Die Informations-Checkliste vor dem Einreichen eines CNF

Die meisten CNF-Anmeldungen, die sich hinziehen, hängen an nichts Kompliziertem in der Regulierung fest. Sie hängen fest, weil sich jemand hingesetzt hat, um zu melden, und dann merkte, dass die genaue Konzentrationsspanne eines Inhaltsstoffs fehlte, oder weil niemand geklärt hatte, welcher Firmenname rechtlich als Melder aufgeführt werden soll. Alles vorab zu sammeln macht aus einer Anmeldung, die sich hinziehen könnte, eine, die einen Nachmittag dauert.

Warum das wichtiger ist, als es scheint

Das Cosmetic Notification Form muss innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf über das Cosmetic Notification System eingereicht werden. Das ist keine lange Vorlaufzeit, wenn man erst nach Verkaufsbeginn mit der Informationssammlung anfängt. Health Canada vergibt eine Cosmetic-Notification-Nummer, sobald die Anmeldung durchgeht, und diese CN-Nummer ist der Nachweis, dass das Produkt ordnungsgemäß gemeldet wurde, aber ohne vorab korrekte und vollständige Grunddaten kommt man dort nicht hin.

Die Kern-Checkliste

Firmen- und Kontaktangaben

• Rechtlicher Firmenname, exakt wie er auf der Meldung erscheinen soll
• Vollständige Postanschrift
• Eine Kontaktperson mit erreichbaren Kontaktdaten für Rückfragen

Produktidentität

• Der exakte Produktname, wie er auf dem Etikett erscheinen wird
• Funktion oder Kategorie des Produkts (zum Beispiel Feuchtigkeitscreme, Shampoo, Lippenbalsam)
• Ob es sich um ein wirklich neues Produkt oder eine Variante von etwas bereits Gemeldetem handelt, da das Duplizieren einer früheren Meldung bei nahezu identischen Formeln echte Zeit sparen kann

Die vollständige Formel, nach INCI-Namen

Hier steckt der Großteil der eigentlichen Arbeit. Für jeden Inhaltsstoff der Formel:

• Der korrekte INCI-Name, nicht der Handelsname oder der interne Lieferantencode
• Die Konzentration oder Konzentrationsspanne im Fertigprodukt
• Bei jeder Lieferantenmischung deren aufgeschlüsselte Bestandteile, wobei die reale Konzentration jeder Komponente berechnet wird, indem ihr Prozentanteil innerhalb der Mischung mit dem Einsatzlevel der Mischung in der eigenen Formel multipliziert wird

Duftstoffallergen-Daten, falls zutreffend

Enthält die Formel Duftstoffe oder ätherische Öle, sollte geprüft werden, welche Duftstoffallergene in welcher Konzentration vorhanden sind. Die Angabe wird für Liste-1-Allergene (der ursprüngliche Satz an Duftstoffallergenen) auf CNF und Etikett ab dem 12. April 2026 verpflichtend, für Liste 2 (ein erweiterter, international abgestimmter Satz) ab dem 1. August 2026. Die Schwellenwerte liegen bei über 0,001 % (10 ppm) in Produkten, die auf der Haut verbleiben, und über 0,01 % (100 ppm) in abzuspülenden Produkten. Häufige Allergene wie Limonene, Linalool, Citronellol, Geraniol, Eugenol und Coumarin kommen natürlich in vielen ätherischen Ölen vor, deshalb sollten die natürlichen Duftkomponenten sorgfältig geprüft werden, nicht nur eine zugesetzte Duftmischung.

Hotlist-Prüfung

Die vollständige Zutatenliste, bei den tatsächlichen Konzentrationen im Fertigprodukt, gegen die aktuelle Cosmetic Ingredient Hotlist abgleichen, auf alles Verbotene oder einer Konzentrationsobergrenze Unterliegende.

Eine kurze Referenztabelle

Kategorie	Was bereitliegen sollte	Häufiger Stolperstein
Firmenangaben	Rechtlicher Name, Adresse, Kontakt	Einen Handelsnamen statt des rechtlichen Firmennamens verwenden
Produktidentität	Name, Funktion, neu vs. Variante	Nicht prüfen, ob ein nahezu identisches Produkt bereits gemeldet wurde
Formel	INCI-Namen, Konzentrationen, aufgeschlüsselte Mischungen	Einen Handelsnamen statt des zugeordneten INCI-Namens melden
Allergene	Vorhandensein und Höhe von Duftstoffallergenen	Fehlende Allergene, die natürlich in ätherischen Ölen vorkommen
Hotlist	Abgleich bei tatsächlicher Fertigproduktkonzentration	Prüfung des Rohanteils in einer Mischung statt des verdünnten Anteils im Endprodukt

Was nach der Anmeldung passiert

Mit der Anmeldung endet die Beziehung zum eigenen CNF nicht. Ändert sich die Formel, selbst nur die Konzentration eines bestehenden Inhaltsstoffs, wird eine Änderungsmeldung eingereicht. Wird das Produkt eingestellt, wird eine Einstellungsmeldung eingereicht. Eine gut organisierte ursprüngliche Anmeldeinformation macht beide Folgeanmeldungen deutlich schneller, da man einen bekannten Ausgangspunkt aktualisiert, statt ihn zu rekonstruieren.

Diese Liste zu erstellen ist wirklich der schwierige Teil

Keiner der einzelnen Punkte auf dieser Checkliste ist für sich genommen schwierig. Die Reibung entsteht dadurch, alles korrekt zu erledigen, für jeden Inhaltsstoff, einschließlich derer, die tief in einer Lieferantenmischung stecken, die man seit Monaten nicht genauer angesehen hat. Genau diese Lücke soll Cosmetic Comply schließen: Man gibt die Produkt- und Zutatenliste ein, das Tool ordnet alles INCI-Namen und CAS-Nummern zu, schlüsselt Mischungen auf und führt die realen Prozentanteile durch, prüft gegen die Hotlist mit einem Konfidenzwert, lässt das Ergebnis von einem Compliance-Prüfer ansehen und reicht das CNF ein, wobei am Ende die CN-Nummer zurückkommt. Wurde bereits etwas Ähnliches gemeldet, kann diese frühere Meldung für eine geringfügige Variante dupliziert werden, statt bei null anzufangen.