Comment déposer un Formulaire de notification cosmétique au Canada

Vous avez fabriqué quelque chose, une lotion, un savon ou un baume à lèvres, et quelqu'un a enfin payé pour l'avoir. Au Canada, cette première vente déclenche un compte à rebours. Santé Canada vous donne 10 jours pour déposer un Formulaire de notification cosmétique (CNF), et la plupart des gens qui vendent des cosmétiques artisanaux ignorent que ce délai existe jusqu'à ce qu'une retenue douanière ou un retrait de fiche sur une place de marché le leur apprenne.

La bonne nouvelle, c'est que le CNF n'est pas un test où l'astuce fait la différence. C'est un formulaire qui pose une série précise de questions, et si vos réponses respectent les règles sur les ingrédients, vous obtenez un numéro. Voici à quoi ressemble concrètement tout le processus.

Le CNF en une phrase

Le Formulaire de notification cosmétique sert à informer Santé Canada qu'un cosmétique existe, qui en est responsable et ce qu'il contient. C'est une notification, pas une approbation. Personne à Santé Canada n'approuve votre formule avant que vous ne la vendiez. Vous notifiez, vous recevez un numéro de notification cosmétique (le numéro CN), et Santé Canada conserve ce dossier au cas où une question de sécurité ou un rappel surviendrait un jour.

Cette distinction compte, car on présume souvent que déposer le formulaire signifie que quelqu'un a vérifié le produit et lui a donné son aval. Ce n'est pas le cas. La responsabilité d'une formule sécuritaire et conforme vous revient entièrement. Le CNF est la paperasse qui vous rend repérable et redevable.

Qui doit déposer un CNF

Quiconque vend un cosmétique au Canada. C'est plus large que ça n'en a l'air. Un cosmétique est tout produit destiné à nettoyer, améliorer ou modifier l'apparence ou l'odeur de la peau, des cheveux, des ongles ou des dents. Lotion, shampoing, déodorant, maquillage, parfum, la plupart des savons qui font une allégation cosmétique, produits de bain, huile à barbe, tout y passe.

Vendre vingt pains de savon à un marché fermier vous place dans la même catégorie qu'une marque nationale. Il n'existe aucune exemption pour petits lots qui permettrait à un vendeur amateur de sauter la notification. Dès qu'un cosmétique change de main contre de l'argent, l'obligation s'applique.

Ce qu'il vous faut avant de commencer

Rassemblez ces éléments et le formulaire se remplit rapidement :

• Le nom du produit et son usage.
• Les coordonnées de votre entreprise et la personne responsable du produit au Canada.
• La liste complète des ingrédients, par nom INCI, avec une concentration ou une plage de concentration pour chacun.
• La forme et la fonction du produit, c'est-à-dire le type de cosmétique et son mode d'utilisation.

C'est la liste des ingrédients qui bloque le plus souvent les dépôts. Votre fournisseur vous a vendu une « solution de Cocamidopropyl Betaine à 30 % » sous un nom commercial quelconque, et Santé Canada veut le nom INCI, idéalement avec la concentration de l'actif réel, pas celle du mélange dilué. Démêler tout cela est le vrai travail, et c'est la partie qui mérite qu'on prenne son temps.

Les cinq étapes

1. Dressez la liste de vos ingrédients par nom INCI. Les noms commerciaux n'ont pas leur place sur le CNF. Chaque matière première correspond à un ou plusieurs noms INCI. Un seul mélange fourni par un fournisseur peut se décomposer en trois ou quatre entrées INCI une fois analysé.
2. Attribuez une concentration ou une plage à chacun. Santé Canada accepte les plages, ce qui aide lorsque vous ajustez vos lots. Ces plages doivent tout de même être honnêtes et refléter ce qui se trouve réellement dans le contenant.
3. Vérifiez chaque ingrédient par rapport à la Liste critique des ingrédients cosmétiques. Il s'agit de la liste des substances que Santé Canada interdit ou restreint. Un seul ingrédient restreint dépassant sa limite, ou un seul ingrédient interdit présent, et la notification devient un problème en attente de se révéler.
4. Remplissez les renseignements sur le produit et l'entreprise. Forme, fonction, usage prévu, la personne responsable au Canada, le fabricant, l'importateur s'il y en a un.
5. Soumettez le formulaire et attendez le numéro CN. Une fois que Santé Canada traite la notification, vous obtenez un numéro CN associé à ce produit.

Le délai que personne n'attend

Dix jours à partir de la première vente. Pas à partir du moment où vous mettez le produit en vente, pas à partir du début de votre mise en marché, mais à partir de la première fois que quelqu'un l'achète. Si vous le manquez, vous vendez en situation de non-conformité, exactement le genre de situation qui entraîne une retenue d'expédition ou un avis à la boutique.

Si vous avez déjà vendu quelque chose il y a des mois sans jamais avoir déposé de notification, la bonne réaction n'est pas de paniquer, c'est de déposer le formulaire maintenant. Mieux vaut tard que jamais, et régulariser votre situation élimine le risque qui pèse sur les produits que vous expédiez déjà.

Où les gens restent réellement pris

Deux endroits, presque à chaque fois.

Le premier est la traduction en noms INCI. Extraire les bons noms INCI et les bons pourcentages d'un document fournisseur est délicat, et il est facile de conserver un nom commercial par erreur ou d'utiliser la concentration du mélange entier au lieu de celle de l'actif. Si vous vous trompez ici, votre liste d'ingrédients ne correspond plus à ce qui se trouve réellement dans le contenant.

Le second est la vérification par rapport à la liste critique. Un ingrédient peut être parfaitement courant et tout de même être restreint au-delà d'une certaine concentration. L'acide salicylique, certains agents de conservation, certains composants d'huiles essentielles liés aux allergènes de parfum. La vérification n'est pas compliquée, mais elle ne pardonne rien, et une mauvaise réponse énoncée avec assurance est pire que l'absence de réponse.

C'est exactement autour de cette étape que nous avons conçu Cosmetic Comply. Vous envoyez les ingrédients, chacun est associé à son nom INCI et confronté aux listes actuelles de substances interdites et restreintes, puis un véritable réviseur en conformité examine le résultat avant tout dépôt. Vous obtenez le numéro CN sans passer une fin de semaine à comparer des PDF de fournisseurs avec le tableur d'un organisme de réglementation.

Si vous avez déjà un produit en vente, ce délai de 10 jours mérite d'être pris au sérieux dès aujourd'hui plutôt qu'au moment où une place de marché vous demandera votre numéro de notification.