La FDS de votre fournisseur n'est pas en anglais : que faire

Commander un petit lot d'un extrait spécialisé auprès d'un fournisseur à l'étranger est habituellement la partie facile. Puis la FDS arrive, entièrement en allemand, en mandarin ou en coréen, et vous voilà devant un document dont vous devez extraire des données réglementaires sans pouvoir en lire un seul mot.

Ça arrive plus souvent qu'on ne le pense, particulièrement avec les fournisseurs botaniques de niche, et ça vaut la peine d'avoir un plan plutôt que de se tourner vers un module de traduction de navigateur en espérant que ça passe.

Pourquoi la traduction automatique seule est risquée ici

Faire passer une FDS dans un outil de traduction automatique donnera habituellement un résultat lisible, et pour une orientation générale, c'est correct. Le problème, c'est la précision. Les documents chimiques et réglementaires sont denses en termes précis où une traduction légèrement inexacte change le sens : classifications de danger, plages de concentration, noms exacts de substances. Un outil de traduction qui rend un terme chimique par un quasi-synonyme plutôt que par le nom exact reconnu peut vous envoyer dans la mauvaise direction quand vous essayez de faire correspondre un numéro CAS ou de confirmer un statut de substance restreinte.

La traduction automatique est une bonne première passe pour s'orienter. Ce n'est pas un substitut à un document faisant autorité quand les chiffres comptent vraiment.

Ce qu'il faut réellement demander au fournisseur

La solution la plus propre consiste à retourner à la source. La plupart des fournisseurs qui exportent à l'international tiennent déjà des FDS en plusieurs langues, parce que beaucoup de leurs autres clients ont eu besoin exactement de ce dont vous avez besoin. Une demande courte et directe fonctionne habituellement :

• Demandez précisément la version anglaise de la FDS pour le code de produit exact que vous avez acheté.
• Si vous déposez un dossier au Canada, demandez s'ils ont aussi une version française, puisque les étiquettes canadiennes doivent être bilingues, et avoir les deux en main dès le départ évite une deuxième ronde de demandes plus tard.
• Confirmez que la date de version correspond à la copie en langue étrangère que vous avez déjà, ou lui est postérieure, pour ne pas comparer deux révisions différentes.

Les gros fournisseurs dotés d'équipes des affaires réglementaires peuvent souvent traiter ça rapidement. Les fournisseurs plus petits ou très spécialisés, particulièrement les producteurs botaniques d'origine unique, peuvent n'avoir la FDS que dans leur langue locale et devoir générer une version anglaise spécifiquement pour vous. Prévoyez un peu de délai dans votre calendrier d'approvisionnement pour ça, plutôt que de présumer que ça atterrit dans votre boîte de réception le jour même de votre demande.

Si une traduction officielle n'est vraiment pas disponible

Parfois, un petit fournisseur n'a tout simplement pas les ressources pour produire une version anglaise certifiée, et vous êtes coincé à travailler avec ce que vous avez. Quelques éléments aident dans cette situation :

1. Faites traduire professionnellement la section sur la composition, même si rien d'autre ne l'est. La section 3, avec ses numéros CAS et ses données de concentration, est la partie où vous avez réellement besoin de précision. Si le budget ou le temps ne permet de traduire qu'une seule section, c'est celle-là.
2. Vérifiez les numéros CAS de façon indépendante. Les numéros CAS ne dépendent pas de la langue. Si la FDS en langue étrangère les inclut, vous pouvez confirmer le nom INCI correspondant et l'identité de la substance par le numéro CAS lui-même plutôt que de vous fier entièrement au texte traduit.
3. Demandez à votre fournisseur un certificat d'analyse (CA) comme contre-vérification. Les CA sont souvent plus normalisés et numériques, avec moins de prose à mal traduire.
4. Documentez ce que vous avez fait. Si un régulateur ou un réviseur vous demande un jour comment vous avez confirmé l'identité d'un ingrédient, avoir une trace claire de ce que vous avez demandé, de ce que vous avez reçu et de la façon dont vous l'avez vérifié compte plus qu'on ne le pense.

L'angle propre au Canada

Parce que les étiquettes cosmétiques canadiennes doivent être bilingues, en anglais et en français, certains fabricants présument qu'une FDS en français est automatiquement « suffisante » pour un dossier canadien, puisque le français est l'une des deux langues officielles. Il vaut la peine d'être prudent ici. Une FDS française d'un fournisseur européen reste un document étranger du point de vue de Santé Canada si elle ne correspond pas aux conventions canadiennes d'étiquetage et de terminologie, et vous voudrez tout de même une lecture précise, en anglais (ou en anglais et en français), des données de composition avant de vous y fier pour votre CNF.

Où ça s'insère dans le portrait global du dossier

Une FDS difficile à lire est exactement le genre de point de friction qui pousse les gens à deviner plutôt qu'à vérifier, et deviner l'identité d'un ingrédient est là où les problèmes commencent. Si vous travaillez déjà avec Cosmetic Comply pour le volet correspondance INCI et CAS d'un dossier, signalez un problème de traduction tôt. Un réviseur qui examine des documents de fournisseur incomplets ou incertains avant le dépôt donne un bien meilleur résultat qu'une notification envoyée en s'appuyant sur une traduction approximative d'un tableau de composition chimique.