Verkauf über einen Distributor: Die Compliance-Kette bei Kosmetik

Du unterschreibst einen Vertriebsvertrag, der Distributor bringt dein Produkt in Regale, die du allein nie erreicht hättest, und irgendwo in der Aufregung nimmt man leicht an, Compliance sei jetzt Sache von jemand anderem. Meistens ist sie das nicht, und genau zu klären, wessen Aufgabe es ist, bevor die erste Lieferung rausgeht, erspart später viel Verwirrung.

Die Meldepflicht folgt dem Verkäufer, nicht dem Regal

In Kanada liegt die Pflicht, ein Cosmetic Notification Form einzureichen, bei demjenigen, der das Produkt verkauft, und die Meldung ist innerhalb von 10 Tagen nach dem ersten Verkauf fällig. Bist du der Hersteller oder Markeninhaber und derjenige, der das Produkt in den Handel bringt (auch wenn ein Distributor es anschließend zu Einzelhändlern weiterbewegt), liegt die Meldepflicht in der Regel bei dir. Ein Distributor, der ein bereits von dir gemeldetes Produkt weiterverkauft, muss für dasselbe Produkt normalerweise nicht erneut melden.

Unübersichtlich wird es bei Private-Label- und White-Label-Vereinbarungen, bei denen ein Distributor das Produkt möglicherweise unter seiner eigenen Marke verkauft. Ist der Distributor faktisch der "Verkäufer", der ein anders gebrandetes Produkt zum ersten Mal in den Markt bringt, kann sich dadurch die Zuständigkeit verschieben. Genau diese Art von Vereinbarung sollte vor dem ersten Verkauf schriftlich festgehalten werden, nicht erst, nachdem eine Compliance-Frage aufkommt.

Wer auf dem Etikett steht, spielt ebenfalls eine Rolle

Etiketten tragen Name und Adresse der Stelle, die für den Vertrieb des Produkts verantwortlich ist, sei das nun du, dein Hersteller oder der Distributor selbst im Rahmen einer Private-Label-Vereinbarung. Dieser Name muss zu demjenigen passen, der tatsächlich die CN-Nummer für die Meldung hält, oder zumindest zu einer Stelle, die bis zum Melder zurückverfolgt werden kann. Eine Diskrepanz hier (Etikett nennt ein Unternehmen, CNF ein anderes, ohne klare Verbindung zwischen beiden) ist genau die Art von Unstimmigkeit in den Unterlagen, die Aufmerksamkeit auf sich zieht.

Zweisprachige Kennzeichnung ändert sich nicht mit dem Deal

Unabhängig davon, wer meldet, brauchen kanadische Etiketten Englisch und Französisch. Das wird leicht übersehen, wenn der Distributor die Einzelhandelsbeziehung übernimmt und man annimmt, er werde schon melden, falls etwas fehlt. Zweisprachige Kennzeichnung ist eine Grundanforderung für das Produkt selbst, und es lohnt sich, direkt zu klären, am besten im Vertrag, wessen Aufgabe es ist, den französischen Text zu erstellen und freizugeben, statt einfach anzunehmen, das sei bereits abgedeckt.

Eine praktische Checkliste vor der Unterschrift eines Vertriebsvertrags

• Klären, wer das CNF einreicht, und die CN-Nummer in den eigenen Unterlagen festhalten, auch wenn der Distributor die Meldung veranlasst
• Klären, wessen Name und Adresse auf dem Etikett erscheinen, und sicherstellen, dass dies zur Meldung zurückverfolgbar ist
• Klären, wer die zweisprachigen Etikettentexte verantwortet und wer die französische Übersetzung vor dem Druck freigibt
• Schriftlich festhalten, was bei einer Formeländerung passiert: wer die Änderungsmeldung einreicht, und in welchem Zeitrahmen
• Schriftlich festhalten, was bei einer Produkteinstellung passiert: wer die Einstellungsmeldung einreicht

Formeländerungen sind oft der Punkt, an dem Vertriebsvereinbarungen verstummen

Wenn du eine Formel änderst (ein neues Konservierungsmittel, ein Lieferantenwechsel, eine Duftneuformulierung), nachdem ein Vertriebsvertrag bereits läuft, muss jemand eine Änderungsmeldung einreichen. Das lässt sich leicht aus den Augen verlieren, sobald ein Produkt aus den eigenen Händen ist und durch das Lager und die Einzelhandelsbeziehungen eines anderen läuft. Baue dir die Gewohnheit an, deinen Distributor am selben Tag über jede Formeländerung zu informieren, und kläre, wer die Änderungsmeldung einreicht, bevor die neue Charge verschickt wird.

Die Papierspur ist so oder so dein Schutz

Selbst wenn ein Distributor die Meldung vertraglich übernimmt, bewahre deine eigene Kopie der CN-Nummer, der eingereichten Inhaltsstoffliste und aller Änderungsmeldungen auf. Falls jemals eine regulatorische Frage aufkommt, ist "der Distributor sollte sich darum kümmern" ohne eigene Aufzeichnungen zur Absicherung keine gute Position.

Wenn du Meldungen selbst verwaltest und der Prozess auch beim Hinzufügen weiterer Vertriebspartner einfach bleiben soll, lässt Cosmetic Comply dich einmal melden und diese Meldung für kleinere Varianten duplizieren, was nützlich ist, wenn ein Distributor später eine Private-Label-Version oder eine leicht andere Größe derselben Formel wünscht.