Préserver la traçabilité des lots lorsque vous utilisez un 3PL

Confier le traitement des commandes à un entrepôt tiers résout beaucoup de problèmes et en crée exactement un auquel personne ne pense avant qu'il ne soit trop tard : vous perdez la visibilité directe sur quel lot est allé à quel client. Quand vous emballiez et expédiiez tout vous-même, la traçabilité des lots était presque automatique parce que vous touchiez physiquement chaque unité. Un 3PL (fournisseur logistique tiers) brise cette chaîne à moins que vous ne la reconstruisiez délibérément.

Pourquoi la traçabilité des lots compte en premier lieu

Si vous devez un jour émettre un rappel ou une mesure corrective, tout l'intérêt des numéros de lot est de circonscrire le problème. Plutôt que de retirer chaque unité que vous avez déjà vendue, vous retirez le lot précis lié au problème. C'est plus rapide, moins coûteux et beaucoup moins perturbateur pour votre entreprise et vos clients. Les lignes directrices de bonnes pratiques de fabrication, y compris le cadre ISO 22716 sur lequel s'appuient beaucoup d'opérations cosmétiques, traitent la traçabilité des lots comme un contrôle de base, pas un contrôle avancé.

Sans elle, un simple problème de formulation dans un lot de matière première devient un rappel de tout le catalogue, parce que vous ne pouvez tout simplement pas déterminer quelles unités sont touchées.

Ce qui change lorsqu'un 3PL expédie pour vous

Votre partenaire d'entreposage est optimisé pour la rapidité et l'exactitude du prélèvement et de l'emballage, pas pour préserver vos métadonnées de lot à moins que vous ne lui ayez précisé que cela compte. Laissés à leurs propres systèmes, la plupart des 3PL suivent le SKU (unité de gestion des stocks) et la quantité, parfois jusqu'à l'unité individuelle si vous utilisez des codes-barres sérialisés, mais le numéro de lot n'est pas toujours un champ par défaut dans leur logiciel d'inventaire.

Le résultat : vous expédiez 500 unités d'un produit répartis sur trois lots différents vers leur entrepôt, et si leur système ne suit qu'au niveau du SKU, une commande sortante pourrait provenir de n'importe lequel de ces trois lots sans que personne n'enregistre lequel a réellement quitté le bâtiment.

Moyens pratiques de préserver la chaîne

• Demandez directement si leur système de gestion d'entrepôt prend en charge le suivi des stocks au niveau du lot. Ce n'est pas le cas pour tous. C'est une question à poser avant de signer, pas après avoir constaté un manque.
• Imprimez le numéro de lot sur l'étiquette de la caisse extérieure, pas seulement sur l'unité individuelle. Le personnel d'entrepôt scanne les caisses, et si le lot n'y est pas visible, il est invisible pour leur processus.
• Demandez un prélèvement PEPS (premier entré, premier sorti) par lot, afin que les lots plus anciens soient expédiés avant les plus récents et que vous ne vous retrouviez pas indéfiniment avec du stock expiré ou vieillissant.
• Obtenez des rapports d'inventaire périodiques par lot. Même un export mensuel montrant la quantité restante par lot vous donne un moyen de reconstituer le portrait plus tard si nécessaire.
• Tenez votre propre registre interne des numéros de lot expédiés au 3PL et à quel moment, même si vous ne pouvez pas obtenir de données de lot sortantes de leur part. Ce n'est pas un substitut complet, mais cela réduit la période à examiner.

Une solution de rechange lorsque le 3PL ne peut pas faire de suivi par lot

Certains petits 3PL n'ont réellement pas le logiciel pour cela. Si c'est votre situation, envisagez de leur expédier uniquement en lots uniques, c'est-à-dire de ne jamais envoyer un envoi mixte. Si le lot 24-006 arrive seul à l'entrepôt, est entièrement épuisé, puis le lot 24-007 arrive, vous savez au moins que toute commande expédiée dans une période donnée provenait d'un lot connu, même sans que leur système le suive explicitement. Ce n'est pas élégant, mais c'est faisable pour une plus petite opération.

Le lien avec vos dossiers réglementaires

Votre déclaration de notification cosmétique ou votre fiche produit ne demande pas directement les numéros de lot, mais si une plainte ou un incident indésirable survient un jour, c'est vous qui devrez répondre à Santé Canada ou à la FDA sur ce qui a été expédié et quand. La personne responsable en vertu de MoCRA doit tenir des registres des incidents indésirables, et savoir de quel lot provient une plainte est ce qui transforme une plainte vague en une plainte exploitable.

C'est aussi ici que les arrêts et les modifications recoupent la traçabilité des lots. Si vous reformulez un produit, les numéros de lot de l'ancienne formule doivent cesser d'être confondus avec ceux de la nouvelle formule dans vos propres registres, même si le dossier de notification lui-même ne fait que suivre la notification, pas les lots individuels.

La version à faible effort

Si un système complet de traçabilité des lots semble excessif pour votre volume actuel, tenez au minimum un simple tableur : numéro de lot, date de production, quantité produite, date d'expédition vers le 3PL, et toute note distinctive (quels lots de matières premières y sont entrés). Cette seule feuille, tenue à jour de façon constante, vaut plus en cas de crise qu'un système sophistiqué mis en place à moitié et abandonné par la suite.

Cosmetic Comply ne gère pas la logistique de votre entrepôt, mais il garde vos formules déposées bien en ordre, de sorte que lorsqu'une question de 3PL se transforme en une question du genre « attendez, quelle version de ce produit est-ce », vous savez au moins exactement ce qui se trouvait dans le lot que vous avez déposé et à quel moment.