Qui dépose le CNF, vous ou votre fabricant

Trois parties peuvent plausiblement toucher un seul produit cosmétique avant qu'il n'atteigne une tablette canadienne : la marque qui l'a conçu, le fabricant à contrat qui l'a fabriqué, et quiconque l'importe physiquement à travers la frontière. Demandez à deux d'entre elles qui est responsable de la déclaration de notification cosmétique et vous obtiendrez parfois deux réponses différentes, généralement livrées toutes deux avec assurance. Voici comment réellement démêler cela.

Le principe général

L'obligation de notifier tend à revenir à celui qui vend le cosmétique au Canada, c'est-à-dire la partie responsable de sa mise en marché canadienne. Dans la plupart des configurations de marques petites et moyennes, c'est le propriétaire de la marque, même lorsqu'un fabricant à contrat a physiquement produit le produit. Vous avez conçu la formule, vous avez mis votre nom sur l'étiquette, vous êtes celui qui le vend, donc vous êtes celui dont Santé Canada attend des nouvelles.

Cela surprend les gens qui présument que « l'usine s'occupe des affaires réglementaires » parce que c'est parfois ainsi que ça fonctionne dans d'autres contextes. La notification cosmétique n'est pas automatiquement incluse dans une entente de fabrication à moins que vous ne l'ayez spécifiquement négociée.

Où cela devient réellement plus compliqué

Si vous êtes une marque de marque maison utilisant la formule existante d'un fabricant à contrat, vous avez quand même besoin de l'information d'ingrédients INCI avec les concentrations, et vous êtes toujours celui qui vend sous votre nom de marque au Canada. Le fabricant à contrat détient habituellement les détails réels de la formulation à titre exclusif, donc vous aurez besoin qu'il vous fournisse la liste INCI et les pourcentages, mais le dépôt lui-même reste généralement le vôtre à soumettre.

Si vous êtes un fabricant étranger vendant directement au Canada sans importateur distinct, vous pourriez être celui responsable de la notification puisque vous êtes la partie qui met le produit en commerce canadien, même sans présence physique canadienne.

Si un distributeur ou un importateur canadien apporte votre produit en votre nom et le revend sous votre marque, c'est ici qu'une entente écrite explicite devient réellement nécessaire. Ne présumez pas que l'importateur dépose le dossier simplement parce qu'il est celui qui transporte physiquement les boîtes à travers la frontière. Ne présumez rien ici sans que ce soit écrit.

Pourquoi cela doit être écrit, pas présumé

Le scénario qui cause de véritables dommages est celui de deux parties qui présument chacune, individuellement et raisonnablement, que l'autre dépose le dossier, et où aucune des deux ne le fait. Personne ne le remarque avant qu'un problème ne survienne, une question douanière, une vérification par un détaillant, ou une demande de Santé Canada, et à ce moment-là, le produit se vend au Canada depuis des mois sans numéro de NC.

Un court paragraphe dans votre entente de fabrication ou de distribution règle cela complètement : nommez exactement qui est responsable du dépôt du CNF, des modifications lorsque la formule change, et des dépôts d'arrêt si le produit est retiré. Cela ne coûte rien à inclure et élimine toute ambiguïté.

Un tableau simple à parcourir avec vos partenaires

Scénario	Qui est habituellement responsable
Vous formulez, le fabricant à contrat produit, vous vendez sous votre marque	Vous (le propriétaire de la marque)
Vous mettez en marque maison une formule existante, vendez sous votre marque	Vous, en utilisant les données d'ingrédients fournies par le fabricant
Un fabricant étranger vend directement au Canada, sans importateur distinct	Le fabricant
Un distributeur canadien importe et revend sous votre marque	Celui qui est nommé dans votre entente écrite; confirmez explicitement
Vous utilisez un partenaire de traitement des commandes ou de dropshipping qui ne prend jamais possession	Habituellement vous quand même, puisque vous demeurez le vendeur officiel

Parce que ces arrangements varient et que les faits précis de votre contrat comptent, cela vaut la peine de traiter ce tableau comme un point de départ pour une conversation, pas une réponse juridique finale, et de confirmer votre situation précise selon les directives actuelles de Santé Canada en cas de doute.

Ce qui ne change pas peu importe qui dépose le dossier

Peu importe qui soumet le CNF, l'information sur les ingrédients qui le sous-tend, les noms INCI, les concentrations exactes, les mélanges de fournisseurs décomposés en leurs composants réels, doit être correcte. Si votre fabricant à contrat vous fournit ces données, obtenez-les dans une forme que vous pouvez réellement vérifier, pas seulement une liste d'ingrédients à noms commerciaux qui vous laisse deviner ce qui se trouve réellement dans le flacon.

Cosmetic Comply gère le dépôt lui-même une fois que vous avez rassemblé votre liste d'ingrédients, que cette liste provienne de vos propres registres de formulation ou de la documentation d'un fabricant. Il associe tout aux noms INCI et aux numéros CAS, vérifie par rapport à la liste de vigilance avec un réviseur de conformité qui valide le résultat, et retourne votre numéro de NC, de sorte que la question « qui clique réellement sur soumettre » a une réponse claire même lorsque trois parties sont impliquées dans la mise en marché du produit.