Dokumente verwalten, wenn ein Inhaltsstoff zwei Lieferanten hat

Sie beginnen mit einem Lieferanten für Sheabutter, alles ist konsistent, ein SDB, ein Datenblatt, das Leben ist einfach. Dann hat Ihr Hauptlieferant ein Bestandsproblem, Sie beschaffen eine Ersatzcharge von einem zweiten Lieferanten, um die Produktion am Laufen zu halten, und plötzlich haben Sie zwei SDBs für „denselben Inhaltsstoff", die nicht ganz übereinstimmen. Das passiert fast jedem Hersteller, der über sein erstes Jahr hinauswächst, und es lohnt sich, dafür ein System zu haben, bevor es passiert, statt hektisch zu reagieren, wenn es soweit ist.

Warum zwei Lieferanten selten identische Dokumente bedeuten

Selbst bei einem tatsächlich identischen INCI-Inhaltsstoff können verschiedene Lieferanten echte Unterschiede haben bei:

• Reinheit und Qualität. Das Kaolin eines Lieferanten könnte kosmetische Qualität mit engeren Partikelgrößenspezifikationen sein, das eines anderen könnte eine breitere industrielle Qualität sein, die zufällig auch für die kosmetische Verwendung verkauft wird.
• Spurenzusammensetzung. Besonders natürliche Inhaltsstoffe, Pflanzenextrakte, Tone, Pflanzenöle, können Charge-zu-Charge- und Lieferant-zu-Lieferant-Schwankungen bei Nebenbestandteilen aufweisen.
• Angegebene CAS-Nummer. Manche Inhaltsstoffe haben legitim mehr als eine gültige CAS-Nummer für verschiedene Formen, und verschiedene Lieferanten geben in ihrer Dokumentation manchmal unterschiedliche an, selbst für das, was funktional dasselbe Material ist.
• Angaben zu Allergenen oder Spurenverunreinigungen. Das SDB eines Lieferanten könnte eine bestimmte Allergenkomponente markieren, die die Dokumentation Ihres anderen Lieferanten überhaupt nicht erwähnt, nicht weil einer falsch liegt, sondern weil sich ihre Beschaffung tatsächlich unterscheidet.

Nichts davon bedeutet, dass ein Lieferant richtig liegt und der andere falsch. Es bedeutet, dass Sie es nicht wirklich mit einem austauschbaren Inhaltsstoff zu tun haben, sondern mit zwei verwandten, aber unterschiedlichen Rohstoffen, die beide demselben INCI-Namen zugeordnet werden.

Eine praktische Anmeldestruktur

Der sauberste Weg, damit umzugehen, ist, „Sheabutter" in Ihren internen Unterlagen nicht mehr als einen einzigen Inhaltsstoff zu behandeln, sondern als „Sheabutter von Lieferant A" und „Sheabutter von Lieferant B" als zwei verfolgte Rohstoffe zu führen, auch wenn sie bei der tatsächlichen Anmeldung meist zu derselben INCI-Zeile zusammenfallen.

Sie intern getrennt zu halten bedeutet, dass Ihre Chargenprotokolle (die bereits Chargennummern pro Rohstoff verfolgen sollten) Ihnen genau sagen können, welches Material welchen Lieferanten in welche fertige Charge eingeflossen ist, was enorm wichtig ist, falls ein Lieferant jemals einen Rückruf oder eine Qualitätsbeschwerde ausgibt und Sie wissen müssen, ob es Ihr Produkt überhaupt betrifft.

Wann es Zeit ist, abzugleichen statt nur zu verfolgen

Wenn die Materialien beider Lieferanten tatsächlich demselben INCI-Namen zugeordnet werden und keines eine unterscheidende Allergen- oder Beschränkungsmarkierung trägt, die das andere nicht hat, kann Ihre tatsächliche kosmetische Anmeldung sie meist als eine Inhaltsstoffzeile behandeln, da sich die Meldung auf die INCI-Ebene-Zusammensetzung Ihres Endprodukts bezieht, nicht auf Ihre Beschaffungsvereinbarung.

Aber wenn die Dokumentation der beiden Lieferanten bei etwas widerspricht, das tatsächlich wichtig ist, ein Konzentrationsbereich, das Vorhandensein eines Allergens, eine unterschiedliche CAS-Nummer, die sich als keine gleichwertige Form herausstellt, lohnt es sich, das vor der Anmeldung zu klären, nicht danach. Ein kurzer Anruf oder eine E-Mail an den technischen Kontakt jedes Lieferanten, mit der Bitte, den konkreten Streitpunkt zu bestätigen, reicht normalerweise, um es zu klären.

Ein paar Gewohnheiten, die verhindern, dass daraus ein Durcheinander wird

1. Gehen Sie nie davon aus, dass die SDBs zweier Lieferanten für „denselben" Inhaltsstoff austauschbar sind, ohne wenigstens einen kurzen Vergleich von Abschnitt 3.
2. Bewahren Sie beide SDBs dauerhaft auf, auch nachdem Sie sie abgeglichen haben, da Sie später zeigen müssen, welches Dokument welche Charge gestützt hat.
3. Notieren Sie in Ihren Chargenprotokollen, welche Charge welches Lieferanten in welchen Produktionslauf eingeflossen ist, nicht nur den Inhaltsstoffnamen.
4. Überprüfen Sie das jedes Mal, wenn Sie einen neuen Ersatz- oder Alternativlieferanten hinzufügen, da die Abgleicharbeit beim ersten Mal am günstigsten ist, bevor Sie Dutzende Chargen in der Annahme hergestellt haben, dass beide identisch seien.

Genau diese Dokumentationsarbeit im Hintergrund entscheidet darüber, wie reibungslos eine Anmeldung verläuft. Der Ingredient-Matching-Prozess von Cosmetic Comply übernimmt die INCI- und CAS-Zuordnung für welche Lieferantendokumentation auch immer Sie einspeisen, und markiert alles, was inkonsistent oder unklar erscheint, mit einem Konfidenzwert, sodass eine Abweichung zwischen den Unterlagen zweier Lieferanten von einem Prüfer erkannt wird, bevor sie zu einem Problem bei der Meldung selbst wird.