Déposer un ANC ne veut pas dire que Santé Canada vous a approuvé

Une fabricante m'a écrit le mois dernier, toute fière, avec une capture d'écran de son numéro d'Avis de cosmétique et ces mots : « on est officiels maintenant, Santé Canada a approuvé notre gamme. » J'ai détesté devoir la corriger. Le numéro est bien réel. L'approbation, elle, ne l'est pas, parce qu'il n'y en a jamais eu à donner.

Voici ce qui trompe le plus de monde : l'ANC (Avis de cosmétique) est un système de notification, pas un système d'approbation. Vous informez Santé Canada de ce que vous vendez, le ministère l'enregistre, et vous recevez en retour un numéro d'avis de cosmétique. Personne au ministère n'a examiné votre formule pour en évaluer l'innocuité avant que ce numéro n'atterrisse dans votre boîte de réception. Personne n'a vérifié si votre mélange de parfum respecte les seuils d'allergènes. Personne n'a confirmé que votre système de conservation conserve réellement quoi que ce soit.

Ce que le numéro d'avis confirme réellement

Le numéro d'avis confirme exactement une chose : que vous avez informé Santé Canada que vous vendez un produit cosmétique, avec la liste d'ingrédients que vous avez déclarée, avant l'échéance (dans les 10 jours suivant la première vente). C'est toute la transaction. Comparez cela à une présentation de drogue, où un examinateur évalue les preuves avant que vous ayez le droit de vendre quoi que ce soit. Les cosmétiques au Canada fonctionnent à l'inverse : vous vendez d'abord, vous déclarez peu après, et le fardeau de conformité pour bien faire les choses repose entièrement sur vous.

C'est important parce que la responsabilité n'a jamais quitté votre bureau. Vous êtes toujours responsable :

• De vous assurer que chaque ingrédient est légal à la concentration que vous utilisez, selon la Liste critique des ingrédients de cosmétiques
• D'inscrire correctement les noms INCI et les concentrations sur l'ANC lui-même
• D'un étiquetage bilingue qui correspond à ce que vous avez déclaré
• De mettre à jour l'avis si la formule change (une modification) ou si le produit est retiré

Santé Canada peut vérifier, et vérifie effectivement, les avis après coup. Si un agent de conformité examine votre dossier et trouve un ingrédient interdit, ou une concentration qui ne correspond pas à votre étiquette, le numéro d'avis ne vous protège pas. C'est plutôt une preuve que vous avez déclaré ce que vous faisiez, ce qui joue contre vous si ce que vous avez déclaré s'avère erroné.

Pourquoi cette confusion est si répandue

Je pense qu'une partie du problème vient du mot « avis » lui-même, qui ne sonne pas assez officiel, alors les gens l'arrondissent en « approbation » dans la conversation. Une autre partie vient du fait que d'autres juridictions brouillent aussi la ligne. Dans l'Union européenne, on notifie par le CPNP et on conserve un dossier d'information sur le produit avec une évaluation de sécurité signée, ce qui ressemble davantage à un examen puisqu'un évaluateur qualifié doit signer quelque chose. L'ANC canadien n'a aucune exigence équivalente de signature intégrée à l'étape du dépôt. Vous affirmez la conformité, vous ne la prouvez pas à un examinateur.

Ce que « notification, pas approbation » veut dire en pratique

Ce qui réduit réellement votre risque

Puisque personne ne vérifie votre formule avant que vous ne vendiez, le vrai travail de sécurité se fait avant le dépôt, pas après. Cela signifie faire correspondre chaque ingrédient à son nom INCI et à son numéro CAS exacts, vérifier chacun par rapport à la Liste critique pour des interdictions ou des limites de concentration, et faire examiner le résultat par une personne ayant un véritable jugement réglementaire avant que le produit ne sorte de vos mains. Cela signifie aussi garder vos propres dossiers en ordre : quel mélange de fournisseur a contribué quel pourcentage de quel allergène, quels sont vos seuils pour un produit rincé versus un produit qui reste sur la peau, et à quand remonte votre dernière modification déposée.

C'est exactement l'écart que Cosmetic Comply a été conçu pour combler pour les fabricants qui n'ont pas de responsable réglementaire à l'interne. L'outil fait correspondre votre liste d'ingrédients aux noms INCI et aux numéros CAS, vérifie chaque ingrédient par rapport aux listes canadiennes d'ingrédients interdits et restreints avec un indice de confiance, fait examiner le résultat par un véritable réviseur de conformité, puis dépose l'avis pour vous et vous remet le numéro traçable. Le numéro en soi n'est toujours qu'un avis. Mais le travail derrière est ce qui vous protège réellement si jamais quelqu'un examine les choses de près, et cette partie mérite d'être prise au sérieux même si la paperasse ressemble à une formalité.

Si vous débutez, ça vaut la peine de lire une fois, lentement, les instructions de l'ANC sur le site même de Santé Canada, juste pour bien ancrer la distinction entre notification et approbation avant de devoir l'expliquer à une cliente.