AICIS-Dokumentationspflicht: Was aufbewahrt werden muss und wie lange

Eine Variante dieser Frage bekomme ich ständig von Herstellern gestellt, die zum ersten Mal in den australischen Markt einsteigen: Wenn AICIS keine Meldung pro Produkt verlangt wie Health Canada, was genau muss ich dann eigentlich in den Unterlagen führen? Die Antwort ist, dass AICIS die Papierlast von einem Einreichungsereignis auf eine laufende Aufzeichnung verlagert, die man selbst führt, und genau diese Aufzeichnung wird bei einer Inspektion oder einem Audit verlangt.

AICIS funktioniert anders als eine Meldestelle pro Produkt

AICIS, das Australian Industrial Chemicals Introduction Scheme, reguliert kosmetische Inhaltsstoffe als Industriechemikalien über ein Inventar und eine Reihe von Einfuhrkategorien, statt für jedes fertige kosmetische Produkt eine Meldung zu verlangen, wie es Kanadas CNF-Verfahren tut. Man bewertet selbst, in welche Kategorie die eigene Einfuhr fällt, basierend auf Faktoren wie der Frage, ob die Chemikalie bereits im Inventar gelistet ist, dem eingeführten Volumen und dem Risikoprofil des Stoffs.

Da es keine Meldung pro Produkt gibt, die diese Bewertung bestätigt, liegt die Last bei Ihnen, eine dokumentierte, verteidigungsfähige Begründung für die gewählte Kategorie zu haben und diese Dokumentation bereitzuhalten, falls sie jemals angefordert wird.

Welche Unterlagen wirklich zählen

Kategorisierungsunterlagen. Für jede eingeführte Industriechemikalie, einschließlich kosmetischer Inhaltsstoffe, brauchen Sie Aufzeichnungen, die zeigen, wie Sie die richtige Einfuhrkategorie bestimmt haben. Das bedeutet, die Identität der Chemikalie zu dokumentieren, ob Sie sie gegen das Inventar geprüft haben, und die konkreten Kriterien, die zu Ihrer Kategorieentscheidung geführt haben. Wenn Ihre Begründung lautete "das ist ein gängiger botanischer Extrakt, der bereits weit verbreitet verwendet wird", reicht das allein nicht aus. Sie brauchen die tatsächliche Bewertungsspur.

Einfuhrunterlagen. Getrennt von der Kategorisierung brauchen Sie Aufzeichnungen über die tatsächliche Einfuhr selbst: was eingeführt wurde, in welchem Volumen, und wann. Das verknüpft Ihre Kategorisierung auf dem Papier mit der tatsächlichen Aktivität.

Unterstützende technische Informationen. Alles, worauf Sie sich bei Ihrer Kategorisierungsentscheidung gestützt haben, Sicherheitsdatenblätter, Lieferantendokumentation, toxikologische Informationen oder Risikobewertungen, sollte zusammen mit der Kategorisierungsunterlage selbst aufbewahrt werden, nicht getrennt abgelegt, wo es von der Entscheidung, die es stützt, getrennt oder verloren gehen könnte.

Wie lange man es aufbewahren muss

Die allgemeine Erwartung unter AICIS ist, dass diese Unterlagen für einen festgelegten Zeitraum nach der Einfuhr aufbewahrt werden müssen, und fünf Jahre ist das Aufbewahrungsfenster, mit dem die meisten Unternehmen planen. Praktisch bedeutet das: Wenn Sie einen kosmetischen Inhaltsstoff in einem bestimmten Jahr unter einer bestimmten Kategorie eingeführt haben, sollten Sie Ihre Kategorisierungsbegründung und Einfuhrunterlagen für diesen Inhaltsstoff fünf Jahre danach vorlegen können, nicht nur im Moment der Einfuhr.

Da AICIS-Anforderungen und konkrete Aufbewahrungspflichten aktualisiert werden können, betrachten Sie fünf Jahre als Planungsgrundlage und prüfen Sie die aktuelle Anforderung direkt anhand der AICIS-Leitlinien, bevor Sie annehmen, dass Ihr Dokumentationsprogramm vollständig konform ist.

Eine einfache Aufzeichnungsstruktur, die trägt

Praktische Gewohnheiten, die sich jetzt lohnen

• Richten Sie einen Ordner oder ein System pro Inhaltsstoff ein, nicht pro fertigem Produkt, da die Regulierungseinheit von AICIS die Industriechemikalie ist, nicht die kosmetische Artikelnummer.
• Überprüfen Sie Ihre Kategorisierung erneut, wann immer sich Ihr Einfuhrvolumen merklich ändert oder Sie den Lieferanten für einen Rohstoff wechseln, da beides die zutreffende Kategorie verschieben kann.
• Betrachten Sie "Ich importiere das seit Jahren ohne Probleme" nicht als Ersatz für die tatsächlichen Kategorisierungsunterlagen zur Hand zu haben. Die Dokumentationspflichten bestehen unabhängig davon, wie lange man ohne Nachfrage operiert hat.

Cosmetic Complys australische Einreichungsunterstützung ist im Rahmen der Erweiterung über Kanada hinaus in Vorbereitung, und derselbe Ansatz der Inhaltsstoffzuordnung, jeden Rohstoff mit seiner korrekten Identität abzugleichen und ihn richtig zu prüfen, eignet sich gut dafür, die AICIS-Kategorisierung von Anfang an richtig zu machen, statt sie im Nachhinein zu rekonstruieren.