Transférer un ANC lorsque la personne responsable change

Acheter une petite marque de soins de la peau vient généralement avec un tableur de UGS, une liste de fournisseurs, peut-être un compte de réseau social avec un bon nombre d'abonnés. Ce qui ne vient pas automatiquement avec, c'est un transfert propre des Avis de cosmétique derrière ces produits, et c'est la partie que les nouveaux propriétaires découvrent habituellement seulement quand quelque chose tourne mal.

L'ANC identifie une personne responsable, l'entité que Santé Canada tient responsable de la conformité de ce produit. Quand la propriété change de mains, que ce soit une acquisition, un changement de distributeur, ou même un passage d'une entreprise individuelle à une société enregistrée, la personne responsable au dossier doit changer en conséquence. Le fait que le produit ne change pas de formule ne veut pas dire que l'avis est toujours exact.

Pourquoi ce n'est pas automatique

L'avis de Santé Canada reflète qui les a informés du produit, pas qui se trouve actuellement à posséder le nom de la marque. Si vous achetez une entreprise de savon et continuez à vendre exactement les mêmes pains sous exactement le même nom, l'ANC liste toujours l'ancien propriétaire comme responsable à moins que quelqu'un ne le mette activement à jour. Cette discordance reste tranquille jusqu'à ce qu'il y ait une raison de regarder, une plainte, un rappel, une vérification, et ça devient alors un vrai problème : l'entité que Santé Canada contacterait n'est plus celle qui dirige réellement l'entreprise.

Scénarios de transfert courants

Acquisition complète de la marque. Vous achetez l'entreprise, les formules, la marque de commerce, tout. Les ANC doivent être mis à jour pour vous refléter comme la nouvelle personne responsable pour chaque produit de la gamme, pas seulement les produits phares.

Changements de distributeur. Si une entreprise différente prend en charge la distribution canadienne d'un produit fabriqué ailleurs, la désignation de la personne responsable peut changer selon la structure de votre chaîne d'approvisionnement. Ça vaut la peine de clarifier directement avec les directives de Santé Canada si votre situation est autre chose que le cas le plus simple, puisque les arrangements de distribution varient beaucoup.

Restructuration de l'entité légale. Vous vendiez comme entreprise individuelle et vous vous incorporez. Même s'il s'agit de la même personne qui dirige la même entreprise, l'entité légale a changé, et l'ANC devrait refléter l'entité qui est maintenant réellement responsable.

Arrangements de marque privée qui se terminent ou qui commencent. Si vous faisiez notifier des produits par un fabricant sous contrat sous son propre nom et que vous rapatriez ça à l'interne, ou vice versa, la personne responsable doit correspondre à qui assume réellement ce rôle réglementaire à l'avenir.

Ce qui doit réellement se passer

1. Identifiez chaque ANC lié aux produits qui changent de mains. Ça semble évident, mais les acquisitions font souvent surface des produits dont l'acheteur ignorait qu'ils avaient des avis distincts, surtout les UGS plus anciennes ou les articles saisonniers.
2. Déposez la mise à jour de la personne responsable pour chacun. C'est une modification à l'avis existant, pas un tout nouveau dépôt avec un nouveau numéro d'avis, en supposant que le produit lui-même et sa formule n'ont pas changé.
3. Confirmez que les coordonnées sont à jour pour la nouvelle personne responsable, pas seulement le nom. Un nom mis à jour avec un numéro de téléphone périmé ne résout que la moitié du problème.
4. Gardez des dossiers du transfert lui-même. Si Santé Canada ou un détaillant demande un jour pourquoi la personne responsable a changé en cours de vie de l'avis, avoir l'entente d'acquisition ou de distribution sous la main transforme ça en une conversation de cinq minutes plutôt qu'une course contre la montre.

L'erreur qui coûte le plus cher plus tard

L'erreur que je vois le plus souvent, c'est de traiter le transfert de l'ANC comme un élément « on s'en occupera plus tard » derrière les parties plus urgentes d'une acquisition, le bail, les contrats de fournisseurs, le dépôt de la marque de commerce. La paperasse réglementaire n'a rarement une échéance stricte qui la pousse vers le haut de la liste comme le fait un renouvellement de bail, alors elle dérive. Puis une année passe, l'acquisition se conclut administrativement, et les ANC sont la seule chose que personne n'a repris en main.

Si vous êtes en pleine acquisition de marque en ce moment, ça vaut la peine d'ajouter « identifier et transférer tous les ANC » comme son propre élément dans la liste de vérification de clôture, avec une personne précise qui en est responsable, plutôt que de supposer que ça sera pris en charge dans le transfert général de la paperasse.

Parce que ce genre de mise à jour est généralement une variante mineure d'un avis existant plutôt qu'un dépôt à partir de zéro, la capacité de Cosmetic Comply à dupliquer un dépôt antérieur et à ajuster seulement les détails de la personne responsable rend ces transferts considérablement moins pénibles que de ressaisir toute une liste d'ingrédients produit par produit.