Importer des matières premières pour votre gamme cosmétique

La première fois que vous importez une matière première pour une gamme cosmétique, vous découvrez rapidement à quel point la paperasse repose sur vous, pas sur le fournisseur. Les douanes ne se soucient pas de votre liste INCI. Votre régulateur, lui, s'en soucie absolument. Voici ce qu'il faut organiser avant que ce premier envoi arrive.

Vérifier le fournisseur avant de vous engager

Une source d'ingrédient bon marché à l'étranger peut sembler identique en prix à trois autres et rester tout de même le mauvais choix, parce que ce que vous achetez réellement, c'est autant la qualité de la documentation que la matière elle-même. Avant de passer une commande, demandez :

• Une fiche de données de sécurité à jour, et vérifiez que la section 3 nomme clairement la substance avec un numéro CAS, ou explique pourquoi il n'y en a pas (certains extraits botaniques n'en ont réellement aucun).
• Un certificat d'analyse pour le lot précis ou un lot représentatif, montrant la pureté et toute spécification pertinente.
• La confirmation par écrit du nom INCI, pas seulement le nom commercial que le fournisseur donne au produit.
• Le pays d'origine et toute documentation d'exportation pertinente qu'il a l'habitude de produire spécifiquement pour des acheteurs cosmétiques, pas seulement industriels.

Un fournisseur qui hésite ou qui ne peut pas produire ces documents sur demande vous révèle quelque chose d'important avant même que vous ayez dépensé quoi que ce soit.

Nom commercial contre INCI, encore une fois

Cela vaut la peine d'être répété parce que cela cause de véritables problèmes à l'importation : peu importe le nom donné au produit sur la facture ou l'étiquette d'emballage du fournisseur, il s'agit très probablement d'un nom commercial, pas du nom INCI. Les noms commerciaux n'apparaissent jamais sur une déclaration cosmétique. Vous devez faire correspondre le véritable terme INCI avant que l'ingrédient n'approche votre documentation de formule, et certainement avant qu'il ne figure sur une DNC ou toute autre déclaration réglementaire.

Si le fournisseur ne peut pas vous donner le nom INCI directement, vérifiez la FDS, vérifiez toute fiche technique, ou demandez précisément à son contact technique ou réglementaire. Ne devinez pas à partir d'un nom de produit qui sonne comme un ingrédient. « HydraSoft Complex » ne vous dit rien de ce qui se trouve réellement dans le pot.

La décomposition de concentration et de mélange ne s'arrête pas à la frontière

Si vous importez un mélange spécialisé, un système conservateur, un complexe émulsifiant, un mélange d'extraits botaniques, la même règle s'applique que pour tout mélange d'origine nationale : vous avez besoin du pourcentage réel de chaque composant dans le mélange, afin de pouvoir le multiplier par votre taux d'utilisation pour obtenir la véritable concentration dans votre produit fini. L'importation ne simplifie pas cette étape. Au contraire, la qualité de la documentation varie davantage avec les fournisseurs internationaux, alors prévoyez du temps supplémentaire pour obtenir une décomposition de composition adéquate si le premier document reçu est mince.

Une liste de vérification de base pour la documentation d'importation

Document	Ce qu'il devrait vous indiquer
Fiche de données de sécurité	Nom INCI ou chimique, numéro CAS, tableau de composition, information sur les dangers
Certificat d'analyse	Pureté, spécifications, identification du lot
Fiche technique	Nom INCI, taux d'utilisation recommandés, composition du mélange le cas échéant
Facture commerciale / liste de colisage	Quantité, nom commercial, pays d'origine
Tout permis d'importation ou d'exportation requis pour la substance ou la paire de pays précise	Autorisation légale de déplacer la matière à travers la frontière

Conservez chacun de ces documents au dossier, organisés par ingrédient et par lot dans la mesure du possible. Si une question sur une formule se pose plus tard, c'est cette trace écrite qui y répond.

Ce qui change selon l'endroit où vous vendez

Si vous formulez pour le marché canadien, une fois vos ingrédients importés intégrés à la formule, ils passent par le même processus que tout ingrédient national : noms INCI avec concentrations sur le Formulaire de déclaration de cosmétique, vérifiés par rapport à la Liste critique des ingrédients de cosmétiques, déclarés dans les 10 jours suivant la première vente. L'étape d'importation ne crée pas d'exigence de déclaration distincte, mais elle signifie que vous avez besoin de données INCI et de concentration propres avant de pouvoir déclarer avec exactitude, et ces données doivent provenir de la documentation du fournisseur puisque la paperasse douanière seule ne les contiendra pas.

Si vous lorgnez aussi les marchés de l'UE, des États-Unis ou de l'Australie à plus long terme, gardez en tête que chacun a sa propre liste de substances restreintes et son propre processus de déclaration, le CPNP de l'UE, l'enregistrement d'installation et l'inscription MoCRA des États-Unis, le système d'inventaire AICIS de l'Australie. Un ingrédient autorisé sur un marché n'est pas automatiquement autorisé sur un autre, alors ne présumez pas que l'affirmation d'un fournisseur selon laquelle quelque chose est « conforme mondialement » signifie qu'elle a été vérifiée précisément par rapport à chaque liste qui vous concerne.

Ne négligez pas les petits éléments

Il est facile de concentrer l'effort de vérification sur votre principal ingrédient actif et de laisser passer un petit composant importé mineur, un colorant, un extrait à faible pourcentage, une huile de support, parce que cela semble peu risqué. Les ingrédients mineurs ont quand même besoin de noms INCI, sont quand même vérifiés par rapport aux listes restreintes, et nécessitent quand même une documentation au dossier. Un produit à cinq ingrédients avec un import non documenté reste un produit à cinq ingrédients avec une lacune.

Une fois que vos ingrédients importés sont associés à l'INCI et au CAS avec des concentrations réelles établies, Cosmetic Comply peut prendre cette liste, décomposer tout mélange, et tout vérifier par rapport à la Liste critique du Canada avant le dépôt, de sorte que le travail de documentation effectué à l'étape d'importation se poursuit directement jusqu'à votre déclaration plutôt que d'être refait à partir de zéro.