Sie haben verkauft, bevor Sie ein CNF eingereicht haben: So beheben Sie es jetzt

Sie haben gestartet, die Verkäufe kamen ins Rollen, und irgendwo im zweiten Monat fiel bei jemandem das Wort "Cosmetic Notification Form", und Ihnen ist das Herz in die Hose gerutscht. Diese Nachricht bekomme ich oft. Die gute Nachricht: Das System von Health Canada ist auf Korrektur ausgelegt, nicht nur auf Bestrafung, und es gibt einen klaren Weg, das wieder in Ordnung zu bringen. Worauf es ankommt, ist jetzt zu handeln, nicht in Panik zu verfallen.

Verstehen Sie zuerst, was Sie tatsächlich verpasst haben

Das Cosmetic Notification Form wird über das Cosmetic Notification System eingereicht und ist innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf fällig. Es handelt sich um eine Meldung, keine Zulassung vor dem Markteintritt, und das ist hier wichtig, weil es bedeutet, dass Health Canada Ihr Produkt nie genehmigt hat, bevor Sie es verkauft haben, und die Behörde wird es auch nicht rückwirkend "nicht genehmigen". Was Sie verpasst haben, ist eine Frist, kein Zulassungstor. Das ist eine wichtige Unterscheidung, wenn Sie entscheiden, wie dringend Sie handeln müssen und wie Sie darüber sprechen, falls jemand nachfragt.

Schritt eins: reichen Sie heute ein, warten Sie nicht auf den "richtigen" Moment

Der Instinkt sagt einem, erst alles aufzuräumen, die Etiketten perfekt zu machen, die Allergenkennzeichnung fertigzustellen, vielleicht einen Grenzfall-Inhaltsstoff neu zu formulieren, und erst einzureichen, wenn alles blitzsauber ist. Tun Sie das nicht. Reichen Sie das CNF jetzt ein, mit Ihrem Produkt, so wie es aktuell ist. Die 10-Tage-Frist ist bereits verstrichen, also vergrößert weiteres Warten nur die Lücke zwischen Ihrem ersten Verkaufsdatum und Ihrem Einreichungsdatum. Reichen Sie die Meldung ein, holen Sie sich Ihre CN-Nummer, und beheben Sie alles andere als nachträgliche Änderung.

Schritt zwei: nehmen Sie Ihre tatsächliche Formulierung, nicht Ihren Marketingtext

Bei der Einreichung brauchen Sie INCI-Namen mit Konzentration oder einem Konzentrationsbereich für jeden Inhaltsstoff, keine Handelsnamen. Wenn Ihre Formulierung von einem Lieferanten als firmeneigene Mischung stammt, muss diese Mischung in ihre INCI-Bestandteile aufgeschlüsselt werden, und die tatsächliche Konzentration jedes Bestandteils in Ihrem Fertigprodukt ergibt sich aus der Einsatzmenge der Mischung multipliziert mit dem Prozentanteil des Bestandteils innerhalb der Mischung. Wenn Sie seit ein paar Wochen anhand einer Formelkarte verkaufen, die nur Lieferanten-Handelsnamen aufführt, ist jetzt der Moment, sich an Ihren Lieferanten zu wenden und die tatsächliche Zusammensetzung zu bekommen, idealerweise Abschnitt 3 seines Sicherheitsdatenblatts.

Schritt drei: prüfen Sie gegen die Hotlist, bevor Sie einreichen, nicht danach

Die Cosmetic Ingredient Hotlist listet Substanzen auf, die in Kanada verkauften Kosmetika verboten oder in ihrer Verwendung eingeschränkt sind. Prüfen Sie jeden Inhaltsstoff dagegen, bevor Sie einreichen. Wenn etwas auf Ihrer Liste oberhalb einer bestimmten Konzentration eingeschränkt ist und Sie darüber liegen, wollen Sie das wissen, bevor Health Canada es herausfindet, damit Sie neu formulieren und erneut einreichen können, statt etwas einzureichen, das markiert wird.

Was tatsächlich passiert, wenn Sie verspätet einreichen

Es gibt keine formale, als feste Bußgeldtabelle veröffentlichte Strafregelung für eine "verspätete Einreichung" bei einer erstmaligen Korrektur wie dieser. Praktisch wichtig ist:

• Sie erhalten eine Cosmetic-Notification-Nummer (CN), sobald das CNF akzeptiert ist, genau wie ein fristgerechter Einreicher
• Ihre zweisprachige Kennzeichnung (Englisch und Französisch) muss bereits mit dem übereinstimmen, was in der Meldung steht
• Wenn sich Ihre Formulierung danach auch nur geringfügig ändert, ist das eine Änderungsmeldung, keine neue Einreichung
• Wenn Sie das Produkt jemals einstellen, ist das eine Einstellungsmeldung, getrennt von einer Änderungsmeldung

Eine kurze Checkliste zur Korrektur

1. Stellen Sie Ihre vollständige Inhaltsstoffliste mit echten Prozentangaben zusammen, Mischungen zu ihren Bestandteilen aufgeschlüsselt
2. Prüfen Sie jeden Inhaltsstoff gegen die aktuelle Cosmetic Ingredient Hotlist
3. Bestätigen Sie, dass Ihr Etikett zweisprachig und genau im Einklang mit der Formulierung ist, die Sie melden wollen
4. Reichen Sie das CNF über das Cosmetic Notification System ein
5. Speichern Sie Ihre CN-Nummer an einem Ort, den Ihr ganzes Team finden kann, nicht nur in Ihrem Postfach
6. Setzen Sie eine Kalendererinnerung, um eine Änderung einzureichen, falls Sie die Formulierung später anpassen

Lassen Sie das bei Ihrem nächsten Produkt nicht noch einmal passieren

Der Grund, warum Menschen hier landen, ist meist nicht Trotz, sondern dass man die 10-Tage-Frist leicht aus den Augen verliert, wenn man mitten in einem Launch jongliert. Wenn Sie ein zweites oder drittes Produkt planen, bauen Sie die CNF-Einreichung direkt in Ihre eigentliche Launch-Checkliste ein, gleich neben "Etiketten drucken" und "Zahlungsabwicklung einrichten", nicht als nachträglichen Gedanken für später. Cosmetic Comply existiert unter anderem aus diesem Grund. Es nimmt Ihre Inhaltsstoffliste, ordnet alles INCI und CAS zu, führt die Hotlist-Prüfung mit einem Konfidenzwert durch, lässt einen echten Prüfer darüberschauen und reicht die Meldung für Sie ein, damit der nächste Launch nicht drei Wochen später zu einem Nachhol-Projekt wird.