Health Canada mitteilen, dass ein Kosmetikprodukt eingestellt wurde

Ein Produkt wird nicht mehr hergestellt, die CN-Nummer liegt irgendwo in einem Ordner, und das Leben geht weiter. Die meisten Hersteller denken nie wieder an diese Meldung. Aber eine aktive Kosmetikmeldung für ein Produkt, das nicht mehr verkauft wird, ist nicht neutral. Sie ist ein Vermerk, der besagt, dass diese Rezeptur derzeit in Kanada verkauft wird, und es gibt einige Gründe, diesen Kreis tatsächlich zu schließen, statt ihn veralten zu lassen.

Warum eine veraltete Meldung ein echtes Problem ist, nicht nur Unordnung

Eine Kosmetikmeldung teilt Health Canada und damit auch jedem, der die Compliance-Historie prüft, mit, dass eine bestimmte Rezeptur unter einer bestimmten Marke derzeit in Kanada verkauft wird. Wurde ein Produkt eingestellt, das aber nie gemeldet, können ein paar Dinge passieren:

• Führt Health Canada jemals eine Compliance-Prüfung oder Inspektion anhand der Meldehistorie durch, sorgt eine alte Rezeptur, die zu nichts mehr passt, was tatsächlich produziert wird, für Verwirrung darüber, was wirklich verkauft wird.
• Wird später ein ähnliches Produkt unter demselben Namen mit einer anderen Rezeptur neu eingeführt, macht eine alte, nicht als eingestellt gemeldete Meldung für denselben Produktnamen unklar, welche Rezeptur tatsächlich mit der CN-Nummer verknüpft ist.
• Muss die gesamte Meldehistorie irgendwann Rechenschaft ablegen, wirkt ein Haufen undifferenzierter aktiver Meldungen unordentlicher als ein sauberer Datensatz aus aktiven, geänderten und eingestellten Produkten.

Für sich genommen ist das meist nicht katastrophal, aber es ist genau die Art von Sache, die aus einer routinemäßigen Compliance-Frage ein längeres Gespräch macht, als nötig gewesen wäre.

Wie die Meldung einer Einstellung funktioniert

Wird ein Kosmetikum dauerhaft nicht mehr verkauft, wird eine Einstellung gegen die bestehende CN-Nummer über das Cosmetic Notification System eingereicht, dasselbe Portal, über das die ursprüngliche Meldung und etwaige Änderungen eingereicht wurden. Das ist keine neue Meldung von Grund auf. Sie ist mit dem bestehenden Datensatz verknüpft und teilt Health Canada mit, dass diese bestimmte Rezeptur unter dieser bestimmten CN-Nummer nicht mehr verkauft wird.

Das unterscheidet sich von einer Änderungsmeldung, die eingereicht wird, wenn sich die Rezeptur selbst ändert, das Produkt aber im Wesentlichen unter demselben Namen und Konzept weiterverkauft wird. Wird die Duftstoffdosierung einer Lotion angepasst, ist das eine Änderung. Wird die Lotion ganz eingestellt, ist das eine Einstellung.

Wann eine Einstellungsmeldung fällig ist

• Ein Produkt wurde dauerhaft aus dem Sortiment genommen, und es gibt keine Pläne, genau diese Rezeptur zurückzubringen.
• Ein Produkt wurde durch eine wesentlich andere Rezeptur unter demselben Produktnamen ersetzt (hier die alte CN-Nummer einstellen und neu einreichen oder ändern, je nachdem, wie unterschiedlich die neue Rezeptur tatsächlich ist).
• Das Unternehmen selbst wird geschlossen, oder die Marke wird verkauft, und die Meldung muss die tatsächliche Veränderung widerspiegeln, wer was verkauft.

Wann das möglicherweise nicht nötig ist

Ein saisonales Produkt, das im nächsten Jahr mit derselben Rezeptur wieder eingeführt werden soll, braucht nicht zwingend jede Saison eine Einstellung und eine neue Meldung, weil die zugrunde liegende Meldung weiterhin zutrifft auf das, was wieder verkauft wird. Hier ist Augenmaß gefragt: Der Test ist, ob der CNF-Datensatz die Realität weiterhin genau widerspiegelt. Ist das der Fall, bleibt alles wie es ist. Ist es nicht der Fall, wird aktualisiert.

Eine einfache Entscheidungshilfe

Diese Aufräumarbeit aktuell zu halten ist wenig glamourös, aber genau die Art von Sache, die dafür sorgt, dass die Compliance-Historie tatsächlich das echte Produktsortiment widerspiegelt, was wichtiger ist, als es scheint, bis jemand nach einer Meldung von vor drei Jahren fragt.

Cosmetic Comply hält CN-Nummern, Rezepturen und Meldehistorie an einem Ort, sodass beim Einstellen eines Produkts mit einem korrekten Datensatz gearbeitet wird, statt in alten E-Mails nachzugraben, um sich zu erinnern, was wann gemeldet wurde.