Qui est considéré comme la personne responsable sur un CNF canadien

Le nom et l'adresse de quelqu'un figurent sur ce Formulaire de notification de cosmétique, et ce n'est pas une formalité. C'est la partie que Santé Canada considère responsable de la sécurité du produit, de son étiquetage correct et de sa conformité au Règlement sur les cosmétiques. Si vous êtes une petite marque qui travaille avec un fabricant sous contrat, ou si vous importez une ligne de marque privée d'outre-mer, déterminer qui est réellement cette partie compte plus qu'il n'y paraît à première vue.

Ce que « responsable » veut dire en pratique

En vertu de la Loi sur les aliments et drogues et du Règlement sur les cosmétiques, la partie inscrite sur la notification est celle que Santé Canada contactera en cas de question, de plainte ou de problème avec le produit. C'est aussi généralement la partie censée conserver les registres, répondre aux demandes réglementaires et déposer les modifications ou les cessations au fil des changements du produit sur le marché. Il ne s'agit pas de savoir qui a formulé le produit ou qui possède affectivement le nom de la marque. Il s'agit de savoir qui répond de la notification quand Santé Canada vient poser des questions.

Les trois configurations courantes

Vous fabriquez et vendez sous votre propre marque. Si vous êtes un petit fabricant de savon ou de soins de la peau qui mélange ses propres lots et vend sous sa propre étiquette, vous êtes tout simplement la partie responsable. Il n'y a aucune séparation entre le formulateur, la marque et le vendeur.

Vous êtes une marque qui utilise un fabricant sous contrat. Beaucoup de gammes cosmétiques en croissance ne fabriquent pas leur propre produit. Un façonnier ou un fabricant sous contrat le produit selon votre formule ou la sienne, sous votre étiquette. Dans cet arrangement, c'est généralement la marque qui vend le produit fini au Canada, et non le fabricant sous contrat, qui dépose et détient la notification, puisque c'est le nom de la marque qui figure sur l'emballage et que c'est la marque qui met le produit sur le marché canadien. Le fabricant fournit habituellement la documentation technique (la ventilation de la formule, les données de sécurité) dont la marque a besoin pour déposer avec précision.

Vous importez un produit fini d'un autre pays. Si vous faites entrer un cosmétique fini fabriqué à l'étranger et le vendez au Canada, l'importateur est généralement la partie responsable de la notification, puisque le fabricant étranger d'origine n'est pas celui qui met le produit sur le marché canadien. L'importateur est la première partie de la chaîne d'approvisionnement canadienne et hérite de cette responsabilité.

Un tableau simple pour s'y retrouver

Pourquoi ce n'est pas qu'une formalité

Comme le CNF est un système de notification plutôt qu'un système d'approbation préalable à la mise en marché, Santé Canada fait confiance à la partie responsable pour avoir fait ses devoirs, correctement nommé chaque ingrédient par son nom INCI, vérifié celui-ci par rapport à la Liste critique des ingrédients de cosmétiques, et maintenu des données de concentration exactes. Si quelque chose tourne mal plus tard, une réaction indésirable, une substance de la Liste critique qui est passée entre les mailles du filet, une lacune d'étiquetage, c'est la partie responsable qui reçoit l'appel. C'est une vraie raison d'être précis sur qui est réellement cette partie plutôt que de se rabattre sur « quiconque a le temps de remplir le formulaire ».

Cela signifie aussi que la partie responsable a besoin d'un accès à des détails de formulation réels, pas seulement à une description marketing du produit. Si vous êtes une marque qui dépend d'un fabricant sous contrat, obtenez de lui la ventilation INCI réelle et les concentrations avant de déposer, plutôt que de notifier en vous basant sur une impression vague de ce que contient le pot. Les noms commerciaux figurant sur une fiche technique d'un fournisseur n'apparaissent jamais tels quels sur le dépôt. Ils doivent d'abord être associés à des noms INCI.

Déposer sous votre propre nom

Un détail à signaler pour les petites structures : le numéro CN émis pour une notification est lié à l'information de la partie responsable. Si une marque change de fabricant sous contrat mais continue de vendre la même formule sous son propre nom, il s'agit généralement toujours de la notification de la même partie responsable, nécessitant peut-être une modification si quelque chose dans la formule a changé, plutôt qu'un redépôt complet. Mais si la relation d'affaires sous-jacente change qui met réellement le produit sur le marché, il vaut la peine de traiter cela avec prudence plutôt que de présumer que l'ancien dépôt s'applique toujours proprement.

Si vous êtes nouveau dans ce domaine et que vous n'êtes pas certain du rôle que vous occupez dans votre chaîne d'approvisionnement précise, il vaut la peine de lire simplement les directives actuelles de Santé Canada sur les notifiants, car les arrangements impliquant plusieurs parties peuvent devenir véritablement ambigus. Cosmetic Comply vous guide à travers la notification avec les détails réels de votre entreprise déjà rattachés, de sorte que la question de la partie responsable est réglée dans le cadre de la préparation du dépôt plutôt que laissée à la conjecture.