Votre fournisseur a changé une matière première : devez-vous modifier le CNF

Une fabricante m'a écrit récemment avec un scénario plus courant qu'on ne l'admet. Son fournisseur de conservateur a envoyé un courriel, enfoui dans une confirmation de commande de routine, disant qu'ils avaient « amélioré la formulation » d'un mélange qu'elle utilisait depuis deux ans. Même nom de produit, même numéro de catalogue, même étiquette de pot. Déclaration INCI différente en dessous. Elle n'avait pas touché à sa propre formule du tout. Devait-elle modifier son CNF?

Oui, presque certainement. Et la raison mérite d'être comprise, car ce n'est pas vraiment une question de paperasse, c'est une question de ce que le CNF est censé représenter.

La notification décrit le produit que vous vendez, pas celui que vous avez déposé

Votre Formulaire de notification cosmétique est un instantané de ce qui se trouve dans le flacon. Quand Santé Canada ou quiconque consulte votre numéro CN, on regarde un registre d'ingrédients et de concentrations censé correspondre à ce qu'un consommateur peut acheter en ce moment même. Si votre fournisseur remplace discrètement un composant, et que vous continuez à vendre sous l'ancienne notification, le registre ne correspond plus à la réalité. C'est cet écart qu'une modification vient combler.

C'est vrai que vous ayez changé la recette vous-même ou que votre fournisseur l'ait changée pour vous. Le règlement ne fait pas de distinction entre « j'ai décidé de changer d'ingrédients » et « mon fournisseur a décidé à ma place ». Ce qui compte, c'est si la liste d'ingrédients du produit fini a changé.

Quand un changement de fournisseur déclenche vraiment une modification

Tous les ajustements de fournisseur n'ont pas d'importance. Le test est simple : la déclaration INCI ou la concentration du produit fini a-t-elle changé?

Déclenche une modification :

• Le ratio des composants du mélange a changé (disons, un système conservateur qui passe de majoritairement Phenoxyethanol à majoritairement un autre co-conservateur)
• Un nouveau composant a été ajouté au mélange, même un composant mineur comme un chélateur ou un stabilisant
• La plage de concentration que vous déposeriez normalement a changé de façon significative parce que le nouveau mélange se comporte différemment à un niveau d'utilisation différent

Ne déclenche généralement pas une modification :

• Le fournisseur a changé de site de fabrication ou de numérotation de lot mais la déclaration INCI est identique
• Le produit a un nouvel emballage ou nom commercial sans changement de formule
• Un changement de procédé mineur du côté du fournisseur qui ne touche pas la composition

L'honnête vérité, cependant, c'est qu'on ne peut souvent pas savoir dans quelle catégorie on se trouve sans poser la question. « Formulation améliorée » est un langage marketing. Cela peut signifier n'importe quoi, d'un ajustement de procédé anodin à un véritable changement de composition.

Quoi demander concrètement à votre fournisseur

Quand vous recevez l'un de ces avis, ne devinez pas. Demandez :

1. La FDS actuelle, spécifiquement la section 3, composition et informations sur les ingrédients
2. Une confirmation écrite indiquant si la déclaration INCI a changé par rapport à la version précédente que vous utilisiez
3. La date d'entrée en vigueur du changement, pour savoir depuis combien de temps vous vendez peut-être sous une notification inexacte

Si le fournisseur ne peut produire aucune FDS mise à jour, c'est un problème plus important que la question de la modification. Vous ne pouvez pas déposer, ni défendre, une notification que vous ne pouvez pas étayer.

Déposer la modification

Une fois que vous avez confirmé un véritable changement de composition, vous modifiez l'entrée CNF existante plutôt que de commencer une toute nouvelle notification. Vous mettez à jour la liste d'ingrédients et les concentrations sous le même dossier de produit, vous ne mettez pas fin au dossier et ne redéposez pas de zéro, à moins que le changement soit assez substantiel pour que vous le traitiez effectivement comme un nouveau produit. Gardez une note interne datée reliant la modification à la communication du fournisseur, au cas où on vous demanderait un jour de démontrer pourquoi le changement s'est produit et quand vous l'avez repéré.

L'habitude qui évite que cela devienne une course contre la montre

Constituez une version allégée d'un journal des changements de fournisseurs. Chaque fois qu'un fournisseur de matière première envoie un avis de reformulation, un avis de discontinuation ou une annonce « nouveau et amélioré », notez la date, l'ingrédient concerné et si vous avez confirmé un changement de composition. La plupart du temps, rien ne doit être fait. Mais la seule fois où c'est nécessaire, vous voulez une piste écrite montrant que vous l'avez repéré rapidement plutôt que des mois plus tard.

Il vaut la peine de dire franchement que des communications de fournisseurs comme celle-ci sont faciles à manquer. Elles arrivent comme une ligne dans un courriel de facture ou une note de bas de page sur une nouvelle fiche technique, pas une alerte dédiée. Prendre l'habitude de scruter chaque mise à jour de fournisseur pour les mots « reformulé », « amélioré » ou « composition mise à jour » est une police d'assurance bon marché contre la dérive des dossiers.

C'est aussi là que dupliquer un dépôt antérieur porte ses fruits. Quand Cosmetic Comply vous permet de dupliquer une entrée CNF précédente pour une variante mineure, mettre à jour seulement le composant changé et son nouveau pourcentage est une tâche bien plus petite que reconstruire un dossier à partir de rien, et cela garde intact le reste de votre liste d'ingrédients originale, déjà vérifiée.