Compliance-Fragen, die Einkäufer stellen, bevor sie Sie listen

Ich habe an genug ersten Gesprächen zwischen kleinen Kosmetikmarken und Einzelhandelseinkäufern teilgenommen, um zu bemerken, dass sich die Fragen fast wortgleich wiederholen. Wenn Sie sich auf ein Pitch bei einer Boutique, einem Spa oder einer regionalen Kette vorbereiten, ist das nahezu ein Skript dessen, was auf Sie zukommt.

"Ist dieses Produkt gemeldet?"

Das ist meist die Eröffnungsfrage, manchmal formuliert als "sind Sie registriert" oder "haben Sie Ihre Unterlagen". In Kanada geht es dabei um den Status Ihres Cosmetic Notification Form und darum, ob Sie eine Cosmetic-Notification-Nummer für das konkrete Produkt haben, das in Betracht gezogen wird. Beachten Sie das Wort konkret. Ein Einkäufer, der das fragt, möchte etwas über das genaue SKU vor sich wissen, nicht über Ihre Marke im Allgemeinen. Wenn Sie fünf Produkte haben und nur drei davon gemeldet sind, seien Sie bereit, genau zu sagen, welche drei.

Halten Sie Ihre CN-Nummern vor dem Gespräch nach SKU geordnet bereit. Danach im Raum zu suchen, wirkt wie Unorganisiertheit, selbst wenn Sie perfekt konform sind, Sie können es nur nicht schnell genug beweisen.

"Kann ich Ihre Zutatenliste sehen?"

Einkäufer fragen danach teils aus echtem Interesse, teils um ihr eigenes Geschäft zu schützen, da das Führen eines nicht gemeldeten oder nicht konformen Produkts auch sie einem Risiko aussetzt. Halten Sie eine saubere Zutatenliste mit INCI-Namen zur Hand, nicht Ihr internes Rezept mit Handelsnamen und Lieferantencodes. Wenn ein Einkäufer "Emulsifying Wax NF" sieht statt der tatsächlichen INCI-Komponenten, ist das ein Warnsignal, dass Ihre Unterlagen noch nicht einkäuferreif sind.

"Haben Sie ein Sicherheitsdatenblatt?"

Manche Einkäufer, besonders Spas und größere Händler, möchten ein SDS vorliegen haben, insbesondere für alles mit wirkstoffähnlichen Zutaten, ätherischen Ölen oder allem, was bei ihrem eigenen Personal oder ihren Kunden eine Allergiefrage aufwerfen könnte. Ein SDS hat 16 Standardabschnitte, und Abschnitt 3 ist die Zusammensetzungsübersicht, die der Teil ist, den das Team eines vorsichtigen Einkäufers tatsächlich oft liest.

"Ist Ihr Etikett zweisprachig?"

Speziell im kanadischen Einzelhandel kommt das ständig vor. Wenn Ihr Etikett nur auf Englisch ist und Sie einem kanadischen Einkäufer präsentieren, ist das oft das schnellste Ausschlusskriterium im Raum, schneller als jedes Zutatenbedenken. Zweisprachige Kennzeichnung auf Englisch und Französisch ist eine Grundanforderung, kein nettes Extra, und Einkäufer wissen das gut genug, um es sofort zu prüfen.

"Was passiert, wenn ein Kunde eine Reaktion zeigt?"

Das ist eigentlich keine Frage zu Zutaten, sondern eine Frage zum Prozess. Einkäufer möchten wissen, dass Sie eine gewisse Struktur für den Umgang mit einer Kundenbeschwerde oder einem Bericht über eine unerwünschte Reaktion haben, selbst wenn sie einfach ist: eine Kontaktmöglichkeit, eine Aufzeichnung des Vorfalls und einen Plan zur Nachverfolgung. Sie prüfen damit, ob sie am Ende auf der Haftung sitzen bleiben, falls in ihrem Regal etwas schiefgeht.

"Hat sich seit der letzten Meldung etwas geändert?"

Erfahrenere Einkäufer, die schon einmal schlechte Erfahrungen gemacht haben, stellen diese Frage, weil sie wissen, dass sich Formulierungen im Lauf der Zeit verändern. Ein Lieferant stellt eine Zutat ein, Sie tauschen einen Duftstoff aus, Sie passen ein Konservierungssystem an, all das erfordert eine Änderung Ihrer bestehenden Meldung. Wenn Sie eine Frage zur Umformulierung beiläufig mit Ja beantworten, ohne das mit Ihrem Meldungsstatus zu verknüpfen, ist das eine Lücke, die ein aufmerksamer Einkäufer bemerken wird.

Eine schnelle Übersicht für Ihre eigene Vorbereitung

Warum diese Vorbereitung das Gespräch verändert

Keine dieser Fragen ist darauf ausgelegt, Sie zu Fall zu bringen. Einkäufer stellen sie, weil sie schon einmal von einer Marke enttäuscht wurden, die poliert wirkte und sich als ohne Unterlagen hinter dem Etikett herausstellte. Mit sauberen, geordneten, SKU-spezifischen Antworten aufzutreten bringt Sie nicht nur schneller durch die Compliance-Fragen, es signalisiert dem Einkäufer auch, dass Sie generell ein einfacher, unkomplizierter Lieferant sein werden, was bei vielen Listungsentscheidungen genauso wichtig ist wie das Produkt selbst.

Ihre CN-Nummern, Zutatenlisten und Änderungshistorie im Voraus pro SKU zu ordnen ist hier das ganze Spiel. Cosmetic Comply führt diese Aufzeichnung automatisch als Teil der Meldung, sodass Sie, wenn ein Einkäufer nach Ihrer Meldungsnummer oder Ihrer aktuellen Zutatenliste fragt, eine Antwort abrufen, statt sie unter Druck zu rekonstruieren.