Liste de vérification des documents de fournisseurs à compléter avant de déposer un dossier

La moitié du retard dans la plupart des premiers dépôts ne vient pas du régulateur. C'est de réaliser à mi-chemin qu'il vous manque un document pour un ingrédient sur quinze, et là vous envoyez un courriel à un fournisseur qui prend quatre jours ouvrables à répondre. Aligner vos documents avant de commencer le dépôt proprement dit vous évite tout ce cycle.

Voici ce qu'il faut avoir en main, ingrédient par ingrédient, avant de vous asseoir pour déposer votre dossier.

Les documents essentiels, ingrédient par ingrédient

Pour chaque ingrédient de votre formule, y compris ceux que vous considérez mineurs :

• Fiche de données de sécurité (FDS). Seize sections, la section 3 vous donnant la composition et les numéros CAS. Confirmez qu'elle est à jour et correspond exactement au code de produit et au lot que vous utilisez.
• Certificat d'analyse (CA), si disponible. Pas toujours obligatoire, mais utile comme contre-vérification par rapport à la FDS, particulièrement pour les extraits naturels dont la composition peut varier d'un lot à l'autre.
• Nom INCI confirmé. Pas le nom commercial, pas votre propre raccourci pour celui-ci. Si la documentation du fournisseur n'indique pas clairement le nom INCI, vous devez le résoudre vous-même en utilisant le numéro CAS comme point d'ancrage.
• Concentration ou niveau d'utilisation. Soit le pourcentage dans votre formule finie (pour les ingrédients bruts que vous ajoutez directement), soit les pourcentages de composition interne du mélange plus votre niveau d'utilisation du mélange (pour tout ce qui est un mélange de fournisseur).

Un format de liste de vérification d'une page

Utilisez quelque chose comme ceci par ingrédient, et ne considérez pas une formule prête à déposer tant que chaque ligne n'est pas remplie :

Élément	L'avez-vous ?	Remarques
FDS à jour et correspondant au code de produit		Vérifiez la date de révision
Nom INCI confirmé		Pas le nom commercial
Numéro CAS confirmé		Certains produits botaniques n'en ont aucun, notez-le si c'est le cas
Concentration dans le produit fini		Chiffre exact, pas une fourchette si possible
Composants du mélange identifiés (le cas échéant)		Énumérez le pourcentage de chaque composant dans le mélange
Langue lisible (anglais, ou français pour le Canada)		Demandez une traduction officielle si ce n'est pas le cas
Vérification des listes restreintes effectuée		Croisez avec la liste du marché cible

Imprimez cette liste, ou gardez-la comme modèle de tableur, et faites passer chaque ingrédient à travers une fois avant de toucher au formulaire de notification proprement dit.

Pourquoi les mélanges méritent leur propre ligne

Une seule ligne sur votre feuille de formule, comme « mélange de conservateurs, 1 % », peut cacher trois ou quatre composants chimiques réels une fois que vous ouvrez la FDS. Chacun de ces composants a besoin de son propre nom INCI, de son propre numéro CAS le cas échéant, et de sa propre concentration calculée dans votre produit fini, obtenue en multipliant le pourcentage du composant à l'intérieur du mélange par votre niveau d'utilisation de 1 %.

Sauter cette étape est la raison la plus courante pour laquelle un dossier a l'air complet en surface, mais ne l'est pas. La feuille de formule dit « mélange de conservateurs » et tout le monde présume que c'est suffisamment descriptif. Ça ne l'est pas, à des fins réglementaires.

À quoi ressemble réellement « prêt à déposer »

Vous êtes prêt à déposer un dossier quand :

1. Chaque ingrédient, y compris les additifs mineurs et les composants de mélange, a un nom INCI confirmé.
2. Chaque ingrédient a un numéro CAS ou une raison documentée pour laquelle il n'en a pas.
3. Chaque concentration est soit un chiffre exact, soit une estimation prudente que vous êtes prêt à défendre.
4. Vous avez vérifié la liste complète par rapport aux substances interdites et restreintes de votre marché cible (au Canada, ça signifie la Liste critique des ingrédients de cosmétiques).
5. Tout composant de parfum a été vérifié par rapport aux seuils de divulgation des allergènes pertinents, puisque plusieurs marchés resserrent ces exigences.
6. La langue et le format correspondent à ce que votre régulateur cible attend, étiquetage bilingue inclus pour le Canada.

Sauter cette étape coûte plus de temps qu'elle n'en économise

Il est tentant de commencer par le formulaire de dépôt et de courir après les documents manquants au fur et à mesure. En pratique, ça signifie habituellement recommencer la piste de documentation du même ingrédient deux ou trois fois séparément plutôt qu'une seule fois, parce que vous n'aviez pas le portrait complet la première fois que vous êtes allé chercher.

Cette organisation préalable au dépôt est exactement le vide que Cosmetic Comply est censé combler. L'outil prend votre liste d'ingrédients et vos documents de fournisseurs, associe chaque ingrédient à son nom INCI et à son numéro CAS, développe automatiquement les mélanges en pourcentages réels, et signale les lacunes, comme un numéro CAS manquant ou un ingrédient non vérifié, avant que vous ne vous retrouviez coincé en plein dépôt à vous demander ce qui manque. Un véritable réviseur de conformité vérifie le résultat avant que quoi que ce soit ne soit soumis, de sorte que la liste de vérification ci-dessus devient quelque chose que le système confirme avec vous, plutôt que quelque chose que vous suivez seul dans un tableur.