Ein Händler verlangt einen Nachweis, dass Sie ein CNF eingereicht haben: Was Sie schicken sollten

Eine Boutique oder eine größere Kette schreibt Ihnen per E-Mail: „Wir brauchen einen Nachweis Ihrer Health-Canada-Meldung, bevor wir Ihre Linie ins Sortiment aufnehmen können." Sie haben Ihr Cosmetic Notification Form eingereicht, Sie wissen, dass es erledigt ist, aber jetzt starren Sie auf die E-Mail und versuchen herauszufinden, welches Dokument diese Frage tatsächlich beantwortet.

Was der Händler eigentlich verlangt

Händler verlangen von Ihnen nicht, dass Sie die Sicherheit Ihres Produkts in irgendeinem abstrakten Sinne beweisen. Sie verlangen einen Nachweis, dass Sie den konkreten Verwaltungsschritt erledigt haben, den Health Canada vor dem Verkauf eines Kosmetikprodukts in Kanada verlangt, nämlich die Einreichung eines CNF über das Cosmetic Notification System. Das ist eine Meldung, keine Zulassung vor Markteintritt, deshalb gibt es kein Zulassungszertifikat zu verschicken, weil Health Canada so etwas in dieser Form nicht ausstellt. Was Sie stattdessen erhalten, sobald Ihre Meldung durchgeht, ist eine Cosmetic-Notification-Nummer (CN-Nummer).

Diese CN-Nummer ist Ihr Nachweis. Sie ist an das konkrete Produkt gebunden, und genau danach sucht das Compliance- oder Rechtsteam eines Händlers eigentlich, wenn es sagt „schicken Sie einen Nachweis der Meldung".

Was Sie tatsächlich schicken sollten

Eine saubere Antwort auf eine Händleranfrage enthält üblicherweise:

• Die CN-Nummer selbst, klar mit dem zugehörigen Produktnamen gekennzeichnet
• Das Datum, an dem die Meldung eingereicht wurde
• Eine Kopie der eingereichten Zutatenliste nach INCI-Namen, damit sie mit dem übereinstimmt, was auf Ihrem Etikett steht
• Eine Bestätigung, dass das Etikett des Produkts die Zweisprachigkeitsanforderung erfüllt (Englisch und Französisch)

Manche Händler haben ihr eigenes Aufnahmeformular und wollen einfach nur, dass Sie die CN-Nummer in ein Feld eintragen. Andere wollen ein PDF oder einen Screenshot. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie nach, das erspart eine zusätzliche Runde.

Was Sie nicht tun sollten

Schicken Sie nicht Ihren gesamten CNS-Konto-Screenshot mit sichtbaren Daten anderer Produkte, und schicken Sie kein Formelblatt mit genauen Prozentangaben, es sei denn, man verlangt es ausdrücklich und Sie sind bereit, diesen Detailgrad offenzulegen. Die CN-Nummer und eine Bestätigung des Einreichungsdatums reichen meist aus. Wenn ein Händler auf die vollständige Aufschlüsselung der Zutatenkonzentrationen drängt, ist das eine geschäftliche Entscheidung darüber, wie viele Formeldetails Sie einem Handelspartner offenlegen möchten, unabhängig davon, was gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wenn Sie unter einem anderen Produktnamen gemeldet haben

Das bringt viele Leute ins Stolpern. Wenn Ihr CNF unter „Lavender Oat Body Butter" eingereicht wurde, der Händler das Produkt auf seinem Regaletikett aber als „Calming Lavender Butter" führt, weisen Sie selbst auf diese Abweichung hin, bevor sie auffällt. Namen auf der Verpackung können sich von internen Artikelnamen unterscheiden, aber die Zutatenliste und die Meldung sollten eindeutig dem tatsächlich verkauften Produkt entsprechen. Bei jedem Zweifel funktioniert eine kurze Erklärung zur Namensgebung besser, als den Händler die Abweichung selbst entdecken zu lassen.

Wenn Sie noch nicht gemeldet haben

Wenn Ihnen erst durch die Anfrage des Händlers klar wird, dass Sie im Verzug sind, gilt folgende Regel: Die Meldung ist innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf fällig. Wenn Sie bereits verkaufen und noch nicht gemeldet haben, reichen Sie die Meldung jetzt ein, warten Sie nicht erst ab, bis sich das Gespräch mit dem Händler geklärt hat. Die Beziehung zum Händler und Ihre regulatorische Pflicht laufen auf zwei getrennten Uhren, und die zweite pausiert nicht, nur weil Sie sich mitten in Verhandlungen mit einer Boutique befinden.

Eine schnelle Übersicht, was wozu gehört

Das griffbereit halten, bevor man Sie fragt

Die einfachste Version dieses ganzen Prozesses besteht darin, nicht hektisch nach Ihrer CN-Nummer suchen zu müssen, sobald eine E-Mail im Posteingang landet. Führen Sie eine einfache Tabelle: Produktname, CN-Nummer, Einreichungsdatum, letztes Änderungsdatum, falls vorhanden. Wenn Cosmetic Comply Ihre Meldung einreicht, bleibt dieser Datensatz mit dem Produkt verknüpft, sodass Sie ihn hervorholen und einem Händler in ein paar Minuten genau das liefern können, was er braucht, ohne alte E-Mails durchsuchen zu müssen, um zu rekonstruieren, was Sie wann eingereicht haben.