Gérer les documents lorsqu'un ingrédient a deux fournisseurs

Vous commencez avec un seul fournisseur de beurre de karité, tout est cohérent, une SDS, une fiche technique, la vie est simple. Puis votre fournisseur principal a un problème de stock, vous vous approvisionnez en lot de secours auprès d'un deuxième fournisseur pour maintenir la production, et soudainement vous avez deux SDS pour « le même ingrédient » qui ne concordent pas tout à fait entre elles. Cela arrive à presque tous les fabricants qui prennent de l'expansion au-delà de leur première année, et il vaut mieux avoir un système en place avant que cela n'arrive plutôt que de s'organiser dans la précipitation le moment venu.

Pourquoi deux fournisseurs signifient rarement des documents identiques

Même pour un ingrédient INCI réellement identique, différents fournisseurs peuvent présenter de véritables différences en matière de :

• Pureté et grade. Le Kaolin d'un fournisseur peut être de grade cosmétique avec des spécifications de granulométrie plus strictes, celui d'un autre peut être un grade industriel plus large qui se trouve aussi être vendu pour un usage cosmétique.
• Composition à l'état de trace. Les ingrédients naturels en particulier, extraits botaniques, argiles, huiles végétales, peuvent présenter des variations d'un lot à l'autre et d'un fournisseur à l'autre dans leurs composants mineurs.
• Numéro CAS indiqué. Certains ingrédients ont légitimement plus d'un numéro CAS valide selon la forme, et différents fournisseurs citent parfois des numéros différents dans leur documentation même pour ce qui est fonctionnellement la même matière.
• Divulgations d'allergènes ou de contaminants à l'état de trace. La SDS d'un fournisseur peut signaler un composant allergène précis que la documentation de votre autre fournisseur ne mentionne pas du tout, non pas parce que l'un des deux a tort, mais parce que leur approvisionnement diffère réellement.

Rien de tout cela ne signifie qu'un fournisseur a raison et l'autre tort. Cela signifie que vous n'avez pas affaire à un seul ingrédient interchangeable, vous avez affaire à deux matières premières apparentées mais distinctes qui correspondent toutes deux au même nom INCI.

Une structure de dépôt pratique

La façon la plus nette de gérer cela est d'arrêter de traiter le « beurre de karité » comme un seul ingrédient dans vos dossiers internes et de commencer à le traiter comme « beurre de karité du fournisseur A » et « beurre de karité du fournisseur B », deux matières premières suivies séparément, même si elles se fondront habituellement en une seule ligne INCI au moment du dépôt réel.

Les garder séparés en interne signifie que vos dossiers de lots (qui devraient déjà suivre les numéros de lot par matière première) peuvent vous dire précisément la matière de quel fournisseur est entrée dans quel lot fini, ce qui compte énormément si un fournisseur émet un jour un rappel ou une plainte sur la qualité et que vous devez savoir si cela touche votre produit de quelque façon que ce soit.

Quand il est temps de concilier, pas seulement de suivre

Si les matières des deux fournisseurs correspondent réellement au même nom INCI et qu'aucune ne porte un signalement distinctif d'allergène ou de substance restreinte que l'autre ne porte pas, votre dépôt cosmétique réel peut habituellement les traiter comme une seule ligne d'ingrédient, puisque la déclaration porte sur la composition au niveau INCI de votre produit fini, pas sur votre arrangement d'approvisionnement.

Mais si la documentation des deux fournisseurs se contredit sur quelque chose qui compte réellement, une fourchette de concentration, la présence d'un allergène, un numéro CAS différent qui s'avère ne pas être une forme équivalente, cela vaut la peine de résoudre la question avant de déposer, pas après. Un appel ou un courriel rapide au contact technique de chaque fournisseur, en leur demandant de confirmer le point précis de désaccord, suffit habituellement à régler la question.

Quelques habitudes qui empêchent cela de devenir un fouillis

1. Ne présumez jamais que les SDS de deux fournisseurs pour « le même » ingrédient sont interchangeables sans au moins une comparaison rapide de la section 3.
2. Conservez les deux SDS au dossier de façon permanente, même après les avoir conciliées, puisque vous pourriez devoir démontrer quel document appuyait quel lot.
3. Notez dans vos dossiers de lots le lot de quel fournisseur est entré dans chaque cycle de production, pas seulement le nom de l'ingrédient.
4. Revisitez cette question chaque fois que vous ajoutez un nouveau fournisseur de secours ou de rechange, puisque le travail de conciliation coûte le moins cher la première fois qu'on le fait, avant d'avoir fabriqué des dizaines de lots en présumant que les deux étaient identiques.

C'est exactement le genre de travail documentaire en coulisses qui détermine la fluidité d'un dépôt. La correspondance d'ingrédients de Cosmetic Comply gère la correspondance INCI et CAS pour quelle que soit la documentation de fournisseur que vous lui fournissez, et signale tout ce qui semble incohérent ou peu clair avec un indice de confiance, afin qu'un décalage entre les documents de deux fournisseurs soit repéré par un réviseur avant de devenir un problème sur la déclaration elle-même.