Importer des cosmétiques au Canada : qui dépose le CNF

Vous avez trouvé une excellente gamme de soins de la peau fabriquée à l'étranger, vous faites entrer des conteneurs de ce produit au Canada pour le vendre, et quelque part dans ce processus, vous réalisez que personne du côté de la fabrication ne va déposer le formulaire de notification cosmétique (CNF) à votre place. Cette responsabilité incombe à celui qui vend le produit au Canada, et pour les marchandises importées, c'est habituellement vous, l'importateur, pas l'usine qui l'a fabriqué.

L'obligation suit le vendeur, pas le fabricant

L'exigence de notification cosmétique de Santé Canada est liée à celui qui vend le cosmétique pour la première fois au Canada. Peu importe que le produit ait été formulé, fabriqué et emballé entièrement à l'extérieur du pays. Si vous êtes l'entreprise qui le fait entrer et le met en rayon ou l'inscrit en ligne pour des clients canadiens, l'obligation de notification vous revient. La documentation, les données de sécurité et toute notification que le fabricant étranger a pu déposer dans son propre pays ne remplacent pas un CNF canadien.

Cela surprend les gens qui présument qu'un produit déjà légalement vendu aux États-Unis ou dans l'Union européenne a effectivement été « pré-approuvé » pour le Canada aussi. Ce n'est pas le cas. La notification canadienne est son propre dépôt, lié à la vente au Canada, peu importe quels autres marchés ont déjà accepté la même formule.

Le même délai de 10 jours, le même numéro CN

La mécanique ne change pas simplement parce que le produit a traversé une frontière pour arriver jusqu'à vous. Le CNF reste dû dans les 10 jours suivant la première vente au Canada, et vous recevez toujours un numéro de notification cosmétique une fois le dossier déposé. Ce qui change, c'est qui fait le dépôt et quelles informations cette personne doit rassembler pour le faire correctement.

En tant qu'importateur, vous avez besoin du même niveau de détail sur les ingrédients qu'un fabricant établi au pays aurait besoin : la formule complète par nom INCI avec les concentrations ou les plages, pas seulement une étiquette de produit fini qui liste les ingrédients par ordre décroissant sans pourcentages. Beaucoup de relations d'importation commencent avec seulement une étiquette de détail et une impression générale de « c'est une formule propre », ce qui n'est pas suffisant pour remplir correctement un CNF. Il vous faut le vrai détail quantitatif, ce qui signifie retourner voir votre fournisseur étranger pour sa documentation de formule, pas seulement son visuel d'emballage.

Devenir la partie responsable

Déposer le CNF en tant qu'importateur vous place effectivement dans le siège de la partie que Santé Canada contactera si une question ou une préoccupation survient au sujet du produit. Cela signifie :

• Garder la documentation de formule à jour et à portée de main, y compris toute reformulation que le fabricant étranger effectue sans nécessairement vous le signaler.
• Déposer une modification si le fabricant change la formule, même légèrement, puisque la concentration ou la liste d'ingrédients que vous avez initialement notifiée pourrait ne plus correspondre à ce qui est réellement expédié.
• Déposer un avis d'arrêt de commercialisation si vous cessez d'importer ou de vendre le produit.
• Vous assurer que l'étiquette respecte les exigences canadiennes, y compris l'exigence de bilinguisme anglais et français, ce qui n'est fréquemment pas ce que l'étiquette du marché d'exportation d'origine comporte déjà.

Ce dernier point prend au dépourvu beaucoup d'importateurs débutants. Un produit correctement étiqueté pour son marché d'origine, disons un emballage uniquement en anglais provenant d'un fournisseur américain ou britannique, n'est pas conforme pour la vente au détail canadienne tel quel. L'étiquetage bilingue est une exigence distincte du CNF lui-même, mais les deux ont tendance à se poser en même temps lorsque quelqu'un se prépare à vendre une gamme importée au Canada pour la première fois.

Garder la trace documentaire en ordre

Le risque pratique avec les gammes importées, c'est la dérive : le fabricant modifie un système de conservation ou ajuste une charge de parfum pour des raisons de coût, ne vous en informe pas nécessairement d'une façon qui semble importante, et votre CNF au dossier cesse discrètement de correspondre à ce qui est réellement dans le flacon. Prendre l'habitude de demander une fiche de formule à jour à chaque nouvelle commande, pas seulement à la première commande, est la défense la plus simple contre cela.

Si vous gérez plusieurs UGS importées et que vous voulez que le travail d'association aux ingrédients et de dépistage soit géré de façon cohérente plutôt que refait à zéro chaque fois qu'une formule change légèrement, Cosmetic Comply peut prendre la liste d'ingrédients de votre fournisseur, l'associer aux noms INCI et aux numéros CAS, la passer au crible de la liste de vigilance canadienne, et déposer le CNF une fois qu'un réviseur l'a vérifiée. Cela rend aussi le fait de dupliquer un dépôt pour une variante mineure, comme un nouveau parfum dans une base existante, considérablement moins pénible que de repartir de zéro chaque fois.