Dokumente für ein Private-Label-Kosmetikprodukt beschaffen

Private Label fühlt sich an, als sollte es der einfache Weg sein. Jemand anderes hat den Lippenbalsam formuliert, jemand anderes fährt die Chargen, Sie kleben nur Ihr Etikett drauf und verkaufen. Und für die Herstellungsseite stimmt das. Aber die Meldepflicht geht nicht einfach auf den Hersteller über, nur weil er die Formel entwickelt hat. Wenn Sie es sind, der unter der eigenen Marke verkauft, liegt die Anmeldung in der Regel weiterhin bei Ihnen, und das bedeutet, Sie brauchen echte Dokumente von einem Lieferanten, der vielleicht annimmt, Sie bräuchten sie nicht, weil "wir kümmern uns auf unserer Seite bereits um die Compliance".

Die Dokumentenanfrage, die tatsächlich funktioniert

Vage Anfragen bekommen vage Antworten. Wer fragt "können Sie mir Ihre Compliance-Infos schicken", bekommt meist ein Marketing-Einseiter zurück. Fordern Sie stattdessen diese konkreten Dinge namentlich an:

1. Vollständige INCI-Inhaltsstoffdeklaration, in absteigender Konzentrationsreihenfolge, für genau das Fertigprodukt, das Sie kaufen, nicht für eine generische Version der Produktlinie.
2. Konzentration oder Konzentrationsbereiche für jeden Inhaltsstoff, insbesondere für alles, was Hotlist-eingeschränkt sein könnte, wie Konservierungsmittel, UV-Filter oder Säuren.
3. Das Sicherheitsdatenblatt, insbesondere damit Sie Abschnitt 3, Zusammensetzung und Angaben zu Bestandteilen, mit dem abgleichen können, was Ihnen mündlich mitgeteilt wurde.
4. Bestätigung, ob das Produkt bereits unter einer bestehenden CN-Nummer gemeldet wurde, und falls ja, ob diese Meldung auf den Namen des Lieferanten läuft oder von Ihnen referenziert werden kann.
5. Bereits bekannte eingeschränkte Inhaltsstoffe oder Allergene, die auf Lieferantenseite schon markiert wurden, denn ein Lieferant, der bereits nach Kanada verkauft, sollte zumindest einen Teil dieser Überlegungen schon angestellt haben.

Warum "wir sind bereits konform" nicht dasselbe ist wie Ihre eigene Konformität

Ein Private-Label-Hersteller hält oft seine eigenen Compliance-Unterlagen bereit, weil er dieselbe Formel an mehrere Marken verkauft. Aber seine Meldung, sofern es eine gibt, beschreibt sein eigenes Unternehmen als Verkäufer, nicht Ihres. Wenn Sie Ihren Markennamen auf das Gefäß setzen und es als Ihr Produkt verkaufen, folgt die Meldepflicht in der Regel der Einheit, die das Produkt tatsächlich unter ihrem Etikett auf den Markt bringt, und das sind Sie. Sich auf "der Hersteller hat das schon gemeldet" zu verlassen, ohne zu klären, wie diese Meldung strukturiert ist, ist eine verbreitete und riskante Annahme.

Fragen Sie direkt: Deckt die bestehende Meldung des Herstellers Wiederverkäufer unter Private-Label-Vereinbarungen ab, oder braucht jede Private-Label-Marke ihre eigene CN-Nummer? Verschiedene Hersteller handhaben das unterschiedlich, und manche wissen die Antwort selbst nicht, bis man sie fragt.

Die Falle mit Handelsnamen in Private-Label-Unterlagen

Private-Label-Lieferanten, besonders kleinere Lohnhersteller, übergeben manchmal Dokumentationen voller Handelsnamen und Mischungsbezeichnungen statt INCI. "Unser signature Feuchtigkeitskomplex" ist nichts, das Sie anmelden können. Bestehen Sie darauf und fragen Sie gezielt nach der INCI-Zuordnung hinter jedem proprietär klingenden Mischungsnamen. Wenn der Lieferant zögert, das offenzulegen, weil es "geschützt" sei, lässt sich meist ein Kompromiss finden: Er ist möglicherweise bereit, es einem Regulierungsprüfer oder Anmeldedienst unter Vertraulichkeit offenzulegen, statt es direkt an Sie zu geben, da viele Hersteller sich wohler dabei fühlen, Rezepturdetails mit einem Dritten zu teilen, der die Anmeldung übernimmt, als sie direkt in Ihr Postfach zu schicken.

Was tun, wenn der Lieferant blockiert

Kann oder will ein Lieferant kein SDS, keine echte INCI-Aufschlüsselung oder keine Klarheit zum Meldestatus liefern, sollten Sie das ernsthaft abwägen, bevor Sie Geld in Lagerbestand investieren. Das muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass er etwas falsch macht, manche kleineren Lohnhersteller sind bei der Papierarbeit tatsächlich unorganisiert, selbst wenn ihre eigentliche Rezepturpraxis in Ordnung ist, aber es bedeutet, dass die Compliance-Last und das Risiko stärker bei Ihnen liegen, bis Sie echte Dokumentation in der Hand haben.

Ein vernünftiger Ansatz, wenn Sie noch am Anfang einer Beziehung mit einem neuen Private-Label-Partner stehen, ist es, die Dokumentenlieferung selbst zum Bestandteil des Kaufvertrags zu machen. Vollständige Inhaltsstoffdeklaration und SDS vor oder zusammen mit der ersten Lieferung, nicht "das schicken wir Ihnen irgendwann".

Anmelden, sobald Sie alles Nötige haben

Sobald die INCI-Liste, die Konzentrationen und alle Hotlist-relevanten Markierungen vorliegen, unterscheidet sich die Anmeldung eines Private-Label-Produkts funktional nicht von der Anmeldung von etwas, das Sie selbst formuliert haben. Die Meldung, die Konzentrationsbereiche und das Etikett müssen alle die tatsächliche Inhaltsstoffliste des genauen Produkts im genauen Gefäß widerspiegeln, das Sie verkaufen, egal wer es gemischt hat.

Das ist eine der Situationen, mit denen Cosmetic Comply besonders gut umgeht, da Hersteller oft mit einer Inhaltsstoffangabe des Lieferanten starten, die unordentlicher ist, als sie es gerne hätten, voller Handelsnamen und gerundeter Prozentsätze. Und genau darin liegt die Aufgabe des Tools: das in saubere INCI-Namen und CAS-Nummern zu übersetzen, es gegen die Hotlist zu prüfen und es einem menschlichen Prüfer vorzulegen, bevor irgendetwas unter Ihrem Namen angemeldet wird.