Chargenverfolgung erhalten, wenn Sie einen 3PL-Dienstleister nutzen

Das Fulfillment an ein Drittlager (3PL, Third-Party Logistics) abzugeben, löst viele Probleme und schafft genau eines, an das die meisten erst denken, wenn es zu spät ist: Sie verlieren die direkte Sichtbarkeit darüber, welche Charge an welchen Kunden ging. Solange Sie selbst gepackt und verschickt haben, war die Chargenverfolgung fast automatisch, weil Sie physisch jede Einheit in der Hand hatten. Ein 3PL unterbricht diese Kette, wenn Sie sie nicht bewusst wiederherstellen.

Warum Chargenverfolgung überhaupt wichtig ist

Wenn Sie jemals einen Rückruf oder eine Korrekturmaßnahme einleiten müssen, besteht der ganze Sinn von Chargen- oder Losnummern darin, das Problem einzugrenzen. Statt jede jemals verkaufte Einheit zurückzuholen, holen Sie die spezifische Charge zurück, die mit dem Problem verbunden ist. Das ist schneller, günstiger und deutlich weniger störend für Ihr Geschäft und Ihre Kunden. Leitlinien zur guten Herstellungspraxis, einschließlich des ISO-22716-Rahmens, auf den sich viele Kosmetikbetriebe stützen, behandeln Chargenrückverfolgbarkeit als grundlegende Kontrolle, nicht als fortgeschrittene.

Ohne sie wird ein einzelnes Formulierungsproblem in einer Rohstoffcharge zu einem kompletten Katalogrückruf, weil Sie wirklich nicht sagen können, welche Einheiten betroffen sind.

Was sich ändert, wenn ein 3PL für Sie verschickt

Ihr Lagerpartner ist auf Geschwindigkeit und Genauigkeit beim Kommissionieren und Verpacken optimiert, nicht darauf, Ihre Chargen-Metadaten zu bewahren, es sei denn, Sie haben ihm gesagt, dass das wichtig ist. Sich selbst überlassen, verfolgen die meisten 3PLs SKU und Menge, manchmal bis auf die einzelne Einheit, wenn Sie serialisierte Barcodes verwenden, aber die Chargennummer ist nicht immer ein Standardfeld in ihrer Lagersoftware.

Das Ergebnis: Sie verschicken 500 Einheiten eines Produkts über drei verschiedene Chargen in ihr Lager, und wenn ihr System nur auf SKU-Ebene verfolgt, könnte eine ausgehende Bestellung aus jeder dieser drei Chargen stammen, ohne dass jemand aufzeichnet, welche tatsächlich das Gebäude verlassen hat.

Praktische Wege, die Kette zu bewahren

• Fragen Sie direkt, ob deren Lagerverwaltungssystem chargengenaue Bestandsverfolgung unterstützt. Nicht alle tun das. Das sollte eine Frage sein, die Sie vor der Unterschrift stellen, nicht nachdem Sie eine Lücke bemerkt haben.
• Drucken Sie die Chargennummer auf das äußere Kartonetikett, nicht nur auf die einzelne Einheit. Lagerpersonal scannt Kartons, und wenn die Charge dort nicht sichtbar ist, ist sie für deren Prozess unsichtbar.
• Fordern Sie FIFO-Kommissionierung (First In, First Out) nach Charge an, sodass ältere Chargen vor neueren verschickt werden und Sie nicht auf abgelaufenem oder alterndem Bestand sitzen bleiben.
• Lassen Sie sich regelmäßige chargengenaue Bestandsberichte geben. Selbst ein monatlicher Export mit verbleibender Menge nach Charge gibt Ihnen die Möglichkeit, das Bild später zu rekonstruieren, falls nötig.
• Führen Sie Ihr eigenes internes Protokoll, welche Chargennummern wann an den 3PL geschickt wurden, auch wenn Sie keine ausgehenden Chargendaten von ihm bekommen. Das ist kein vollständiger Ersatz, aber es engt den Zeitrahmen ein.

Ein Workaround, wenn der 3PL keine chargengenaue Verfolgung kann

Manche kleineren 3PLs haben schlicht nicht die Software dafür. Wenn das Ihre Situation ist, erwägen Sie, nur in Einzelchargen-Sendungen an sie zu liefern, das heißt, Sie schicken nie eine gemischte Sendung. Wenn Charge 24-006 allein ins Lager geht, vollständig aufgebraucht wird, und dann Charge 24-007 hineingeht, wissen Sie zumindest, dass jede Bestellung, die in einem bestimmten Zeitfenster verschickt wurde, aus einer bekannten Charge stammt, auch ohne dass deren System das explizit verfolgt. Es ist nicht elegant, aber für einen kleineren Betrieb machbar.

Wo das mit Ihren regulatorischen Meldungen zusammenhängt

Ihr Cosmetic Notification Form oder Ihr Produkteintrag fragt nicht direkt nach Chargennummern, aber wenn jemals eine Beschwerde oder ein unerwünschtes Ereignis eingeht, sind Sie derjenige, der gegenüber Health Canada oder der FDA Rede und Antwort steht, was wann versandt wurde. Die verantwortliche Person (Responsible Person) nach MoCRA wird erwartet, Aufzeichnungen zu unerwünschten Ereignissen zu führen, und zu wissen, auf welche Charge sich eine Beschwerde zurückführen lässt, macht aus einer vagen Beschwerde eine handhabbare.

Hier überschneiden sich auch Einstellungen und Änderungen mit der Chargenverfolgung. Wenn Sie ein Produkt neu formulieren, dürfen die Chargennummern der alten Formel in Ihren eigenen Aufzeichnungen nicht mit denen der neuen Formel vermischt werden, auch wenn die Meldung selbst nur die Notifikation verfolgt, nicht einzelne Chargen.

Die Version mit wenig Aufwand

Wenn ein vollständiges Chargenverfolgungssystem bei Ihrem aktuellen Volumen übertrieben wirkt, führen Sie zumindest eine einfache Tabelle: Chargennummer, Produktionsdatum, produzierte Menge, Versanddatum an den 3PL und jede unterscheidende Anmerkung (welche Rohstoffchargen darin verarbeitet wurden). Dieses eine, konsequent aktualisierte Blatt ist in einer Krise mehr wert als ein ausgeklügeltes System, das Sie nur halb aufgesetzt und dann nicht weitergepflegt haben.

Cosmetic Comply verwaltet nicht Ihre Lagerlogistik, aber es hält Ihre eingereichten Formeln klar, sodass, wenn eine 3PL-Frage zu einer "Moment, welche Version dieses Produkts war das eigentlich" Frage wird, Sie zumindest genau wissen, was in der Charge steckte, die Sie gemeldet haben, und wann.