为你的化妆品产品线进口原材料

第一次为化妆品产品线进口原材料时,你会很快发现,有多少文件工作是落在你自己身上的,而不是供应商身上。海关不关心你的INCI清单,但你的监管机构绝对关心。以下是第一批货到货之前,你需要备齐的内容。

下单前审核供应商

海外一个便宜的成分来源,价格上可能和另外三家一模一样,但仍然是错误的选择,因为你真正购买的,和材料本身一样重要的,是文件质量。下单之前,要索取:

• 一份最新的安全数据表,并检查第3部分是否清楚地写明了物质名称和CAS号,或者解释了为什么没有(有些植物提取物确实没有CAS号)。
• 针对具体批次或一个代表性批次的分析证书,显示纯度和相关规格。
• 书面确认的INCI名称,而不只是供应商对这个产品的商品名。
• 原产国,以及他们专门针对化妆品买家(而不只是工业买家)习惯提供的相关出口文件。

一个在这些要求面前犹豫不决,或者拿不出这些文件的供应商,其实已经在你花一分钱之前,告诉了你一件重要的事。

商品名与INCI,再说一遍

这一点值得再强调一次,因为它在进口环节会造成实际问题:供应商发票或包装标签上写的产品名称,很可能是商品名,而不是INCI名称。商品名永远不会出现在化妆品申报中。你需要在这个成分接近你的配方文件之前,尤其是在它进入CNF或其他任何监管申报之前,把它对应到真正的INCI术语。

如果供应商无法直接告诉你INCI名称,查一下SDS,查一下任何技术数据表,或者直接问他们的技术或监管联系人。不要根据一个听起来像成分的产品名去猜测。"HydraSoft Complex"这个名字完全无法告诉你罐子里到底装了什么。

浓度和复配拆分,不会因为过了国境线就不用做

如果你进口的是一款特殊复配产品,比如防腐剂体系、乳化剂复合物、植物提取物复配,适用的规则和任何国内采购的复配产品一样:你需要每个组分在复配产品中的真实占比,这样才能乘以你的使用量,得出成品中的真实浓度。进口并不会简化这一步。如果说有什么不同,那就是国际供应商的文件质量参差不齐更明显,所以如果你拿到的第一份文件内容单薄,要多留出时间去追要一份完整的成分构成说明。

一份基础的进口文件清单

文件	应该告诉你什么
安全数据表	INCI或化学名称、CAS号、成分表、危险性信息
分析证书	纯度、规格、批次标识
技术数据表	INCI名称、推荐使用量、复配成分构成(如适用)
商业发票/装箱单	数量、商品名、原产国
特定物质或国家对应所需的任何出口/进口许可	材料跨境运输的合法许可

把每一份文件都存档,尽可能按成分和按批次分类整理。如果以后出现任何配方问题,这就是能回答问题的文件链。

根据销售地不同,情况会有什么变化

如果你是为加拿大市场配方,一旦你进口的成分进入配方,它们就会和任何国内成分一样,走同样的流程:在化妆品申报表上填写带浓度的INCI名称,对照化妆品成分热点清单核查,在首次销售后10天内提交。进口这一步本身不会产生额外的申报要求,但确实意味着你需要在准确申报之前,先拿到干净的INCI和浓度数据,而这些数据必须来自供应商的文件,因为单靠海关文件是拿不到的。

如果你同时也在考虑欧盟、美国或澳大利亚市场,记住每个市场都有自己的限制物质清单和自己的申报流程,欧盟的CPNP、美国MoCRA的工厂注册和产品登记、澳大利亚的AICIS库存系统。一种成分在某个市场获准使用,并不代表它在另一个市场也自动获准,所以不要以为供应商声称某种成分"全球合规",就意味着它已经针对你关心的每一份清单都做过具体核查。

别忽略小成分

很容易把审核精力都集中在主要活性成分上,而对一个进口的次要成分,一种色素、一种小比例的提取物、一种基础油,轻轻放过,因为感觉风险不大。次要成分同样需要INCI名称,同样要对照限制清单核查,同样需要归档文件。一款五种成分的产品,如果其中一种进口成分没有文件记录,仍然是一个存在缺口的五成分产品。

一旦你的进口成分已经映射到INCI和CAS,并算出了真实浓度,Cosmetic Comply就可以接手这份清单,展开任何复配产品,并在申报之前对照加拿大的热点清单筛查全部内容,这样你在进口阶段做的文件工作,能直接延续到申报环节,而不用从头再做一遍。