Vendre par l'entremise d'un distributeur : la chaîne de conformité cosmétique

Vous signez une entente de distribution, le distributeur place votre produit sur des tablettes que vous n'auriez jamais atteintes seul, et dans l'excitation, il est facile de supposer que la conformité devient maintenant le travail de quelqu'un d'autre. Ce n'est généralement pas le cas, et déterminer précisément à qui incombe cette responsabilité avant la première expédition évite bien des confusions par la suite.

L'obligation de notification suit le vendeur, pas la tablette

Au Canada, l'obligation de déposer un formulaire de notification cosmétique incombe à celui qui vend le produit, et la déclaration est due dans les 10 jours suivant la première vente. Si vous êtes le fabricant ou le propriétaire de la marque et que c'est vous qui mettez le produit en marché (même si un distributeur le fait ensuite parvenir aux détaillants), l'obligation de notification vous revient généralement. Un distributeur qui revend un produit que vous avez déjà notifié n'a normalement pas besoin de redéposer une déclaration pour le même produit.

Là où les choses se compliquent, c'est dans les arrangements de marque privée ou de marque blanche, où un distributeur pourrait vendre le produit sous sa propre marque. Si le distributeur agit effectivement comme le « vendeur » qui met un produit sous une marque différente sur le marché pour la première fois, cela peut changer qui est responsable. C'est exactement le genre d'arrangement qui mérite d'être clarifié par écrit avant la première vente, et non après qu'une question de conformité surgisse.

Le nom inscrit sur l'étiquette compte aussi

Les étiquettes portent le nom et l'adresse de l'entité responsable de la distribution du produit, que ce soit vous, votre fabricant, ou le distributeur lui-même dans le cadre d'une entente de marque privée. Ce nom doit correspondre à celui qui détient réellement le numéro de notification cosmétique (numéro CN), ou au minimum à une entité qui peut être retracée jusqu'au déclarant. Une discordance ici (l'étiquette indique une entreprise, le CNF en indique une autre, sans lien clair entre les deux) est exactement le type d'incohérence documentaire qui attire l'attention.

L'étiquetage bilingue ne bouge pas avec l'entente

Peu importe qui fait la notification, les étiquettes canadiennes doivent être en anglais et en français. C'est facile à négliger quand votre distributeur gère la relation avec le détaillant et que vous supposez qu'il signalera tout élément manquant. L'étiquetage bilingue est une exigence de base pour le produit lui-même, et il vaut la peine de confirmer directement, dans le contrat si possible, à qui incombe la production et l'approbation du texte français plutôt que de supposer que c'est couvert.

Une liste de vérification pratique avant de signer une entente de distribution

• Confirmez qui dépose le CNF, et faites ajouter le numéro CN à vos propres dossiers même si c'est le distributeur qui déclenche la déclaration
• Confirmez quel nom et quelle adresse figurent sur l'étiquette, et assurez-vous que cela peut être retracé jusqu'à la notification
• Confirmez qui possède le texte d'étiquette bilingue et qui approuve la traduction française avant l'impression
• Obtenez par écrit ce qui se passe si la formule change : qui dépose la modification, et selon quel échéancier
• Obtenez par écrit ce qui se passe si le produit est discontinué : qui dépose la cessation

Les changements de formule, là où les ententes de distribution deviennent souvent silencieuses

Si vous ajustez une formule (un nouveau conservateur, un changement de fournisseur, une reformulation du parfum) après le début d'une entente de distribution, quelqu'un doit déposer une modification. C'est facile à perdre de vue une fois que le produit a quitté vos mains directes et circule dans l'entrepôt et les relations de détail de quelqu'un d'autre. Prenez l'habitude d'informer votre distributeur de tout changement de formule le jour même où vous le faites, et confirmez qui dépose la modification avant que le nouveau lot ne soit expédié.

Le suivi documentaire est votre protection dans tous les cas

Même lorsqu'un distributeur s'occupe contractuellement de la notification, gardez votre propre copie du numéro CN, de la liste d'ingrédients déclarée et de toute modification. Si une question réglementaire survient un jour, « le distributeur devait s'en occuper » n'est pas une bonne position sans vos propres dossiers pour l'appuyer.

Si vous gérez vous même les notifications et que vous voulez garder le processus simple même en ajoutant des partenaires de distribution, Cosmetic Comply vous permet de déposer une fois et de dupliquer cette déclaration pour des variantes mineures, ce qui est utile quand un distributeur demande une version en marque privée ou un format légèrement différent de la même formule plus tard.