Neu formulieren, wenn ein Inhaltsstoff auf der Hotlist landet

Nichts bringt einen Dienstag so aus der Bahn wie die Entdeckung, dass ein Inhaltsstoff, den Sie seit zwei Jahren verwenden, gerade als verboten oder restringiert auf die Cosmetic Ingredient Hotlist gesetzt wurde. Ich habe das mit Kunden mehr als einmal durchgemacht, und die gute Nachricht ist, dass es ein handhabbares operatives Problem ist, keine Krise, solange Sie es in der richtigen Reihenfolge angehen, statt in Panik das ganze Produkt von Grund auf neu zu formulieren.

Schritt eins: genau bestätigen, was sich geändert hat

Bevor Sie Ihre Rezeptur anfassen, verschaffen Sie sich Klarheit darüber, was die Hotlist-Aktualisierung tatsächlich besagt. Ist der Inhaltsstoff vollständig verboten, oder auf ein Konzentrationslimit beschränkt, das Sie möglicherweise bereits unterschreiten? Ist die Beschränkung an einen bestimmten Anwendungsfall gebunden (Leave-on gegenüber Rinse-off, eine bestimmte Produktkategorie), der auf Ihr Produkt vielleicht gar nicht zutrifft? Viel unnötige Neuformulierung passiert, weil jemand auf eine Schlagzeile über einen Inhaltsstoff reagiert hat, statt die tatsächliche Beschränkung so zu lesen, wie sie auf sein konkretes Produkt zutrifft.

Wenn die Beschränkung eine Konzentrationsobergrenze ist statt eines vollständigen Verbots, und Ihre aktuelle Rezeptur diese Obergrenze zufällig bereits unterschreitet, müssen Sie möglicherweise überhaupt nicht neu formulieren, sondern nur dokumentieren, dass Sie geprüft haben, und bestätigen, dass Ihr aktenkundiger Prozentsatz korrekt ist.

Schritt zwei: jedes Produkt identifizieren, das ihn enthält

Hier werden viele kleine Betriebe kalt erwischt, nicht weil es schwer ist, ein Produkt neu zu formulieren, sondern weil sie keine saubere Möglichkeit haben, jedes Produkt in ihrer Linie zu sehen, das den markierten Inhaltsstoff verwendet. Wenn Sie Ihre Rezepturen in verstreuten Tabellen oder, schlimmer, im Gedächtnis verwalten, ist das der Moment, in dem Sie das einholt.

Erstellen Sie eine einfache Liste: jede SKU, die den Inhaltsstoff enthält, in welcher Konzentration und in welchem Produkttyp, da Leave-on- und Rinse-off-Produkte auch bei derselben Beschränkung unterschiedlich behandelt werden können.

Schritt drei: den Ersatz finden

Suchen Sie nach einem Inhaltsstoff, der dieselbe Funktion erfüllt (Emulgator, Konservierungsmittel, Verdicker, was auch immer der markierte Inhaltsstoff getan hat) ohne dasselbe regulatorische Problem. Ein paar praktische Tipps:

• Prüfen Sie, ob Ihre bestehenden Lieferanten bereits eine Alternative im Sortiment haben, die sie genau für einen solchen Austausch empfehlen, da Anfragen zum Inhaltsstoffaustausch häufig genug vorkommen, dass Lieferanten oft eine fertige Antwort parat haben
• Überprüfen Sie den eigenen Status des Ersatzstoffs auf der Hotlist, bevor Sie sich festlegen, da der Austausch eines Problem-Inhaltsstoffs gegen einen ebenfalls markierten den Zweck verfehlt
• Testen Sie den Ersatz im Kleinversuch, bevor Sie sich auf einen vollständigen Produktionslauf festlegen, da ein funktionaler Austausch auf dem Papier sich nicht immer identisch in Ihrer konkreten Rezeptur verhält, besonders bei Konservierungssystemen, deren Wirksamkeit vom pH-Wert und der Wasseraktivität der gesamten Rezeptur abhängt

Schritt vier: die gesamte Rezeptur neu berechnen, nicht nur die ausgetauschte Zeile

Das Gewicht eines Inhaltsstoffs gegen ein anderes auszutauschen ändert das Gesamtgewicht der Charge, was, wie bei jeder Rezepturänderung, den Prozentsatz von allem anderen im Produkt verschiebt. Ersetzen Sie nicht einfach die Prozentzahl des markierten Inhaltsstoffs in Ihrer Akte und betrachten Sie es als erledigt. Rechnen Sie von den tatsächlichen Gewichten aus neu, derselbe Welleneffekt, der immer auftritt, wenn Sie eine Wassermenge oder die Dosis eines Wirkstoffs ändern.

Schritt fünf: die Änderung melden

Sobald Sie eine neu formulierte, getestete Version haben, muss diese in den Märkten, in denen Sie sie verkaufen, erneut durch den Meldeprozess. In Kanada konkret wird eine Formeländerung an einem bereits gemeldeten Produkt als Änderung der bestehenden Cosmetic Notification behandelt, nicht als völlig neue Meldung von Grund auf, da Sie für dieses Produkt bereits eine Cosmetic-Notification-Nummer haben. Aktualisieren Sie die Inhaltsstoffliste mit den neuen INCI-Namen und Konzentrationen, und reichen Sie die Änderung ein, bevor das neu formulierte Produkt auf den Markt kommt.

Wenn Sie die alte Formulierungsversion vollständig einstellen, statt bestehenden Bestand überzuführen, ist das eine separate Einstellungsmeldung.

Schritt sechs: bestehenden Bestand und Verpackung handhaben

Das ist der Teil, der in der Eile, die Rezeptur zu reparieren, leicht vergessen wird. Wenn Sie gedruckte Etiketten oder bestehenden Bestand mit der alten Inhaltsstoffliste haben, brauchen Sie einen Plan für diesen Bestand, der nicht bedeutet, ein Produkt mit ungenauer Inhaltsstoffdeklaration zu verkaufen, sobald die neu formulierte Version existiert. Je nach Situation kann das bedeuten, etikettierten Bestand vor einem klaren Stichtag aufzubrauchen, oder Etiketten neu zu drucken, wenn der alte Inhaltsstoff tatsächlich verboten statt nur beschränkt ist.

Eine einfache Verfolgungstabelle, um den Überblick zu behalten

SKU	Enthält markierten Inhaltsstoff?	Alte Konzentration	Ersatz identifiziert?	Änderung gemeldet?	Verbleibende alte Etiketten?
Lavendel-Körperlotion	Ja	0,3 %	Ja, getestet	Ausstehend	40 Stück
Zitrus-Duschgel	Ja	0,1 %	Ja, getestet	Gemeldet	0 Stück
Ungeparfümierte Gesichtscreme	Nein	-	-	-	-

Das nächste Mal weniger schmerzhaft machen

Die eigentliche Lehre daraus, das einmal durchgemacht zu haben, ist, dass Sie Sichtbarkeit darüber brauchen, welche Ihrer Produkte einen bestimmten Inhaltsstoff enthalten, bevor die nächste Hotlist-Aktualisierung eintrifft, nicht danach. Cosmetic Comply hält Ihre Rezepturen über die gesamte Produktlinie hinweg nach INCI-Namen zugeordnet und lässt Sie eine frühere Meldung schnell für eine neu formulierte Variante duplizieren, was ein Durcheinander über verstreute Tabellen hinweg in eine unkomplizierte Änderungsmeldung verwandelt, sobald Sie den Ersatz identifiziert haben.