Obtenir les documents pour un cosmétique de marque privée

La marque privée donne l'impression d'être la voie facile. Quelqu'un d'autre a formulé le baume à lèvres, quelqu'un d'autre gère les lots, vous n'avez qu'à apposer votre étiquette et vendre. Et pour le volet fabrication, c'est vrai. Mais l'obligation de notification ne se transfère pas au fabricant simplement parce qu'il a conçu la formule. Si c'est vous qui vendez sous votre marque, le dépôt vous incombe généralement encore, ce qui signifie que vous avez besoin de vrais documents d'un fournisseur qui pourrait présumer que vous n'en avez pas besoin parce que « nous gérons déjà la conformité de notre côté ».

La demande de documents qui fonctionne vraiment

Les demandes vagues obtiennent des réponses vagues. Demander « pouvez-vous m'envoyer vos infos de conformité » tend à vous procurer une fiche marketing d'une page. Demandez plutôt ces éléments précis, par leur nom :

1. La déclaration INCI complète des ingrédients, en ordre décroissant de concentration, pour le produit fini exact que vous achetez, pas une version générique de la gamme de produits.
2. La concentration ou les plages de concentration pour chaque ingrédient, particulièrement pour tout ce qui pourrait être restreint par la Liste critique, comme les conservateurs, les filtres UV ou les acides.
3. La fiche de données de sécurité, spécifiquement pour vérifier la section 3, composition et informations sur les ingrédients, par rapport à ce qu'on vous a dit verbalement.
4. La confirmation que le produit a déjà été notifié sous un numéro CN existant, et si oui, si cette notification est à leur nom ou peut être référencée par la vôtre.
5. Tout ingrédient restreint ou allergène déjà connu et signalé de leur côté, puisqu'un fournisseur vendant déjà au Canada devrait avoir déjà fait au moins une partie de cette réflexion.

Pourquoi « nous sommes déjà conformes » n'équivaut pas à votre propre conformité

Un fabricant de marque privée détient souvent sa propre paperasse de conformité, car il vend la même formule à plusieurs marques. Mais sa notification, si elle existe, décrit son entreprise en tant que vendeur, pas la vôtre. Quand vous apposez le nom de votre marque sur ce pot et le vendez comme votre produit, l'obligation de notifier suit généralement l'entité qui met effectivement le produit sur le marché sous son étiquette, c'est-à-dire vous. Se fier à « le fabricant a déjà déposé ceci » sans confirmer comment ce dépôt est structuré est une hypothèse courante et risquée.

Demandez directement : leur notification existante couvre-t-elle les revendeurs sous ententes de marque privée, ou chaque marque privée a-t-elle besoin de son propre numéro CN? Différents fabricants gèrent cela différemment, et certains ne connaissent honnêtement pas eux-mêmes la réponse tant qu'on ne leur pose pas la question.

Le piège des noms commerciaux dans la paperasse de marque privée

Les fournisseurs de marque privée, particulièrement les petits fabricants à contrat, remettent parfois une documentation pleine de noms commerciaux et de noms de mélanges plutôt que de noms INCI. « Notre complexe hydratant signature » n'est pas quelque chose que vous pouvez déposer. Insistez et demandez spécifiquement la correspondance INCI derrière tout nom de mélange à consonance exclusive. S'ils hésitent à la partager parce qu'elle est « exclusive », vous pouvez généralement obtenir un compromis : ils pourraient être disposés à la divulguer à un réviseur réglementaire ou à un service de dépôt sous confidentialité plutôt qu'à vous directement, puisque de nombreux fabricants sont plus à l'aise de partager les détails de formule avec un tiers gérant le dépôt qu'en les envoyant directement dans votre boîte de réception.

Que faire si le fournisseur traîne les pieds

Si un fournisseur ne peut pas ou ne veut pas produire une FDS, une véritable ventilation INCI, ou de la clarté sur le statut de notification, cela vaut la peine d'être sérieusement pesé avant d'engager des dollars d'inventaire. Ce n'est pas nécessairement un signe qu'ils font quelque chose de mal, certains petits fabricants à contrat sont réellement désorganisés côté paperasse même quand leurs pratiques de formulation réelles sont correctes, mais cela signifie que le fardeau de conformité et le risque reposent davantage sur vous jusqu'à ce que vous obteniez une vraie documentation en main.

Une demande raisonnable, si vous êtes tôt dans une relation avec un nouveau partenaire de marque privée, est d'inclure la livraison des documents dans l'entente d'achat elle-même. Déclaration complète des ingrédients et FDS livrées avant ou en même temps que la première expédition, pas « on vous enverra ça éventuellement ».

Déposer une fois que vous avez ce qu'il faut

Une fois que la liste INCI, les concentrations et tout signalement pertinent à la Liste critique sont en main, déposer un produit de marque privée n'est pas fonctionnellement différent de déposer quelque chose que vous avez formulé vous-même. La notification, les plages de concentration et l'étiquette doivent tous encore refléter la vraie liste d'ingrédients du produit exact dans le pot exact que vous vendez, peu importe qui l'a mélangé.

C'est l'une des situations que Cosmetic Comply gère particulièrement bien, puisque les fabricants commencent souvent avec une déclaration d'ingrédients de fournisseur plus désordonnée qu'ils ne le souhaiteraient, pleine de noms commerciaux et de pourcentages arrondis, et le travail de l'outil consiste précisément à traduire cela en noms INCI et numéros CAS propres, à vérifier par rapport à la Liste critique, et à le soumettre à un réviseur humain avant que quoi que ce soit soit déposé sous votre nom.