu. Health Canada akzeptiert Bereiche, was hilfreich ist, wenn Sie Chargen anpassen. Die Bereiche müssen dennoch ehrlich sein und das abdecken, was tatsächlich in der Flasche ist.
3. Prüfen Sie jeden Inhaltsstoff gegen die Cosmetic Ingredient Hotlist. Das ist die Liste der Substanzen, die Health Canada verbietet oder einschränkt. Ein eingeschränkter Inhaltsstoff über seinem Grenzwert, oder ein verbotener Inhaltsstoff, der überhaupt vorhanden ist, und die Meldung wird zu einem Problem, das früher oder später auffliegt.
4. Füllen Sie die Produkt- und Firmendaten aus. Form, Funktion, Verwendungszweck, die verantwortliche Person in Kanada, Hersteller, Importeur, falls vorhanden.
5. Reichen Sie die Meldung ein und warten Sie auf die CN-Nummer. Sobald Health Canada die Meldung bearbeitet hat, erhalten Sie eine CN-Nummer, die an dieses Produkt gebunden ist.

Die Frist, mit der niemand rechnet

Zehn Tage ab dem ersten Verkauf. Nicht ab dem Moment, in dem Sie das Produkt listen, nicht ab dem Beginn Ihrer Vermarktung, sondern ab dem ersten Mal, dass jemand es kauft. Verpassen Sie sie, verkaufen Sie außerhalb der Konformität, und genau das ist die Situation, die zu einer festgehaltenen Sendung oder einer Abmahnung führt.

Wenn Sie schon vor Monaten etwas verkauft und nie gemeldet haben, ist die richtige Reaktion nicht Panik, sondern jetzt zu melden. Spät ist besser als nie, und aktuell zu werden nimmt das Risiko, das über den Produkten schwebt, die Sie bereits versenden.

Wo Leute tatsächlich hängen bleiben

Fast immer an zwei Stellen.

Die erste ist die INCI-Übersetzung. Die richtigen INCI-Namen und die richtigen Prozentsätze aus einem Lieferantendokument herauszuziehen ist fummelig, und es passiert leicht, dass ein Handelsname übernommen wird oder die Konzentration der gesamten Mischung statt der des Wirkstoffs verwendet wird. Wenn das schiefgeht, stimmt Ihre Inhaltsstoffliste nicht mit dem überein, was tatsächlich in der Flasche ist.

Die zweite ist die Prüfung gegen die Hotlist. Ein Inhaltsstoff kann völlig gebräuchlich sein und trotzdem oberhalb einer bestimmten Konzentration eingeschränkt sein. Salicylsäure, bestimmte Konservierungsstoffe, manche Bestandteile ätherischer Öle, die mit Duftstoffallergenen zusammenhängen. Die Prüfung ist nicht schwer, aber sie verzeiht nichts, und eine selbstbewusst falsche Antwort ist schlimmer als gar keine.

Genau um diesen Teil herum haben wir Cosmetic Comply gebaut. Sie senden die Inhaltsstoffe ein, jeder einzelne wird seinem INCI-Namen zugeordnet und gegen die aktuellen Verbots- und Beschränkungslisten geprüft, und ein echter Compliance-Prüfer sieht sich das Ergebnis an, bevor irgendetwas eingereicht wird. Sie bekommen die CN-Nummer, ohne ein Wochenende damit zu verbringen, Lieferanten-PDFs mit der Tabelle einer Aufsichtsbehörde abzugleichen.

Wenn Sie gerade ein Produkt verkaufen, das schon läuft, ist es diese 10-Tage-Frist wert, heute ernst genommen zu werden, statt erst dann, wenn ein Marktplatz das nächste Mal nach Ihrer Meldenummer fragt.