Como Manter o Rastreamento de Lote Intacto ao Usar um 3PL

Passar a logística para um armazém terceirizado (3PL) resolve muitos problemas e cria exatamente um que ninguém pensa até ser tarde demais: você perde a visibilidade direta sobre qual lote foi para qual cliente. Quando você mesmo embalava e enviava tudo, o rastreamento de lote era quase automático, porque você tocava fisicamente em cada unidade. Um 3PL quebra essa corrente, a menos que você a reconstrua de propósito.

Por que o rastreamento de lote importa, para começar

Se você algum dia precisar fazer um recall ou uma ação corretiva, todo o propósito dos números de lote é restringir o problema. Em vez de recolher cada unidade que você já vendeu, você recolhe o lote específico ligado ao problema. Isso é mais rápido, mais barato e muito menos disruptivo para o seu negócio e para os seus clientes. As diretrizes de boas práticas de fabricação, incluindo a estrutura da ISO 22716 sobre a qual muitas operações cosméticas se apoiam, tratam a rastreabilidade de lote como um controle básico, não avançado.

Sem isso, um único problema de formulação em um lote de matéria-prima vira um recall de catálogo inteiro, porque você simplesmente não consegue dizer quais unidades foram afetadas.

O que muda quando um 3PL está enviando por você

O seu parceiro de armazém é otimizado para velocidade e precisão na separação e embalagem, não para preservar os seus metadados de lote, a menos que você tenha dito a ele que isso importa. Deixados aos próprios sistemas, a maioria dos 3PLs rastreia SKU e quantidade, às vezes até a unidade individual se você usa códigos de barras serializados, mas o número de lote nem sempre é um campo padrão no software de estoque deles.

O resultado: você envia 500 unidades de um produto, distribuídas em três lotes diferentes, para o armazém deles, e se o sistema só rastreia no nível de SKU, um pedido de saída pode puxar de qualquer um desses três lotes sem que ninguém registre qual realmente saiu do armazém.

Formas práticas de preservar a rastreabilidade

• Pergunte diretamente se o WMS (sistema de gestão de armazém) deles suporta rastreamento de estoque por lote. Nem todos suportam. Essa deve ser uma pergunta feita antes de assinar o contrato, não depois de perceber a lacuna.
• Imprima o número do lote na etiqueta da caixa externa, não só na unidade individual. A equipe do armazém escaneia caixas, e se o lote não estiver visível ali, ele é invisível para o processo deles.
• Peça separação por FIFO (primeiro que entra, primeiro que sai) por lote, para que lotes mais antigos saiam antes dos mais novos e você não fique com estoque envelhecido ou vencido indefinidamente.
• Peça relatórios periódicos de estoque por lote. Mesmo uma exportação mensal mostrando a quantidade restante por lote te dá uma forma de reconstruir o quadro depois, se precisar.
• Mantenha o seu próprio registro interno de quais números de lote foram enviados ao 3PL e quando, mesmo que você não consiga dados de lote de saída deles. Não é um substituto completo, mas restringe o período de tempo.

Uma solução alternativa quando o 3PL não consegue rastrear por lote

Alguns 3PLs menores realmente não têm o software para isso. Se essa é a sua situação, considere enviar para eles em lotes únicos, ou seja, nunca enviar um carregamento misto. Se o lote 24-006 vai para o armazém sozinho, é totalmente esgotado, e só então o lote 24-007 entra, você pelo menos sabe que qualquer pedido enviado dentro de uma determinada janela veio de um lote conhecido, mesmo sem o sistema deles rastrear isso explicitamente. Não é elegante, mas é viável para uma operação menor.

Onde isso se conecta com as suas notificações regulatórias

O seu Formulário de Notificação Cosmética (CNF) ou a listagem do seu produto não pede números de lote diretamente, mas se uma reclamação ou um evento adverso surgir, você será quem vai responder à Health Canada ou à FDA sobre o que saiu e quando. A pessoa responsável sob o MoCRA deve manter registros de eventos adversos, e saber a qual lote uma reclamação remonta é o que transforma uma reclamação vaga em uma reclamação acionável.

É também aqui que descontinuações e emendas se cruzam com o rastreamento de lote. Se você reformular um produto, os números de lote da fórmula antiga precisam parar de se confundir com os números de lote da fórmula nova nos seus próprios registros, mesmo que a notificação em si só rastreie a notificação, não lotes individuais.

A versão de baixo esforço

Se um sistema completo de rastreamento de lote parece exagero para o seu volume atual, mantenha pelo menos uma planilha simples: número do lote, data de produção, quantidade produzida, data de envio ao 3PL, e qualquer observação distintiva (quais lotes de matéria-prima entraram nele). Essa única planilha, atualizada de forma consistente, vale mais numa crise do que um sistema sofisticado que você começou a montar pela metade e parou de manter.

A Cosmetic Comply não gerencia a logística do seu armazém, mas mantém as suas fórmulas notificadas em ordem, então quando uma dúvida sobre o 3PL vira uma dúvida de "espera, qual versão desse produto era essa", você pelo menos sabe exatamente o que estava no lote que você notificou e quando.