Un détaillant exige une preuve de dépôt de DMC : quoi envoyer

Une boutique ou une chaîne plus importante vous écrit : « Nous avons besoin d'une preuve de votre déclaration à Santé Canada avant de pouvoir accueillir votre gamme en magasin. » Vous avez déposé votre Déclaration de mise en marché de cosmétique (DMC), vous savez que c'est fait, mais là, vous fixez le courriel en essayant de comprendre quel document répond réellement à cette question.

Ce que le détaillant demande vraiment

Les détaillants ne vous demandent pas de prouver que votre produit est sécuritaire dans un sens abstrait. Ils demandent une preuve que vous avez complété l'étape administrative précise que Santé Canada exige avant de vendre un cosmétique au Canada, soit le dépôt d'une DMC par le biais du Système de déclaration de cosmétiques (SDC). Il s'agit d'une déclaration, pas d'une approbation préalable à la mise en marché, donc il n'y a pas de certificat d'approbation à envoyer parce que Santé Canada n'en émet pas sous cette forme. Ce qu'il vous donne, c'est un numéro de déclaration de cosmétique (numéro CN) une fois votre dépôt traité.

Ce numéro CN est votre preuve. Il est lié à un produit précis, et c'est exactement ce que l'équipe de conformité ou juridique d'un détaillant cherche quand elle dit « envoyez la preuve de déclaration ».

Ce qu'il faut réellement envoyer

Une réponse claire à une demande de détaillant comprend généralement :

• Le numéro CN lui-même, clairement identifié avec le nom du produit auquel il appartient
• La date à laquelle la déclaration a été déposée
• Une copie de la liste d'ingrédients telle que soumise, par nom INCI, pour qu'elle corresponde à ce qui figure sur votre étiquette
• Une confirmation que l'étiquette du produit respecte l'exigence de bilinguisme (anglais et français)

Certains détaillants ont leur propre formulaire d'admission et veulent simplement que vous inscriviez le numéro CN dans un champ. D'autres veulent un PDF ou une capture d'écran. Si vous n'êtes pas certaine, demandez, ça évite un aller-retour.

Ce qu'il ne faut pas faire

N'envoyez pas une capture d'écran complète de votre compte SDC où les données d'autres produits sont visibles, et n'envoyez pas une fiche de formule avec les pourcentages exacts à moins qu'on vous le demande précisément et que vous soyez à l'aise de partager ce niveau de détail. Le numéro CN et une confirmation de la date de dépôt suffisent habituellement. Si un détaillant insiste pour obtenir la ventilation complète des concentrations d'ingrédients, c'est une décision d'affaires quant au niveau de détail de formule que vous êtes prête à divulguer à un partenaire de vente au détail, distincte de ce qui est légalement exigé de montrer.

Si vous avez déposé sous un autre nom de produit

C'est un piège classique. Si votre DMC a été déposée sous « Beurre corporel à l'avoine et à la lavande » mais que le détaillant l'affiche comme « Beurre apaisant à la lavande » sur son étiquette de tablette, signalez vous-même cette incohérence avant qu'on la découvre. Les noms sur l'emballage peuvent différer des noms internes de UGS, mais la liste d'ingrédients et la déclaration devraient clairement correspondre au produit exact vendu. En cas de doute, une courte note expliquant la nomenclature fonctionne mieux que de laisser le détaillant découvrir un écart par lui-même.

Si vous n'avez pas encore déposé

Si la demande du détaillant est ce qui vous fait réaliser que vous êtes en retard, voici la règle réelle : la déclaration est due dans les 10 jours suivant la première vente. Si vous vendez déjà et que vous n'avez pas déposé, déposez maintenant, n'attendez pas que la conversation avec le détaillant se règle d'abord. La relation avec le détaillant et votre obligation réglementaire sont deux horloges séparées, et la deuxième ne s'arrête pas parce que vous êtes en pleine négociation avec une boutique.

Un aide-mémoire rapide

Le détaillant demande	Ce que vous fournissez
« Preuve de déclaration à Santé Canada »	Numéro CN et date de dépôt
« Liste d'ingrédients »	Noms INCI tels que déposés
« Certificat de conformité »	Expliquer que le Canada utilise la déclaration, pas la certification, puis fournir le numéro CN
« Données de sécurité »	C'est un document distinct de la DMC; référez-vous à votre SDS si vous en avez un pour les produits pertinents

Rester prête avant qu'on vous le demande

La version la plus simple de tout ce processus, c'est de ne pas courir après votre numéro CN quand un courriel arrive dans votre boîte de réception. Gardez un tableur simple : nom du produit, numéro CN, date de dépôt, date de la dernière modification s'il y en a une. Quand Cosmetic Comply dépose votre déclaration, il conserve cet enregistrement rattaché au produit pour que vous puissiez le retrouver et remettre à un détaillant exactement ce dont il a besoin en quelques minutes, sans fouiller dans de vieux courriels pour reconstituer ce que vous avez déposé et quand.