Vous avez reformulé votre produit ? Quand une modification du CNF est requise

Vous avez remplacé un conservateur par un autre parce que le vôtre devenait difficile à trouver, et maintenant vous fixez votre notification cosmétique existante en vous demandant si cela compte comme un nouveau produit ou seulement comme une note de bas de page. Cette question revient constamment, et la réponse honnête est que cela dépend de ce qui a réellement bougé dans la formule, pas de l'ampleur que le changement vous semble avoir en tant que fabricant.

La règle de base

Le formulaire de notification cosmétique reflète la formule telle qu'elle existait au moment où vous l'avez déposée. Lorsque la formule change d'une manière qui rend le dépôt original inexact, c'est là qu'une modification est requise. Santé Canada ne vous demande pas de redéposer chaque fois que vous ajustez un lot. Il vous demande de garder la notification honnête quant à ce qui se trouve réellement dans le produit vendu.

Cela signifie que le déclencheur n'est pas « ai-je changé quelque chose », c'est « ai-je changé quelque chose que le CNF a saisi ». L'identité de l'ingrédient et la concentration sont les deux éléments que le formulaire saisit, donc ce sont les deux éléments qui comptent le plus.

Changements qui appellent généralement une modification

• Ajouter un nouvel ingrédient qui ne faisait pas partie de la formule notifiée originale, même un petit, comme un nouveau conservateur, chélateur ou colorant.
• Retirer un ingrédient entièrement, puisque la formule notifiée ne correspond plus à ce que vous vendez.
• Remplacer un ingrédient par un autre, même s'ils remplissent la même fonction. Un nouveau système de conservateurs, même un que vous considérez comme un substitut simple, est une substance différente avec son propre nom INCI, son propre numéro CAS, et potentiellement son propre statut de restriction sur la liste critique.
• Des changements de concentration qui déplacent une plage de manière significative, particulièrement pour tout ingrédient proche d'une limite restreinte. Si votre dépôt original indiquait de 0,3 à 0,5 % pour un conservateur et que votre nouveau lot tourne à 0,8 %, ce n'est plus la même plage déclarée.
• Un changement de mélange de fournisseur, où vous passez d'un mélange de marque à un autre qui se décompose en composants ou en ratios différents, même si le produit fini se comporte de la même façon sur la peau.

Changements qui n'en nécessitent généralement pas

• Une variation d'un lot à l'autre à l'intérieur de votre plage de concentration déjà déclarée. Si vous avez notifié de 0,5 à 1,0 % d'un extrait et que vos lots réels se situent à 0,7 % un mois et à 0,9 % le suivant, vous restez dans ce que vous avez indiqué à Santé Canada.
• Des changements purement cosmétiques sans impact sur les ingrédients, comme une nouvelle forme de bouteille ou un nouveau visuel sur l'étiquette, en supposant que la déclaration des ingrédients sur l'étiquette elle-même ne change pas.
• Un lot différent du même ingrédient provenant du même fournisseur, à condition que l'identité INCI et la plage de concentration n'aient pas changé.

L'habitude la plus sûre est de traiter votre CNF comme lié à la formule, pas à l'apparence du produit fini. Si la formule sur papier est encore exacte, tout va bien. Si ce n'est pas le cas, il est temps de modifier.

Ce qui se passe réellement quand vous modifiez

Une modification met à jour la notification existante plutôt que de repartir à zéro. Vous n'obtenez pas un nouveau numéro de notification cosmétique pour une reformulation mineure, vous corrigez le dossier lié à celui que vous avez déjà. Cela compte, parce que cela signifie aussi que vous ne devriez pas laisser traîner une reformulation « jusqu'au prochain grand dépôt ». Un CNF périmé au dossier pose fonctionnellement le même problème que de ne jamais avoir déposé de dossier pour cet ingrédient, puisque la notification est censée refléter ce qui est réellement vendu.

Les cessations de vente sont l'autre moitié de l'histoire

Si une reformulation est suffisamment importante pour que vous mettiez essentiellement fin à l'ancienne version et que vous lanciez ce qui équivaut à une nouvelle gamme de produits, sous un nouveau nom ou avec une formule de base sensiblement différente, déposer une cessation de vente pour l'ancienne notification et un nouveau CNF pour la nouvelle peut être plus propre que d'essayer de s'y rendre par modification. Il y a un jugement à exercer, et lorsqu'un changement se situe exactement sur cette ligne, cela vaut la peine de réfléchir à quelle voie reflète réellement ce qui est arrivé au produit, plutôt que de choisir par défaut celle qui semble représenter moins de paperasse.

Une habitude pratique à développer

Chaque fois que vous touchez à une formule, même pour une raison imposée par un fournisseur comme une matière première interrompue, arrêtez-vous et demandez-vous ce qui a précisément changé par rapport à votre dernier CNF déposé : quels noms INCI, quelles concentrations. Gardez une note continue à côté de votre fichier de formule. Cela transforme « dois-je modifier ceci » d'une course contre la montre en une vérification de cinq minutes.

Ce type de comparaison avant-après, vérifier une nouvelle formule par rapport à ce qui est déjà au dossier, est l'une des parties les plus délicates du maintien à jour, surtout une fois que vous gérez plusieurs UGS avec des ingrédients qui se recoupent. Cosmetic Comply vous permet de dupliquer un dépôt antérieur et de ne mettre à jour que les ingrédients qui ont changé, de sorte que la modification reflète le véritable écart au lieu que vous reconstruisiez toute la notification à partir de rien.