Les articles du Règlement sur les cosmétiques qui exigent un CNF

« Le CNF est-il réellement exigé, ou est-ce plutôt une bonne pratique ? » Cette question revient plus souvent qu'on ne le pense, habituellement de la part d'un fabricant qui a entendu dire de seconde main que le dépôt est facultatif, ou que les petites exploitations en sont dispensées. Ni l'un ni l'autre n'est vrai, et l'exigence n'est pas une suggestion enfouie quelque part dans un document d'orientation. Elle provient d'une véritable loi.

D'où cela provient

Les cosmétiques vendus au Canada sont réglementés en vertu de la Loi sur les aliments et drogues, le Règlement sur les cosmétiques adopté en vertu de cette loi énonçant les règles précises pour les cosmétiques, y compris l'exigence de notification. Ce n'est pas une norme volontaire de l'industrie ni une recommandation de bonne pratique d'une association. C'est une exigence réglementaire avec un fondement juridique, et vendre un cosmétique au Canada sans la respecter signifie que le produit n'est pas conforme au Règlement sur les cosmétiques, pas simplement « pas une bonne pratique ».

Ce que l'exigence dit réellement, en termes simples

Quiconque vend un cosmétique au Canada doit en aviser Santé Canada au moyen du Formulaire de notification cosmétique, soumis par l'entremise du Système de notification des cosmétiques. Quelques précisions pratiques qui valent la peine d'être exactes :

• Le dépôt est dû dans les 10 jours suivant la première vente du produit.
• Il s'agit d'une notification, pas d'une approbation préalable à la mise en marché. Santé Canada n'approuve pas le produit avant que vous le vendiez. Vous leur dites ce que vous vendez, avec quels ingrédients, à quelles concentrations.
• Vous recevez un numéro de Notification cosmétique, ou CN, une fois le dépôt accepté.
• Les ingrédients sont déclarés par nom INCI, avec une concentration ou une plage de concentration pour chacun.

Ce dernier point piège parfois les gens, parce que « notification, pas approbation » donne l'impression que c'est moins sérieux que ça ne l'est. Ce n'est pas moins sérieux. C'est un mécanisme différent, mais l'obligation de déposer, et de déposer honnêtement, porte toujours tout son poids juridique. Vendre un cosmétique sans CNF valide, ou en déposer un avec des renseignements d'ingrédients ou de concentration inexacts, est le genre de chose qui crée une véritable exposition réglementaire, pas simplement un manquement administratif.

Pourquoi « notification, pas approbation » compte pour ce dont vous êtes responsable

Puisque Santé Canada n'approuve pas au préalable votre formule, la responsabilité de s'assurer que le produit est sécuritaire et que le dépôt est exact vous incombe, à vous le vendeur, dès le départ. Aucun organisme de réglementation ne vérifie votre formule par rapport à la Hotlist avant que vous soyez autorisé à vendre. On s'attend à ce que vous l'ayez déjà fait vous-même, et le CNF est l'endroit où vous documentez que vous l'avez fait.

C'est en partie pourquoi la Liste critique des ingrédients de cosmétiques (Hotlist) compte aussi directement ici. Elle liste les substances interdites ou restreintes pour l'utilisation dans les cosmétiques, et vérifier votre formule par rapport à cette liste avant de la déposer, pas après qu'une plainte arrive, est tout le principe du système d'autonotification fonctionnant de la façon dont il a été conçu.

Les situations qui déclenchent aussi un dépôt

L'exigence du CNF ne s'arrête pas au premier dépôt pour un nouveau produit. Quelques situations qui exigent aussi une action :

Situation	Ce qui est exigé
Première vente d'un nouveau produit	CNF original dans les 10 jours suivant la première vente
Changements de formule	Une modification déposée pour refléter la nouvelle formule
Le produit est retiré de la vente	Une cessation déposée

Traiter le CNF comme une tâche ponctuelle, déposée une fois puis oubliée, passe à côté de cela. Si vous reformulez un produit pour remplacer un conservateur ou ajuster une charge de parfum, ce sont de nouveaux faits d'ingrédients et de concentration que Santé Canada n'a pas en dossier tant que vous ne les modifiez pas.

L'étiquetage bilingue accompagne cela

Séparément de la divulgation d'ingrédients du CNF, le Canada exige que les étiquettes de cosmétiques soient bilingues, en anglais et en français. C'est une exigence distincte de la notification elle-même, mais les deux ont tendance à surgir ensemble pour les fabricants qui sont nouveaux sur le marché canadien, puisque les deux sont le genre de chose facile à manquer si on a l'habitude d'un marché unilingue.

Pourquoi ce cadrage compte en pratique

Comprendre que l'exigence du CNF a un véritable fondement juridique, pas seulement bureaucratique, change la façon dont vous devriez traiter le dépôt à l'interne. Ce n'est pas une case à cocher une fois puis à oublier. C'est une obligation continue liée à votre formule réelle et à vos ventes réelles, et elle exige la même exactitude et le même entretien que vous accorderiez à tout autre dépôt légal pour votre entreprise.

Cosmetic Comply existe spécifiquement pour ce volet : faire correspondre votre liste d'ingrédients aux noms INCI et aux numéros CAS, filtrer par rapport à la Hotlist avec un indice de confiance, faire vérifier le résultat par un véritable réviseur, puis déposer le CNF et retourner un numéro de CN traçable, avec un soutien de duplication pour les variantes mineures de produits afin que les modifications ne signifient pas repartir de zéro. Si vous voulez lire le texte réglementaire réel vous-même plutôt que de prendre le résumé de quelqu'un d'autre, la Loi sur les aliments et drogues et le Règlement sur les cosmétiques sont tous deux publiés et consultables directement sur le site des lois de la justice du gouvernement du Canada.