Comment évaluer votre premier fabricant sous contrat

Confier sa formule à la chaîne de production de quelqu'un d'autre demande un acte de confiance, et la première fois qu'on le fait, il est facile de se concentrer sur le prix et les délais tout en négligeant les questions qui vous protègent vraiment. Voici ce qu'il faut demander avant de signer quoi que ce soit.

Demandez la certification GMP, pas seulement une affirmation de conformité

Les bonnes pratiques de fabrication (GMP) pour les cosmétiques reposent sur une norme réelle : ISO 22716. Un fabricant qui la suit devrait pouvoir produire un certificat réel, ou au minimum vous expliquer son système de gestion de la qualité en termes précis plutôt qu'avec une formule générale du genre « on suit les GMP ». Si un fabricant ne peut pas pointer vers un système documenté couvrant des éléments comme les registres de lots, la validation du nettoyage des équipements et l'hygiène du personnel, cela vaut la peine de s'arrêter, peu importe la qualité de son échantillon.

Des questions à poser directement :

• Votre installation est-elle certifiée ISO 22716, ou auditée selon cette norme par un tiers ?
• Puis-je voir un registre de lot caviardé d'une production passée ?
• Qui approuve un lot avant son expédition, et que couvre cette révision ?

Vérifiez qui est réellement responsable de la liste d'ingrédients

C'est la partie que les entrepreneurs débutants oublient. Un fabricant sous contrat fournit les matières premières dans de nombreux arrangements, ce qui signifie que ce sont eux qui connaissent les véritables noms INCI, numéros CAS et pourcentages exacts, pas vous. Avant de signer, clarifiez :

• Vous fourniront-ils une décomposition INCI complète avec pourcentages pour chaque lot, ou seulement une fiche de spécifications générale ?
• S'ils changent de fournisseur pour une matière première, vous en informeront-ils, et le pourcentage changera-t-il ?
• Qui est la « personne responsable » ou le déclarant officiel à des fins réglementaires, vous ou eux ?

Cette dernière question compte plus qu'il n'y paraît. Au Canada, quelqu'un doit déposer le formulaire de notification cosmétique dans les 10 jours suivant la première vente, et cette déclaration doit contenir des noms INCI et des concentrations exacts. Si votre fabricant change de fournisseur de conservateur sans vous en informer, et que vous avez déjà déposé une déclaration basée sur l'ancienne formule, vous êtes techniquement en situation de non-conformité avec une déclaration qui ne reflète plus le produit.

Demandez des références d'une marque de votre taille, pas de leur plus gros client

Un fabricant vous mettra volontiers en contact avec un client important et établi si vous demandez une référence, mais cela ne vous en dit pas long sur la façon dont il traitera une petite première commande. Demandez plutôt une référence de quelqu'un qui passe des commandes de taille comparable à la vôtre. Questions à poser à cette référence :

1. Comment ont-ils géré un problème de formule ou un lot hors spécifications ?
2. Les quantités minimales de commande étaient-elles honnêtes, ou ont-elles augmenté après la première production ?
3. Les délais réels correspondaient-ils à ce qui avait été promis ?

Exigez un véritable lot d'essai avant de vous engager en production complète

Un échantillon de paillasse et un lot à l'échelle de production peuvent se comporter différemment, surtout pour les émulsions. Demandez un petit lot pilote à l'échelle de production ou près de celle-ci avant de vous engager dans une grande première commande. Vérifiez :

• La texture, le parfum et la couleur correspondent-ils à votre échantillon approuvé ?
• Le pH se situe-t-il où il devrait, et l'ont-ils testé ?
• Le remplissage de l'emballage est-il constant, et le produit se comporte-t-il de la même façon après quelques semaines en tablette ?

Réglez le suivi documentaire avant l'expédition du premier lot

Une fois votre fabricant choisi, assurez-vous de recevoir, par lot : un certificat d'analyse, une liste d'ingrédients avec les pourcentages réels (pas seulement les quelques ingrédients actifs principaux), et toute fiche de données de sécurité pour les matières qui en nécessitent. C'est la matière première dont vous aurez de toute façon besoin pour notifier le produit, donc il vaut la peine de prendre l'habitude de la recueillir dès le premier jour plutôt que de la chercher plus tard quand une échéance de dépôt approche.

Si votre fabricant vous remet une liste d'ingrédients pauvre en pourcentages ou remplie de noms commerciaux plutôt que de noms INCI, Cosmetic Comply peut prendre ce que vous avez, le faire correspondre aux noms INCI et aux numéros CAS, décomposer tout mélange fourni par le fournisseur, et signaler tout ce qui mérite un examen plus approfondi avant que vous ne déposiez votre déclaration, ce qui vous enlève une partie de la pression d'obtenir un document parfait d'un nouveau partenaire de fabrication dès le premier essai.