Ihr Lieferant hat einen Rohstoff geändert: Müssen Sie das CNF ändern

Eine Herstellerin schrieb mir kürzlich von einem Szenario, das häufiger vorkommt, als man zugibt. Ihr Konservierungsmittel-Lieferant schickte eine E-Mail, versteckt in einer routinemäßigen Auftragsbestätigung, in der stand, man habe die Formulierung einer Mischung, die sie seit zwei Jahren verwendete, "verbessert". Gleicher Produktname, gleiche Katalognummer, gleiches Etikett auf dem Gefäß. Darunter eine andere INCI-Deklaration. Sie selbst hatte an ihrer eigenen Formel überhaupt nichts geändert. Musste sie ihr CNF ändern?

Ja, fast mit Sicherheit. Und der Grund lohnt sich zu verstehen, denn es geht dabei eigentlich nicht um die Papierarbeit, sondern darum, was das CNF tatsächlich abbilden soll.

Die Meldung beschreibt das Produkt, das Sie verkaufen, nicht das, das Sie angemeldet haben

Ihr Cosmetic Notification Form ist eine Momentaufnahme dessen, was in der Flasche steckt. Wenn Health Canada oder sonst jemand Ihre CN-Nummer abruft, sieht er eine Aufzeichnung von Inhaltsstoffen und Konzentrationen, die dem entsprechen soll, was ein Verbraucher gerade jetzt kaufen kann. Tauscht Ihr Lieferant still und leise eine Komponente aus, und Sie verkaufen weiter unter der alten Meldung, stimmt die Aufzeichnung nicht mehr mit der Realität überein. Genau diese Lücke schließt eine Änderungsmeldung.

Das gilt unabhängig davon, ob Sie das Rezept selbst geändert haben oder Ihr Lieferant es für Sie geändert hat. Die Vorschrift unterscheidet nicht zwischen "ich habe mich entschieden, Zutaten auszutauschen" und "mein Lieferant hat sich für mich entschieden". Entscheidend ist, ob sich die Inhaltsstoffliste des Fertigprodukts geändert hat.

Wann ein Lieferantenwechsel tatsächlich eine Änderungsmeldung auslöst

Nicht jede Anpassung beim Lieferanten spielt eine Rolle. Der Test ist einfach: Hat sich die INCI-Deklaration oder die Konzentration des Fertigprodukts geändert?

Löst eine Änderungsmeldung aus:

• Das Verhältnis der Komponenten in der Mischung hat sich verschoben (zum Beispiel ein Konservierungssystem, das von überwiegend Phenoxyethanol zu überwiegend einem anderen Co-Konservierungsmittel gewechselt ist)
• Der Mischung wurde eine neue Komponente hinzugefügt, selbst eine kleine wie ein Chelatbildner oder ein Stabilisator
• Der Konzentrationsbereich, den Sie normalerweise anmelden, hat sich spürbar verschoben, weil sich die neue Mischung bei einem anderen Einsatzniveau anders verhält

Löst in der Regel keine Änderungsmeldung aus:

• Der Lieferant hat den Produktionsstandort oder die Chargennummerierung geändert, aber die INCI-Deklaration ist identisch
• Das Produkt hat eine neue Verpackung oder einen neuen Handelsnamen ohne Formeländerung erhalten
• Eine geringfügige Prozessänderung beim Lieferanten, die die Zusammensetzung nicht berührt

Ehrlich gesagt können Sie aber oft nicht sagen, in welchen Bereich Sie fallen, ohne nachzufragen. "Verbesserte Formulierung" ist Marketingsprache. Das kann alles bedeuten, von einer trivialen Prozessanpassung bis zu einer echten Veränderung der Zusammensetzung.

Was Sie Ihren Lieferanten tatsächlich fragen sollten

Wenn Sie eine solche Mitteilung erhalten, raten Sie nicht. Fordern Sie an:

1. Das aktuelle SDS, insbesondere Abschnitt 3, Zusammensetzung und Angaben zu Bestandteilen
2. Eine schriftliche Bestätigung, ob sich die INCI-Deklaration gegenüber der vorherigen Version, die Sie verwendet haben, geändert hat
3. Das Datum, ab dem die Änderung gilt, damit Sie wissen, wie lange Sie möglicherweise unter einer ungenauen Meldung verkauft haben

Kann der Lieferant überhaupt kein aktualisiertes SDS vorlegen, ist das ein größeres Problem als die Frage nach der Änderungsmeldung. Sie können eine Meldung, die Sie nicht belegen können, weder einreichen noch verteidigen.

Die Änderungsmeldung einreichen

Sobald Sie eine tatsächliche Änderung der Zusammensetzung bestätigt haben, ändern Sie den bestehenden CNF-Eintrag, statt eine völlig neue Meldung zu beginnen. Sie aktualisieren die Inhaltsstoffliste und die Konzentrationen unter demselben Produkteintrag, Sie stellen ihn nicht ein und melden ihn neu von Grund auf, es sei denn, die Änderung ist so wesentlich, dass Sie sie faktisch als neues Produkt behandeln. Führen Sie eine datierte interne Notiz, die die Änderungsmeldung mit der Mitteilung des Lieferanten verknüpft, falls Sie jemals gefragt werden, warum die Änderung erfolgt ist und wann Sie sie bemerkt haben.

Die Gewohnheit, die verhindert, dass daraus eine Hektik wird

Führen Sie eine einfache Version eines Lieferantenwechsel-Protokolls. Jedes Mal, wenn ein Rohstofflieferant eine Reformulierungsmitteilung, eine Einstellungsmitteilung oder eine "neu und verbessert"-Ankündigung schickt, notieren Sie das Datum, den betroffenen Inhaltsstoff und ob Sie eine Änderung der Zusammensetzung bestätigt haben. Meistens muss nichts passieren. Aber in dem einen Fall, in dem doch, möchten Sie eine Nachweiskette haben, die zeigt, dass Sie es zeitnah bemerkt haben und nicht erst Monate später.

Es lohnt sich, klar zu sagen, dass solche Lieferantenmitteilungen leicht zu übersehen sind. Sie kommen als Zeile in einer Rechnungs-E-Mail oder als Fußnote auf einem neuen technischen Datenblatt an, nicht als eigene Benachrichtigung. Sich die Gewohnheit anzugewöhnen, jedes Lieferanten-Update nach den Worten "reformuliert", "verbessert" oder "aktualisierte Zusammensetzung" zu durchsuchen, ist eine günstige Versicherung gegen schleichende Abweichungen in der Meldung.

Auch hier zahlt sich das Duplizieren einer früheren Meldung aus. Wenn Cosmetic Comply Ihnen erlaubt, einen früheren CNF-Eintrag für eine geringfügige Variante zu duplizieren, ist es eine deutlich kleinere Aufgabe, nur die geänderte Komponente und ihren neuen Prozentsatz zu aktualisieren, als eine Meldung von Grund auf neu aufzubauen, und der Rest Ihrer ursprünglichen, bereits geprüften Inhaltsstoffliste bleibt dabei intakt.