Eine AICIS-Checkliste vor dem Versand von Kosmetik nach Australien

Sie haben eine Palette versandbereit, eine Käuferin oder einen Käufer in Sydney, der wartet, und ein nagendes Gefühl, dass Sie irgendwo im AICIS-Prozess einen Schritt übersprungen haben. Auf dieses Gefühl sollten Sie hören, denn bei der AICIS-Compliance ist es leicht, unbemerkt nur halb fertig zu sein, da es am Ende keinen einzigen „genehmigt"-Stempel gibt, wie es ihn bei einer produktbezogenen Meldung gäbe.

Warum es keine klare Ziellinie zum Abhaken gibt

Unter AICIS, dem Australian Industrial Chemicals Introduction Scheme, werden kosmetische Inhaltsstoffe als industrielle Chemikalien über ein Inventory und eine Reihe von Einführungskategorien reguliert, statt über eine produktbezogene Meldung. Das bedeutet, Ihre Pflichten liegen auf der Ebene der Inhaltsstoffe, und je nach Kategorie kann Ihre Pflicht so leicht wie eine Aufzeichnungspflicht oder so aufwendig wie eine formale Meldung sein. Es gibt keine CNF-artige Nummer, auf die Sie verweisen können und die sagt „diese Sendung ist freigegeben". Genau diese Unklarheit ist der Grund, warum eine Checkliste hilft.

Die Checkliste

1. Listen Sie jeden Inhaltsstoff mit seiner echten chemischen Identität auf. Handelsnamen und Marketingnamen zählen nicht. Ordnen Sie jeden Rohstoff seiner tatsächlichen chemischen Identität zu, und wo eine Lieferantenmischung im Spiel ist, schlüsseln Sie sie in ihre Komponenten auf, statt die Mischung als einen einzigen Inhaltsstoff zu behandeln.
2. Prüfen Sie den Inventory-Status für alles Neue. Wenn Sie seit Ihrer letzten Sendung einen neuen Lieferanten oder einen neuen Rohstoff eingeführt haben, bestätigen Sie, ob diese konkrete Chemikalie bereits im Inventory geführt wird oder ob sie neu kategorisiert werden muss.
3. Bestätigen Sie, dass Ihre Einführungskategorie aktuell ist. Kategorien können von Faktoren wie Menge und Gefahrenprofil abhängen. Ist Ihr Exportvolumen nach Australien deutlich gestiegen oder hat sich Ihre Formel geändert, gehen Sie nicht ungeprüft davon aus, dass die Kategorisierung vom letzten Jahr noch gilt.
4. Markieren Sie alles im Nanobereich. Nanomaterial-Formen ansonsten bekannter Inhaltsstoffe, mineralische UV-Filter sind ein häufiges Beispiel, unterliegen bei AICIS oft einer eigenen Kategorisierungsbehandlung. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Status der Massenform eines Inhaltsstoffs automatisch auch dessen Nanoform abdeckt.
5. Halten Sie Ihre Nachweise organisiert, nicht nur korrekt. Je nach Kategorie müssen Sie Nachweise unter Umständen erst auf Anfrage vorlegen, statt von vornherein etwas einzureichen. Korrekte Nachweise, die über fünf E-Mail-Verläufe verstreut sind, sind nicht dasselbe wie korrekte Nachweise, die Sie in einem einzigen Dokument übergeben können.
6. Prüfen Sie Ihr Etikett gegen die australischen Erwartungen. Inhaltsstoffdeklarationen, erforderliche Warnhinweise und Angaben zur Geschäftsidentifikation sollten dem entsprechen, was Sie verteidigen müssten, falls eine Regulierungsbehörde oder ein Einzelhändler nachfragt.
7. Gleichen Sie Ihre Inhaltsstoffliste mit den Meldungen in Ihren anderen Märkten ab. Wenn dieselbe Formel in Kanada gemeldet ist, nutzen Sie diese Meldung als verlässliche Quelle für INCI-Namen und Prozentsätze, damit Ihre australischen Nachweise nicht von dem abweichen, was Sie andernorts bereits deklariert haben.
8. Klären Sie, wer die AICIS-Pflicht in Ihrer Lieferkette trägt. Exportieren Sie über einen Vertriebspartner oder eine in Australien ansässige Importeurin oder einen Importeur, legen Sie ausdrücklich fest, wer für die Einführungskategorisierung verantwortlich ist, denn anzunehmen, die andere Partei habe das bereits abgedeckt, ist ein häufiger und teurer Fehler.

Die zwei Fehler, die die meisten Probleme verursachen

Der erste ist, AICIS wie Kanadas CNF zu behandeln und nach einer einzigen Meldenummer zu suchen, die es in dieser Form nicht gibt. Der zweite ist die Annahme, dass eine saubere Cosmetic Ingredient Hotlist-Prüfung für Kanada irgendetwas über die australische Chemikalienkategorisierung aussagt. Das tut sie nicht. Es handelt sich um unterschiedliche Regelwerke, die unterschiedliche Probleme lösen, und ein Bestehen in dem einen sagt nichts über das andere aus.

Bevor diese Palette den Kai verlässt

Gehen Sie diese Liste mit Ihrer tatsächlichen aktuellen Formel durch, nicht mit der Version aus Ihrer letzten Sendung. Formeln verändern sich, Lieferanten tauschen Rohstoffe aus, und die Kategorisierung kann sich unter Ihnen verschieben, ohne dass es jemand ankündigt. Wenn sich bei dieser Liste für Ihre konkreten Inhaltsstoffe oder Mengen etwas unsicher anfühlt, lohnt es sich, das direkt mit den AICIS-Leitlinien zu bestätigen, statt zu raten, denn Kategorisierungsdetails sind genau die Art von Sache, die sich ändern kann und die wirklich spezifisch für Ihr Produkt ist.

Cosmetic Complys kanadischer Workflow übernimmt bereits die Zuordnung und Prüfung der Inhaltsstoffe, die überall dort, wo Sie verkaufen, in gute Aufzeichnungen einfließt: Handelsnamen werden zu INCI und CAS übersetzt, Lieferantenmischungen zu echten Prozentsätzen aufgelöst und gegen Kanadas Cosmetic Ingredient Hotlist geprüft, mit einer echten Prüfperson im Ablauf. Die Unterstützung für Australien ist in Vorbereitung, und in der Zwischenzeit macht es das Zusammenstellen der AICIS-Seite Ihrer Unterlagen erheblich schmerzloser, wenn Ihre Inhaltsstoffnachweise für Kanada bereits sauber und INCI-genau sind.