Ihr Cosmetic Notification System Konto einrichten

Bevor Sie auch nur ein einziges Cosmetic Notification Form einreichen können, brauchen Sie ein Konto im Cosmetic Notification System, und dieser Schritt wird in den meisten Anleitungen übersprungen, weil er zu grundlegend erscheint, um darüber zu schreiben. Grundlegend ist er nicht, wenn es Ihr erstes Mal ist, und ihn jetzt sauber einzurichten, erspart Ihnen später Kontoverwirrung, wenn Sie unter Zeitdruck einreichen müssen.

Was das CNS-Konto tatsächlich steuert

Das Cosmetic Notification System ist das Portal von Health Canada für die Einreichung von Cosmetic Notification Forms. In Ihrem Konto liegt jede Meldung, die Sie einreichen, dort werden Änderungen der richtigen ursprünglichen Meldung zugeordnet, und dort werden Einstellungen erfasst, wenn Sie ein Produkt vom Markt nehmen. Wenn die Kontostruktur am Anfang falsch ist, falscher Firmenname, falscher Kontakt, Unklarheit darüber, wen das Konto innerhalb Ihres Unternehmens repräsentiert, müssen Sie das bei jeder künftigen an dieses Konto gebundenen Meldung wieder entwirren.

Entscheiden, wem das Konto gehört

Das ist die erste echte Entscheidung, und sie ist wichtiger, als es aussieht:

• Ein Konto für ein einzelnes Unternehmen, wenn Sie eine eigenständige Marke sind, die Produkte unter ihrem eigenen Namen meldet.
• Ein Konto, das eine Herstellungs-, Import- oder Vertriebsrolle repräsentiert, da die CNF von Ihnen verlangt, die für das Produkt in Kanada verantwortliche Partei zu identifizieren, und Ihre Kontoeinrichtung diese Rolle korrekt widerspiegeln sollte.
• Ein Berater- oder Meldedienstleister-Konto, wenn ein Dritter in Ihrem Namen meldet. In diesem Fall sollten Sie klarstellen, wen die Meldung rechtlich repräsentiert im Gegensatz dazu, wer die Dateneingabe vornimmt, denn das ist nicht zwangsläufig dieselbe Partei.

Das vor Ihrer ersten Einreichung zu klären, vermeidet später eine unübersichtliche Situation, in der Meldungen über Konten verstreut sind, die nicht offensichtlich zusammengehören, besonders wenn Sie jemals Ihre vollständige Meldungshistorie für ein Audit oder einen Unternehmensverkauf zusammenstellen müssen.

Informationen, die Sie vor dem Start bereithalten sollten

• Rechtlicher Firmenname und Adresse, passend dazu, wie Sie als verantwortliche Partei auftreten möchten
• Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Hauptkontaktperson, idealerweise jemand, der auch in einem Jahr noch erreichbar ist, nicht einfach die Person, die zufällig das Konto eingerichtet hat
• Grundlegende Unternehmensangaben, die die Kontoeinrichtung von Health Canada verlangt, die variieren können, halten Sie also Ihre allgemeinen Geschäftsregistrierungsdaten bereit
• Eine klare interne Antwort darauf, wer innerhalb Ihres Unternehmens künftig tatsächlich Meldungen einreichen und pflegen wird

Häufige Einrichtungsfehler, die Sie vermeiden sollten

1. Eine persönliche E-Mail-Adresse verwenden, die an einen einzelnen Mitarbeiter gebunden ist. Verlässt diese Person das Unternehmen, kann der Kontozugriff zu einem echten Kopfschmerz werden. Verwenden Sie, wo praktikabel, eine rollenbasierte oder Firmen-E-Mail-Adresse.
2. Uneinheitliche Schreibweise des Firmennamens bei künftigen Meldungen. Legen Sie jetzt Ihr rechtliches Namensformat fest und verwenden Sie es jedes Mal identisch.
3. Nicht intern dokumentieren, wer Kontozugriff hat. Besonders kleine Teams neigen dazu, eine Person zu haben, „die den Login kennt", ohne dass irgendetwas schriftlich festgehalten ist.
4. Die Kontoeinrichtung als einmalige Aufgabe ohne Pflege behandeln. Kontaktdaten ändern sich; aktualisieren Sie sie im Konto, statt sie veralten zu lassen, während sich Ihre Meldungen unter einer alten Telefonnummer oder Adresse stapeln, die niemanden mehr erreicht.

Nachdem das Konto existiert: wozu Sie eingerichtet sind

Sobald Ihr CNS-Konto aktiv ist, sind Sie in der Lage:

• Ihre erste CNF wie vorgeschrieben innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf einzureichen
• Änderungen einzureichen, wenn sich eine Formel ändert, sodass die Meldung aktuell bleibt und nicht nur zum Zeitpunkt der ursprünglichen Einreichung korrekt ist
• Eine Einstellung einzureichen, wenn ein Produkt vom Markt genommen wird, und damit diese Meldung abzuschließen
• Ein laufendes internes Verzeichnis jeder erhaltenen CN-Nummer aufzubauen, idealerweise verknüpft mit Ihren eigenen Produkt- und Formelversionsunterlagen

Eine praktische Gewohnheit, die Sie zusätzlich zum Konto aufbauen sollten

Führen Sie außerhalb des Systems von Health Canada Ihr eigenes internes Protokoll, das jedes Ihrer Produkte seiner CN-Nummer, dem Einreichungsdatum und der aktuellen Formelversion zuordnet. Das CNS-Konto enthält Ihre offizielle Aufzeichnung, aber ein Hersteller, der mehrere Artikel verwaltet, profitiert enorm auch von einem einfachen internen Tracker, besonders sobald sich Änderungen über den ursprünglichen Meldungen zu stapeln beginnen.

Wenn die Inhaltsstoffseite davon, Ihre Formel in INCI-Bezeichnungen zu übersetzen, jede einzelne gegen die Cosmetic Ingredient Hotlist zu prüfen, tatsächliche Konzentrationen durch etwaige Lieferantenmischungen hindurch zu berechnen, sich als der einschüchterndere Teil anfühlt, sobald Ihr Konto bereit ist, ist genau das der Teil, den Cosmetic Comply übernimmt, mit einem Compliance-Prüfer, der das Ergebnis kontrolliert, bevor die Meldung eingereicht wird, und einer nachverfolgbaren Nummer, die am Ende an Sie zurückkommt.