Checkliste für Lieferantendokumente vor der Anmeldung

Die Hälfte der Verzögerung bei den meisten Erstanmeldungen liegt nicht am Regulator. Sie liegt darin, mittendrin zu merken, dass ein Dokument für einen Inhaltsstoff von fünfzehn fehlt, und jetzt schreiben Sie einem Lieferanten, der vier Werktage zum Antworten braucht. Ihre Dokumente vor Beginn der eigentlichen Anmeldung bereitzulegen, erspart diesen ganzen Zyklus.

Hier ist, was Sie pro Inhaltsstoff griffbereit haben sollten, bevor Sie sich zur eigentlichen Anmeldung hinsetzen.

Die Kerndokumente, Inhaltsstoff für Inhaltsstoff

Für jeden einzelnen Inhaltsstoff in Ihrer Formel, einschließlich der, die Sie für nebensächlich halten:

• Sicherheitsdatenblatt (SDS). Sechzehn Abschnitte, wobei Abschnitt 3 Zusammensetzung und CAS-Nummern liefert. Bestätigen Sie, dass es aktuell ist und genau dem Produktcode und der Charge entspricht, die Sie verwenden.
• Analysenzertifikat (COA), falls verfügbar. Nicht immer verpflichtend, aber nützlich als Gegenprobe zum SDS, besonders bei Naturextrakten, deren Zusammensetzung von Charge zu Charge variieren kann.
• Bestätigter INCI-Name. Nicht der Handelsname, nicht Ihre eigene Kurzbezeichnung dafür. Wenn die Unterlagen des Lieferanten den INCI-Namen nicht klar nennen, müssen Sie ihn selbst über die CAS-Nummer als Anker ermitteln.
• Konzentration oder Einsatzmenge. Entweder der Prozentsatz in Ihrer Fertigformel (bei Rohstoffen, die Sie direkt zusetzen) oder die internen Zusammensetzungsprozentsätze der Mischung plus Ihre Einsatzmenge der Mischung (bei allem, was eine Lieferantenmischung ist).

Ein Ein-Seiten-Checklistenformat

Verwenden Sie so etwas pro Inhaltsstoff, und betrachten Sie eine Formel erst dann als anmeldebereit, wenn jede Zeile ausgefüllt ist:

Drucken Sie das aus, oder führen Sie es als Tabellenvorlage, und lassen Sie jeden Inhaltsstoff einmal durchlaufen, bevor Sie das eigentliche Meldeformular anfassen.

Warum Mischungen eine eigene Zeile verdienen

Eine einzelne Zeile auf Ihrem Formelblatt, wie „Konservierungsmischung, 1 %", kann drei oder vier tatsächliche chemische Bestandteile verbergen, sobald Sie das SDS öffnen. Jeder dieser Bestandteile braucht seinen eigenen INCI-Namen, seine eigene CAS-Nummer, sofern zutreffend, und seine eigene berechnete Konzentration in Ihrem Fertigprodukt, ermittelt durch Multiplikation des Bestandteilprozentsatzes innerhalb der Mischung mit Ihrer Einsatzmenge von 1 %.

Diesen Schritt zu überspringen, ist der mit Abstand häufigste Grund, warum eine Anmeldung an der Oberfläche vollständig aussieht, es aber nicht ist. Auf dem Formelblatt steht „Konservierungsmischung", und alle nehmen an, das sei beschreibend genug. Für regulatorische Zwecke ist es das nicht.

Wie „anmeldebereit" tatsächlich aussieht

Sie sind bereit einzureichen, wenn:

1. Jeder Inhaltsstoff, einschließlich nebensächlicher Zusatzstoffe und Mischungsbestandteile, einen bestätigten INCI-Namen hat.
2. Jeder Inhaltsstoff eine CAS-Nummer hat oder einen dokumentierten Grund, warum er keine hat.
3. Jede Konzentration entweder eine exakte Zahl oder eine konservative Schätzung ist, die Sie bereit sind zu vertreten.
4. Sie die vollständige Liste gegen die verbotenen und beschränkten Substanzen Ihres Zielmarkts geprüft haben (in Kanada bedeutet das die Cosmetic Ingredient Hotlist).
5. Etwaige Duftstoffbestandteile gegen relevante Allergen-Offenlegungsschwellen geprüft wurden, da mehrere Märkte diese Anforderungen verschärfen.
6. Sprache und Format dem entsprechen, was Ihr Zielregulator erwartet, zweisprachige Kennzeichnung für Kanada eingeschlossen.

Diesen Schritt zu überspringen kostet mehr Zeit, als er spart

Es ist verlockend, zuerst das Meldeformular zu beginnen und fehlende Dokumente nachzujagen, sobald man auf sie stößt. In der Praxis bedeutet das meist, den Papierweg für denselben Inhaltsstoff zwei- oder dreimal separat zu beginnen statt einmal, weil Sie beim ersten Suchen nicht das Gesamtbild hatten.

Diese Art der Vorbereitung vor der Anmeldung ist genau die Lücke, die Cosmetic Comply schließen soll. Es nimmt Ihre Zutatenliste und Lieferantendokumente, ordnet jeden Inhaltsstoff seinem INCI-Namen und der CAS-Nummer zu, rechnet Mischungen automatisch in echte Prozentsätze um und kennzeichnet Lücken, wie eine fehlende CAS-Nummer oder einen ungeprüften Inhaltsstoff, bevor Sie mitten in der Anmeldung feststecken und sich fragen, was fehlt. Ein echter Compliance-Prüfer kontrolliert das Ergebnis, bevor irgendetwas eingereicht wird, sodass die obige Checkliste zu etwas wird, das das System mit Ihnen verifiziert, statt etwas, das Sie allein in einer Tabelle nachhalten.