Ihr Lieferanten-SDS ist nicht auf Englisch: Was tun

Eine kleine Charge eines speziellen Extrakts bei einem Lieferanten im Ausland zu bestellen, ist meist der leichte Teil. Dann kommt das SDS an, komplett auf Deutsch, Mandarin oder Koreanisch, und man starrt auf ein Dokument, aus dem man regulatorische Daten herausziehen muss, aber kein Wort davon lesen kann.

Das passiert häufiger, als man denkt, besonders bei Nischenlieferanten für botanische Rohstoffe, und es lohnt sich, dafür einen Plan zu haben, statt zum Browser-Übersetzungs-Plugin zu greifen und auf das Beste zu hoffen.

Warum maschinelle Übersetzung allein hier riskant ist

Ein SDS durch eine automatische Übersetzung laufen zu lassen, liefert meist etwas Lesbares, und zur allgemeinen Orientierung ist das in Ordnung. Das Problem ist Präzision. Chemische und regulatorische Dokumente sind dicht mit spezifischen Begriffen, bei denen eine leicht abweichende Übersetzung die Bedeutung verändert: Gefahrenklassifizierungen, Konzentrationsspannen, exakte Substanznamen. Ein Übersetzungstool, das einen chemischen Begriff in ein nahes Synonym statt in die exakt anerkannte Bezeichnung überträgt, kann Sie auf die falsche Fährte schicken, wenn Sie versuchen, eine CAS-Nummer abzugleichen oder einen Status als beschränkte Substanz zu bestätigen.

Maschinelle Übersetzung ist ein guter erster Durchgang zur Orientierung. Sie ist kein Ersatz für ein maßgebliches Dokument, wenn es auf die Zahlen ankommt.

Was man vom Lieferanten tatsächlich anfordern sollte

Die sauberste Lösung ist, zur Quelle zurückzugehen. Die meisten Lieferanten, die international exportieren, führen bereits SDS in mehreren Sprachen, weil zahlreiche ihrer anderen Kunden genau das gebraucht haben, was Sie brauchen. Eine kurze, direkte Anfrage funktioniert meist:

• Fragen Sie gezielt nach der englischsprachigen Fassung des SDS für genau den Produktcode, den Sie gekauft haben.
• Wenn Sie in Kanada einreichen, fragen Sie auch nach einer französischen Fassung, da kanadische Etiketten zweisprachig sein müssen und es eine zweite Anfragerunde später erspart, beide von Anfang an vorliegen zu haben.
• Bestätigen Sie, dass das Versionsdatum mit der fremdsprachigen Kopie, die Sie bereits haben, übereinstimmt oder aktueller ist, damit Sie nicht zwei unterschiedliche Revisionen vergleichen.

Größere Lieferanten mit eigenen Regulatory-Affairs-Teams können das oft schnell erledigen. Kleinere oder hochspezialisierte Lieferanten, besonders Einzelursprungs-Produzenten botanischer Rohstoffe, haben das SDS womöglich nur in ihrer Landessprache und müssen eine englische Fassung eigens für Sie erstellen. Planen Sie dafür etwas Vorlauf in Ihrem Beschaffungszeitplan ein, statt anzunehmen, es lande noch am selben Tag der Anfrage in Ihrem Posteingang.

Wenn eine offizielle Übersetzung wirklich nicht verfügbar ist

Manchmal hat ein kleiner Lieferant schlicht nicht die Ressourcen, eine zertifizierte englische Fassung zu erstellen, und Sie sitzen mit dem fest, was Sie haben. Ein paar Dinge helfen in dieser Situation:

1. Lassen Sie zumindest den Zusammensetzungsabschnitt professionell übersetzen, selbst wenn sonst nichts übersetzt wird. Abschnitt 3, mit seinen CAS-Nummern und Konzentrationsdaten, ist der Teil, bei dem Sie tatsächlich Präzision brauchen. Wenn Budget oder Zeit nur die Übersetzung eines Abschnitts zulassen, ist das der richtige.
2. Überprüfen Sie CAS-Nummern unabhängig. CAS-Nummern sind nicht sprachabhängig. Enthält das fremdsprachige SDS sie, können Sie den zugehörigen INCI-Namen und die Substanzidentität über die CAS-Nummer selbst bestätigen, statt sich vollständig auf den übersetzten Text zu verlassen.
3. Bitten Sie Ihren Lieferanten um ein Analysenzertifikat (COA) als Gegenprobe. COAs sind oft stärker standardisiert und numerisch, mit weniger Fließtext, der falsch übersetzt werden könnte.
4. Dokumentieren Sie, was Sie getan haben. Falls je ein Regulator oder Prüfer fragt, wie Sie die Identität eines Inhaltsstoffs bestätigt haben, zählt eine klare Nachverfolgbarkeit dessen, was Sie angefordert, erhalten und wie Sie es überprüft haben, mehr, als man denkt.

Der Kanada-spezifische Blickwinkel

Da kanadische Kosmetiketiketten auf Englisch und Französisch zweisprachig sein müssen, nehmen manche Herstellerinnen und Hersteller an, ein französischsprachiges SDS sei automatisch „gut genug" für eine kanadische Anmeldung, da Französisch eine der beiden Amtssprachen ist. Hier lohnt sich Vorsicht. Ein französisches SDS eines europäischen Lieferanten bleibt aus Sicht von Health Canada ein ausländisches Dokument, wenn es nicht den kanadischen Kennzeichnungs- und Terminologiekonventionen entspricht, und Sie brauchen weiterhin eine akkurate englische (oder englische und französische) Lesart der Zusammensetzungsdaten, bevor Sie sich für Ihre CNF darauf verlassen.

Wo das ins größere Bild der Anmeldung passt

Ein schwer lesbares SDS ist genau der Reibungspunkt, der dazu führt, dass Leute raten statt zu verifizieren, und Raten bei der Identität von Inhaltsstoffen ist, wo Probleme beginnen. Wenn Sie bereits mit Cosmetic Comply an der INCI- und CAS-Zuordnungsseite einer Anmeldung arbeiten, melden Sie ein Übersetzungsproblem frühzeitig. Ein Prüfer, der sich unvollständige oder unsichere Lieferantenunterlagen vor der Anmeldung ansieht, ist ein weit besseres Ergebnis als eine Meldung, die auf einer Best-Guess-Übersetzung einer chemischen Zusammensetzungstabelle aufgebaut ist.