Informer Santé Canada que vous avez cessé de vendre un cosmétique

Vous cessez de fabriquer un produit, le numéro de CN reste dans un dossier quelque part, et la vie continue. La plupart des fabricants ne repensent jamais à ce dépôt. Mais une notification cosmétique active pour un produit que vous ne vendez plus n'est pas neutre. C'est un dossier qui indique que cette formule est sur le marché, et il y a plusieurs raisons de réellement fermer cette boucle plutôt que de la laisser devenir périmée.

Pourquoi une notification périmée est un vrai problème, pas juste du désordre

Une notification cosmétique indique à Santé Canada, et par extension à quiconque examine votre historique de conformité, qu'une formule spécifique sous une marque spécifique est actuellement vendue au Canada. Si vous avez discontinué le produit mais que vous ne l'avez jamais déclaré, plusieurs choses peuvent se produire :

• Si Santé Canada effectue un jour une vérification de conformité ou une inspection basée sur votre historique de notifications, une vieille formule qui ne correspond plus à rien de ce que vous produisez réellement crée de la confusion sur ce que vous vendez vraiment.
• Si vous relancez plus tard un produit similaire sous le même nom avec une formule différente, avoir une ancienne notification non déclarée pour le « même » nom de produit brouille la question de savoir quelle formule est réellement associée à votre numéro de CN.
• Si on vous demande un jour de rendre compte de tout votre historique de notifications, une pile de dépôts actifs non différenciés paraît plus négligée qu'un dossier propre de produits actifs, modifiés et discontinués.

Rien de tout cela n'est habituellement catastrophique en soi, mais c'est le genre de chose qui transforme une question de conformité de routine en une conversation plus longue qu'elle n'aurait dû l'être.

Comment fonctionne la déclaration de discontinuation

Lorsque vous cessez définitivement de vendre un cosmétique, vous déposez une discontinuation contre le numéro de CN existant via le Système de notification cosmétique, le même portail que vous avez utilisé pour déposer la notification originale et toute modification. Ce n'est pas un nouveau dépôt à partir de zéro. C'est rattaché à votre dossier existant et cela indique à Santé Canada que cette formule spécifique, sous ce numéro de CN spécifique, n'est plus vendue.

C'est différent d'une modification, que vous déposez lorsque la formule elle-même change mais que le produit est toujours vendu sous essentiellement le même nom et le même concept. Si vous ajustez la charge de parfum d'une lotion, c'est une modification. Si vous cessez complètement de fabriquer la lotion, c'est une discontinuation.

Quand en déposer une

• Vous avez retiré définitivement un produit de votre gamme et n'avez pas l'intention de ramener cette formule exacte.
• Vous avez remplacé un produit par une formule sensiblement différente sous le même nom de produit (dans ce cas, discontinuez l'ancien CN et déposez une nouvelle notification, ou modifiez, selon à quel point la nouvelle formule est réellement différente).
• Votre entreprise elle-même ferme, ou vous vendez la marque à quelqu'un d'autre, et la notification doit refléter le changement réel de qui vend quoi.

Quand vous n'en avez peut-être pas besoin

Un produit saisonnier que vous prévoyez ramener l'an prochain avec la même formule n'a pas nécessairement besoin d'une discontinuation et d'un nouveau dépôt à chaque cycle, puisque la notification sous-jacente demeure fidèle à ce que vous vendrez à nouveau. Faites preuve de jugement ici : le test consiste à savoir si le dossier CNF reflète toujours fidèlement la réalité. Si c'est le cas, laissez-le tel quel. Sinon, mettez-le à jour.

Un guide de décision simple

Situation	Action
Formule changée, produit toujours vendu sous le même nom	Déposez une modification
Produit retiré définitivement, aucun remplacement	Déposez une discontinuation
Produit mis en pause saisonnièrement, même formule revient plus tard	Généralement aucune action nécessaire
Produit remplacé par une formule sensiblement différente	Discontinuez l'ancien CN, déposez une nouvelle notification
Entreprise qui ferme ou marque vendue	Discontinuation, et confirmez le statut de dépôt du nouveau propriétaire le cas échéant

Garder cet entretien à jour n'a rien de glamour, mais c'est le genre de chose qui fait en sorte que votre historique de conformité reflète véritablement votre gamme de produits réelle, ce qui compte plus qu'il n'y paraît jusqu'à ce qu'on vous demande d'expliquer un dépôt vieux de trois ans.

Cosmetic Comply conserve vos numéros de CN, vos formules et votre historique de dépôts au même endroit, de sorte que lorsque vient le temps de discontinuer quelque chose, vous travaillez à partir d'un dossier exact plutôt que de fouiller dans de vieux courriels pour vous rappeler ce que vous avez déposé et quand.