Rohstoffe für deine Kosmetiklinie importieren

Beim ersten Import eines Rohstoffs für eine Kosmetiklinie merkst du schnell, wie viel vom Papierkram bei dir liegt, nicht beim Lieferanten. Dem Zoll ist deine INCI-Liste egal. Deiner Regulierungsbehörde absolut nicht. Hier ist, was du bereithalten solltest, bevor diese erste Lieferung ankommt.

Den Lieferanten prüfen, bevor du dich verpflichtest

Eine billige Bezugsquelle für Inhaltsstoffe im Ausland kann preislich identisch mit drei anderen aussehen und trotzdem die falsche Wahl sein, denn was du wirklich kaufst, ist genauso die Qualität der Dokumentation wie das Material selbst. Bevor du bestellst, verlange:

• Ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt, und prüfe, dass Abschnitt 3 die Substanz tatsächlich klar mit einer CAS-Nummer benennt oder erklärt, warum keine verfügbar ist (manche pflanzlichen Extrakte haben tatsächlich keine).
• Ein Analysenzertifikat für die konkrete Charge oder eine repräsentative, das Reinheit und relevante Spezifikationen zeigt.
• Eine schriftliche Bestätigung des INCI-Namens, nicht nur den Handelsnamen des Lieferanten für das Produkt.
• Herkunftsland und jegliche relevante Exportdokumentation, die sie üblicherweise speziell für Kosmetikkäufer erstellen, nicht nur für industrielle Abnehmer.

Ein Lieferant, der zögert oder diese Unterlagen auf Anfrage nicht liefern kann, sagt dir etwas Wichtiges, bevor du auch nur einen Cent ausgegeben hast.

Handelsname versus INCI, noch einmal

Das ist es wert, wiederholt zu werden, weil es beim Import echte Probleme verursacht: Wie auch immer das Produkt auf der Rechnung oder dem Packzettel des Lieferanten heißt, es handelt sich sehr wahrscheinlich um einen Handelsnamen, nicht den INCI-Namen. Handelsnamen tauchen nie in einer kosmetischen Meldung auf. Du brauchst den tatsächlichen INCI-Begriff zugeordnet, bevor der Inhaltsstoff überhaupt in die Nähe deiner Rezepturdokumentation kommt, und definitiv bevor er auf eine CNF oder eine andere regulatorische Meldung gelangt.

Wenn der Lieferant dir den INCI-Namen nicht direkt nennen kann, prüfe das SDS, prüfe ein etwaiges technisches Datenblatt, oder frag gezielt den technischen oder regulatorischen Ansprechpartner. Rate nicht anhand eines Produktnamens, der wie ein Inhaltsstoff klingt. „HydraSoft Complex" sagt dir nichts darüber, was tatsächlich im Tiegel ist.

Konzentration und Mischungsaufschlüsselung enden nicht an der Grenze

Wenn du eine spezielle Mischung importierst, ein Konservierungssystem, einen Emulgatorkomplex, eine pflanzliche Extraktmischung, gilt dieselbe Regel wie bei jeder im Inland bezogenen Mischung: Du brauchst den tatsächlichen Prozentsatz jeder Komponente in der Mischung, damit du ihn mit deinem Einsatzniveau durchmultiplizieren kannst, um die wahre Konzentration in deinem fertigen Produkt zu erhalten. Der Import vereinfacht diesen Schritt nicht. Wenn überhaupt, schwankt die Dokumentationsqualität bei internationalen Lieferanten stärker, also plane zusätzliche Zeit ein, um eine ordentliche Zusammensetzungsaufschlüsselung nachzufordern, falls das erste Dokument, das du bekommst, dürftig ist.

Eine grundlegende Checkliste für Importdokumente

Bewahre jedes dieser Dokumente auf, organisiert nach Inhaltsstoff und, wo möglich, nach Charge oder Los. Kommt später jemals eine Frage zur Rezeptur auf, ist das die Nachweiskette, die sie beantwortet.

Was sich je nach Verkaufsmarkt ändert

Wenn du für den kanadischen Markt formulierst, durchlaufen deine importierten Inhaltsstoffe, sobald sie in der Rezeptur sind, denselben Prozess wie jeder inländische Inhaltsstoff: INCI-Namen mit Konzentrationen auf der Cosmetic Notification Form, geprüft gegen die Cosmetic Ingredient Hotlist, gemeldet innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf. Der Importschritt erzeugt keine gesonderte Meldepflicht, aber er bedeutet, dass du saubere INCI- und Konzentrationsdaten brauchst, bevor du korrekt melden kannst, und diese Daten müssen aus der Dokumentation des Lieferanten stammen, da die Zollunterlagen allein sie nicht enthalten.

Wenn du langfristig auch die EU-, US- oder australischen Märkte im Blick hast, denk daran, dass jeder seine eigene Liste beschränkter Substanzen und sein eigenes Meldeverfahren hat, die CPNP der EU, die MoCRA-Betriebsregistrierung und -Listung der USA, das AICIS-Inventarsystem Australiens. Ein Inhaltsstoff, der für einen Markt freigegeben ist, ist nicht automatisch auch für einen anderen freigegeben, also geh nicht davon aus, dass die Aussage eines Lieferanten, etwas sei „global konform", bedeutet, dass es gezielt gegen jede Liste geprüft wurde, die dich interessiert.

Überspring nicht die Kleinigkeiten

Es ist leicht, den Prüfaufwand auf deinen wichtigsten Wirkstoff zu konzentrieren und eine kleinere importierte Komponente einfach durchzuwinken, einen Farbstoff, einen gering dosierten Extrakt, ein Trägeröl, weil es sich risikoarm anfühlt. Auch kleinere Inhaltsstoffe brauchen INCI-Namen, werden trotzdem gegen Beschränkungslisten geprüft und brauchen trotzdem hinterlegte Dokumentation. Ein Produkt mit fünf Inhaltsstoffen und einem undokumentierten Import ist immer noch ein Produkt mit fünf Inhaltsstoffen und einer Lücke.

Sobald deine importierten Inhaltsstoffe INCI und CAS zugeordnet sind und die tatsächlichen Konzentrationen feststehen, kann Cosmetic Comply diese Liste übernehmen, etwaige Mischungen erweitern und alles vor der Meldung gegen Kanadas Hotlist prüfen, sodass die Dokumentationsarbeit, die du beim Import geleistet hast, direkt in deine Meldung übergeht, statt von Grund auf neu gemacht zu werden.