Verschenken und Bemustern von Kosmetika: Gelten die Meldepflichten?

Eine Herstellerin schrieb uns letzten Monat und fragte, ob die 200 Lippenbalsam-Proben, die sie auf einem Bauernmarkt verteilte, ein Cosmetic Notification Form benötigten. Ihre Überlegung war nachvollziehbar: Es floss kein Geld, also sei es eigentlich kein Verkauf. Health Canada sieht das anders, und das sollten Sie auch.

Was die CNF-Pflicht tatsächlich auslöst

Die Cosmetic Regulations im Rahmen des Food and Drugs Act gelten für Kosmetika, die in Kanada verkauft werden, und „verkauft" ist weit genug gefasst, um das Anbieten zum Verkauf, das Ausstellen zum Verkauf und die Verteilung an die Öffentlichkeit einzuschließen, selbst wenn dafür nichts berechnet wird. Eine kostenlose Probe, die einer Kundin in die Hand gedrückt wird, eine Reisegröße als Dankeschön in einer Bestellung und eine Vollgröße, die bei einem Instagram-Gewinnspiel verlost wird, zählen alle als Verteilung. Die CNF ist innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf fällig, und die Behörden werten diese erste öffentliche Verteilung als Startpunkt der Frist, nicht den ersten eingenommenen Dollar.

Betrachten Sie es eher aus der Perspektive des Risikomanagements als aus der Sicht einer juristischen Spitzfindigkeit. Der ganze Sinn des Meldesystems besteht darin, dass Health Canada eine Aufzeichnung darüber hat, welche Formeln im Umlauf sind, und bei einem Sicherheitsproblem schnell handeln kann. Einer Hautreaktion ist es egal, ob das Produkt kostenlos war oder bezahlt wurde. Wenn Ihre Vanille-Körperbutter in Probengröße einen Ausschlag verursacht hat, macht die Tatsache, dass Sie dafür nichts verlangt haben, die Zutatenliste für eine Gesundheitsermittlerin nicht weniger relevant.

Wo es häufig zu Fehlern kommt

• Gratisbeigaben in Miniformat. Wenn Sie ein Produkt in Vollgröße mit einer kostenlosen Probe einer anderen Formel bündeln, ist diese Probe ein eigenständiges Kosmetikum und benötigt eine eigene Meldung, falls sie nicht bereits gemeldet wurde.
• Messe- und Marktgeschenke. Das Verteilen von Sachets oder Probentiegeln an einem Stand ist öffentliche Verteilung, ganz einfach, selbst wenn Sie das nur für ein Wochenende tun.
• Influencer- und PR-Mailings. Das Versenden noch nicht veröffentlichter Produkte an Influencer zur Rezension gilt in Kanada weiterhin als Verteilung, auch wenn es kein Einzelhandelsverkauf im üblichen Sinne ist.
• Geschenke an Mitarbeiter und Familie. Das ist die Grauzone, über die am meisten diskutiert wird. Wenn Sie Ihrer Schwester einen Tiegel zum Geburtstag schenken und er nie eine andere Verbraucherin erreicht, ist das persönliche Nutzung, keine kommerzielle Verteilung. Doch sobald mehr als ein kleiner Kreis wirklich persönlicher Kontakte davon erhält oder Sie das Geschenk nutzen, um Aufmerksamkeit für das Unternehmen zu erzeugen, sind Sie wieder im kommerziellen Bereich.

Die Größe der Probe spielt keine Rolle

Es gibt keine Volumen- oder Wertgrenze, die kleine Formate ausnimmt. Ein 2-ml-Sachet eines Serums unterliegt genau derselben Meldepflicht wie die 50-ml-Verkaufsflasche, vorausgesetzt es handelt sich um dieselbe Formel, in welchem Fall eine einzige CNF beide Größen abdeckt. Komplizierter wird es, wenn die Probe umformuliert wird, um in einem kleineren Beutel lagerstabil zu sein, oder wenn ein Duftlieferant die Duftkonzentration für eine Probiergröße anpasst. Jede Änderung der Zutatenliste oder der Konzentrationsbereiche bedeutet, dass die Probe technisch gesehen ein anderes Produkt ist und eine eigene Meldung oder eine Änderung der bestehenden benötigt.

Ein praktischer Umgang damit

Bevor ein Produkt, ob Probe oder Vollgröße, Ihre Werkstatt in Richtung Kundin verlässt, gehen Sie diese kurze Liste durch:

1. Bestätigen Sie, dass die Formel über eine aktive CN-Nummer verfügt, oder reichen Sie eine ein, bevor die Verlosung startet.
2. Prüfen Sie, dass die Probengröße dieselbe Formel verwendet wie bereits gemeldete Produkte. Wurde für eine kleinere Charge ein Konservierungsstoff ausgetauscht, behandeln Sie das als neu.
3. Führen Sie ein einfaches Protokoll darüber, wann jedes Probenformat erstmals ausgegeben wurde, damit Sie ein klares Datum haben, falls jemand fragt, wann die Verteilung begann.
4. Kennzeichnen Sie Proben, soweit der Platz es zulässt, genauso wie ein Verkaufsprodukt. Miniaturverpackungen sind eine häufige Ausrede, um Zutatenlisten wegzulassen, aber sie werden weiterhin bei allem erwartet, was größer ist als die wirklich winzigen Formate.

Verlosungen und Gewinnspiele verdienen einen eigenen Blick

Ein Social-Media-Gewinnspiel fühlt sich wie Marketing an, nicht wie Verkaufen, und genau deshalb wird es oft übersehen. Aus Compliance-Sicht ist ein Gewinnspiel jedoch eher riskanter, weil es ein breiteres, anonymeres Publikum erreicht als ein Direktverkauf. Wenn eine Gewinnerin in einer anderen Provinz eine unerwünschte Reaktion hat, möchten Sie die CNF bereits vorliegen haben, statt sie nachträglich hektisch einzureichen. Behandeln Sie jeden Start eines Gewinnspiels genauso wie eine Produkteinführung im Einzelhandel: zuerst melden, dann bewerben.

Wenn Sie neben Ihrer Hauptlinie mehr als ein oder zwei Probenformate verwalten, kann sich der Papierkram schnell anhäufen, besonders wenn eine Probe eine leicht andere Konservierungsstoffmenge als die Verkaufsversion verwendet. Genau für diese Art wiederkehrender Meldungen wurde Cosmetic Comply entwickelt. Es ordnet Ihre Zutatenliste den INCI-Namen und CAS-Nummern zu, prüft sie gegen die Hotlist und erlaubt es Ihnen, eine frühere Meldung für eine kleine Variante wie eine Probengröße zu duplizieren, sodass Sie nicht jedes Mal die gesamte Einreichung von Grund auf neu aufbauen müssen, wenn Sie einen Tiegel von etwas Neuem verteilen möchten.