La liste de vérification à rassembler avant de déposer un formulaire de déclaration cosmétique (CNF)

La plupart des dépôts de formulaires de déclaration cosmétique (CNF) qui traînent en longueur ne sont pas bloqués à cause de quoi que ce soit de compliqué dans la réglementation. Ils sont bloqués parce que quelqu'un s'est assis pour déposer le dossier et a réalisé qu'il n'avait pas la plage de concentration exacte d'un ingrédient, ou que personne n'avait confirmé quel nom d'entité devait légalement figurer comme déclarant. Tout rassembler d'avance transforme un dépôt qui pourrait prendre un moment en un dépôt qui prend un après-midi.

Pourquoi cela compte plus qu'il n'y paraît

Le formulaire de déclaration cosmétique doit être déposé via le système de déclaration cosmétique dans les 10 jours suivant la première vente. Ce n'est pas un long délai si vous commencez le processus de collecte d'information après avoir déjà commencé à vendre. Santé Canada émet un numéro de déclaration cosmétique (CN) une fois le dépôt complété, et ce numéro CN est votre preuve que le produit a été correctement déclaré, mais vous ne pouvez y arriver sans que les données sous-jacentes soient d'abord exactes et complètes.

La liste de vérification de base

Informations sur l'entreprise et les coordonnées

• Le nom légal de l'entreprise exactement comme il devrait apparaître sur la déclaration
• L'adresse postale complète
• Une personne-ressource et des coordonnées joignables pour les questions de suivi

L'identité du produit

• Le nom exact du produit tel qu'il apparaîtra sur l'étiquette
• La fonction ou catégorie du produit (par exemple, hydratant, shampoing, baume à lèvres)
• Si c'est un produit véritablement nouveau ou une variante de quelque chose que vous avez déjà déclaré, puisque dupliquer un dépôt passé peut faire économiser un temps réel pour des formules presque identiques

La formule complète, par nom INCI

C'est là que réside la majeure partie du travail réel. Pour chaque ingrédient de la formule :

• Le nom INCI correct, pas le nom commercial ni le code interne du fournisseur
• La concentration ou la plage de concentration dans le produit fini
• Pour tout mélange de fournisseur, ses ingrédients constituants décomposés, avec la concentration réelle de chaque composant calculée en multipliant son pourcentage à l'intérieur du mélange par le taux d'utilisation du mélange dans votre formule

Les données sur les allergènes de parfum, s'il y a lieu

Si votre formule inclut des matières de parfum ou des huiles essentielles, vérifiez quels allergènes de parfum sont présents et à quelle concentration. La divulgation devient obligatoire pour les allergènes de la Liste 1 (l'ensemble original d'allergènes de parfum) sur le CNF et l'étiquette à compter du 12 avril 2026, la Liste 2 (un ensemble élargi et harmonisé à l'international) devenant obligatoire le 1er août 2026. Les seuils sont au-dessus de 0,001 % (10 ppm) dans les produits sans rinçage et au-dessus de 0,01 % (100 ppm) dans les produits à rincer. Des allergènes courants comme le limonène, le linalol, le citronellol, le géraniol, l'eugénol et la coumarine se retrouvent naturellement dans beaucoup d'huiles essentielles, alors vérifiez attentivement vos composants de parfum naturel, pas seulement un mélange de parfum ajouté.

Vérification de la liste critique

Recoupez votre liste d'ingrédients complète, aux concentrations réelles du produit fini, avec la Liste critique des ingrédients cosmétiques actuelle pour tout ce qui est interdit ou soumis à un plafond de concentration.

Un tableau de référence rapide

Catégorie	Ce qu'il faut avoir prêt	Erreur courante
Détails de l'entreprise	Nom légal, adresse, contact	Utiliser un nom commercial au lieu du nom de l'entité légale
Identité du produit	Nom, fonction, nouveau ou variante	Ne pas vérifier si un produit presque identique a déjà été déclaré
Formule	Noms INCI, concentrations, mélanges décomposés	Déclarer un nom commercial au lieu du nom INCI correspondant
Allergènes	Présence et niveau des allergènes de parfum	Manquer des allergènes naturellement présents dans les huiles essentielles
Liste critique	Recoupement à la concentration réelle du produit fini	Vérifier le pourcentage brut de l'ingrédient dans un mélange plutôt que son pourcentage dilué dans le produit final

Ce qui se passe après le dépôt

Le dépôt n'est pas la fin de la relation avec votre CNF. Si votre formule change, même une modification de la concentration d'un ingrédient existant, vous déposez une modification. Si vous cessez le produit, vous déposez une cessation. Garder vos informations de dépôt original bien organisées rend ces deux types de dépôts de suivi beaucoup plus rapides, puisque vous mettez à jour une base connue plutôt que de la reconstruire.

Bâtir cette liste est réellement la partie difficile

Aucun des éléments individuels de cette liste de vérification n'est difficile en soi. La friction vient du fait de tout faire avec précision, pour chaque ingrédient, y compris ceux enfouis dans un mélange de fournisseur que vous n'avez pas regardé de près depuis des mois. C'est exactement l'écart que Cosmetic Comply est conçu pour combler : vous lui donnez votre produit et votre liste d'ingrédients, il associe le tout aux noms INCI et numéros CAS, décompose les mélanges et reporte les vrais pourcentages, effectue un dépistage par rapport à la liste critique avec un indice de confiance, fait examiner le résultat par un réviseur de conformité, et dépose le CNF, en retournant votre numéro CN à la fin. Si vous avez déjà déposé quelque chose de similaire auparavant, il peut dupliquer ce dépôt passé pour une variante mineure au lieu de repartir de zéro.